KPI là cụm từ quen thuộc, thường được bắt gặp mỗi tháng, mỗi quý hoặc theo định kỳ, khi cấp trên giao phó công việc hoặc nhiệm vụ. Từng bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau, nhằm đánh giá khách quan hiệu suất làm việc của từng cá nhân hoặc bộ phận đó. Trong bài viết này, hãy cùng Coffee HR tìm hiểu rõ hơn KPI là gì và làm sao để lập KPI hiệu quả nhất nhé!

KPI là gì?

KPI viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Key Performance Indicator” (Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc ), là công cụ đo lường, đánh giá năng suất công việc, được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ hoặc chỉ tiêu định lượng. Đây là chỉ số phản ánh hiệu quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận, tổ chức hay doanh nghiệp.

Tuỳ đặc thù của tổ chức, doanh nghiệp mà KPI được phân chia thành nhiều cấp độ khác nhau. Hiểu được KPI là gì sẽ giúp các cá nhân, phòng ban tập trung vào mục tiêu đề ra ban đầu để hoàn thành kịp tiến độ. Chạy KPI là cơ sở giúp người lao động đảm bảo thực hiện đúng trách nhiệm, nghĩa vụ, góp phần cho việc đánh giá trở nên cụ thể, minh bạch, công bằng.

Phân loại KPI

Tuỳ vào đặc thù của từng công ty, việc đặt ra trong mỗi tháng, mỗi quý hoặc theo định kỳ KPI là gì không chỉ giúp ban lãnh đạo, cấp trên theo dõi được mức độ hoàn thành công việc của nhân viên mà bên cạnh đó, từng cá nhân sẽ xác định được mục tiêu phải hoàn thành. Chỉ số KPI được chia thành 2 loại: KPI thuộc về chiến lược và KPI thuộc về chiến thuật.

KPI thuộc về chiến lược

KPI thuộc về chiến lược là các chỉ tiêu được đặt ra bởi nhà lãnh đạo cấp cao của công ty, tác động trực tiếp đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp như doanh số, lợi nhuận, thị phần, vốn đầu tư. Chỉ số này gắn với mục tiêu chiến lược của công ty trong ngắn hạn và dài hạn.

Ví dụ: Năm 2022, công ty V đặt mục tiêu tăng thị phần ngành hàng tiêu dùng tại Việt Nam lên mức 15%. Hoặc nếu không đạt được thị phần 15%, các nhà đầu tư hiện tại sẽ rút vốn ra khỏi công ty V, ảnh hưởng đến việc duy trì hoạt động của tập đoàn trong tương lai. Điều này đòi hỏi mỗi phòng ban, tổ chức phải chạy KPI theo đúng kế hoạch đã đề ra.

>>> Đừng bỏ lỡ: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp: Làm sao để thành công?

KPI thuộc về chiến thuật

Có phạm trù hẹp hơn KPI thuộc về chiến lược, KPI thuộc về chiến thuật gắn với các hoạt động, nhiệm vụ cụ thể nhằm góp phần giúp công ty đạt được các KPI chiến lược hay mục tiêu chiến lược. Do đó, chỉ số KPI thuộc về chiến thuật được đưa ra từ các cấp thấp hơn trong công ty như các giám đốc, trưởng bộ phận, trưởng phòng, sau đó triển khai cho các nhóm, hoặc từng nhân viên thực hiện.

Ví dụ: Trưởng phòng Marketing có trách nhiệm yêu cầu nhân viên quản lý mạng xã hội đưa ra tháng này KPI là gì. Cụ thể Kênh TikTok của công ty đến hết tháng 5/2022 cần chạy KPI để đạt được mốc 10K followers. Mặc dù chỉ số này không tác động nhiều đến doanh số của công ty nhưng lại góp phần tăng độ nhận diện, mở rộng phạm tiếp cận đến các đối tượng khách hàng. Đồng thời, KPI chiến thuật còn mang tính đo lường sự phát triển của kênh truyền thông theo từng giai đoạn.

Lợi ích của KPI đối với doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu được KPI là gì, mỗi cá nhân, tập thể đều sẽ biết được rằng chỉ số KPI đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự phát triển của cả một doanh nghiệp, ảnh hưởng đến kết quả thực hiện mục tiêu đề ra.

Việc hiểu được KPI là gì và chạy KPI hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi thế vượt trội như:

• Đưa đến cho nhân viên cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc trong hiện tại và dài hạn, từ đó xác định được lộ trình, phân chia đầu việc theo mức độ quan trọng
• Đo lường hiệu suất làm việc của mỗi bộ phận và cá nhân so với chỉ tiêu ban đầu đặt ra
• Ban lãnh đạo cập nhật được tình hình, tiến độ làm việc của từng bộ phận
• Đặt ra chế độ lương, thưởng hợp lý dựa trên kết quả KPI đạt được để tạo động lực cho nhân viên
• Định hình và điều chỉnh chiến lược phát triển của doanh nghiệp sau khi đánh giá kết quả KPI

4 Yếu tố tạo nên một KPI hiệu quả

KPI dùng để đánh giá hiệu suất làm việc nhưng không phải lúc nào chạy KPI cũng mang lại hiệu quả cao nhất. Đó là lý do tại sao, bên cạnh việc hiểu rõ KPI nghĩa là gì, ta còn phải xác định được các tiêu chí để tạo nên một KPI tốt. Về bản chất, KPI tốt cần đáp ứng những đặc điểm sau:

• Phù hợp với mục tiêu mang tính chiến lược: Các chỉ số KPI đặt ra cần gắn liền những mục tiêu kinh doanh cụ thể trong ngắn hạn và dài hạn, từ đó xác định được vai trò đóng góp của từng vị trí đối với lộ trình phát triển chung của toàn công ty
• Đúng trọng tâm: Nói cách khác, thay vì dàn trải vào quá nhiều chỉ tiêu, chúng ta chỉ cần tập trung vào những mục tiêu ưu tiên và mang tính định hướng chiến lược. Nếu phần chỉ số có trọng số nhỏ hơn 1% thì nên cân nhắc bỏ để ưu tiên cho các chỉ số khác.
• Hợp lý với nhiệm vụ và chức năng: Tiêu chí này được hiểu rằng mỗi bộ phận sẽ có một vai trò riêng do đó khi đặt KPI cần đảm bảo rằng nằm trong phạm trù chức năng của cá nhân hoặc bộ phận đó.
• Đáp ứng tiêu chí công cụ SMART, bao gồm: Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Realistic (Thực tế), Time-bound (thời hạn chi tiết).

Ứng dụng công cụ SMART vào KPI

Như đã đề cập ở mục 3 – Yếu tố để tạo nên một KPI tốt, công cụ SMART là viết tắt của các từ,: Specific (Cụ thể) – Measurable (Đo lường được) – Achievable (Đạt được) – Realistics (Thực tế) – Time bound (Thời hạn chi tiết). Đây được xem như là các tiêu chí để đánh giá KPI có khả năng đáp ứng mục đích của nhà quản lý hay không.

Những người có quyền hạn đặt ra KPI đòi hỏi phải bảo đảm sứ mệnh, tính nhất quán trong chiến lược của tổ chức và tính thống nhất trong hệ thống quản trị chung. Bên cạnh việc nắm bắt được KPI là gì theo từng giai đoạn, doanh nghiệp cần phải đánh giá KPI của mình đã có đầy đủ những tính chất trong yếu tố SMART hay chưa.

• S – Specific – Cụ thể: Để nhân viên, cấp dưới biết tháng này KPI là gì, hình cần hoàn thành những hạng mục nào thì ban lãnh đạo, cấp trên cần phải xác định rõ chỉ tiêu cần đạt được cho từng nhiệm vụ. KPI đặt ra phải cụ thể, rõ ràng mới mang lại giá trị và kết quả.
• M – Measurable – Đo lường được: Bạn không thể chạy KPI trong khi cấp trên không đánh giá được hiệu quả công việc bạn đang thực hiện. KPI chỉ mang lại giá trị khi được thể hiện qua rõ thông qua báo cáo hoặc số liệu thống kê. Các phần mềm, ứng dụng là lựa chọn tối ưu để đo lường các chỉ số trong việc đánh giá KPI.
• A – Achievable – Có thể đạt được: Không ai có khả năng trả lời câu hỏi tháng này KPI là gì nếu họ không thuộc bộ phận có thể triển khai và chịu trách nhiệm được. Các chỉ số KPI đưa ra phải đảm bảo trong điều kiện đủ khả năng thực hiện, phù hợp tình hình về nhân lực và nguồn lực.
• R – Realistics – Thực tế: Để nhân viên chạy KPI mang lại hiệu quả, điều quan trọng là bạn cần phải xét đến các tác nhân bên ngoài, không nên đặt ra KPI cho nhân viên khi chỉ dựa và giả thuyết hay niềm tin. Nếu không, nhiều khả năng KPI đó không sử dụng được, hoặc không thể hoàn thành và phản ánh đúng giá trị công ty.
• T – Time-bound – Thời hạn chi tiết: Đặt ra KPI là gì sẽ luôn đi kèm với mốc thời gian cụ thể hoàn thành công việc. Điều này giúp người nhận công việc có thể quản lý thời gian, sắp xếp được các đầu việc để chạy KPI một cách hiệu quả, đảm bảo tiến độ của phòng ban.

>>> Xem thêm: Các bước xây dựng quy trình tuyển dụng chuẩn cho doanh nghiệp

5 Bước xây dựng chỉ số KPI hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Quy trình lập chỉ số KPI hiệu quả cho doanh nghiệp, nói cách khác là việc trả lời cho câu hỏi “KPI là gì trong kinh doanh?” trong từng thời điểm phải được dựa trên mục tiêu của tổ chức, những người có trách nhiệm tham gia. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra lộ trình phù hợp, giúp cho việc chạy KPI trở nên thuận lợi hơn.

5 Bước để xây dựng chỉ số KPI đó là:

• Xác định người/bộ phận xây dựng KPI
• Đánh giá chỉ số KPI dựa trên tiêu chí SMART
• Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
• Điều chỉnh và tối ưu KPI hợp lý
• Xem xét giữa KPI và lương thưởng

Dưới đây là chi tiết quy trình lập chỉ số KPI hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Xác định người/bộ phận xây dựng KPI

Thông thường người đảm nhiệm vai trò này sẽ là các Trưởng bộ phận/phòng/ban bởi họ là người trực tiếp quản lý và hiểu rõ nhất nhiệm vụ cho từng vị trí chức danh của bộ phận. Bên cạnh đó, Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao – những người nắm rõ kế hoạch cũng như mục tiêu chiến lược của công ty cũng có thể giao KPI cho phòng/ban/bộ phận khác.

Đánh giá chỉ số KPI dựa trên tiêu chí SMART

Việc soi chiếu này giúp cho bộ KPI sau khi được xây dựng sẽ mang lại giá trị và hiệu quả, đảm bảo cấp trên có thể theo dõi và nhân viên biết được nhiệm vụ cần thực hiện, thời hạn hoàn thành.

Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã đến hạn, nhà quản lý sẽ nhận được bảng tổng hợp kết quả mức độ hoàn thành của từng cá nhân, phòng ban và tiến hành so sánh, đánh giá toàn diện. Việc làm này giúp cấp trên xem xét được mức hiệu quả làm việc, khả năng chạy KPI của người được giao trách nhiệm thực hiện đến đâu.

Điều chỉnh và tối ưu KPI hợp lý

KPI cần được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian bởi không nhất thiết tháng này KPI là gì thì tháng sau cũng sẽ như vậy. KPI phụ thuộc vào mục tiêu chiến lược của công ty trong từng thời điểm. Nếu nhận thấy KPI không hợp lý hoặc quá cao so với khả năng thực hiện thì phải điều chỉnh lại cho tháng, hay kỳ chạy KPI tiếp theo.

Xem xét giữa KPI và lương thưởng

Dù ban quản lý đặt ra KPI là gì đi chăng nữa thì đừng quên xem xét lương thưởng khi hoàn thành KPI, bởi đây là yếu tố góp phần thúc đẩy tinh thần và năng suất làm việc của nhân viên. Việc đánh giá cần được diễn ra cuối mỗi kỳ chạy KPI, thể hiện sự khách quan, toàn diện bằng cách thu thập nhiều ý kiến của cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân người được đánh giá.

>>> Tìm hiểu thêm:

• 5 Bước lập KPI & Mẫu KPI cho từng phòng ban thông dụng

• So sánh OKR và KPI. Nên lựa chọn chỉ số nào? 

Lý do các doanh nghiệp xây dựng KPI không hiệu quả

Mặc dù đa phần doanh nghiệp đã hiểu rõ bản chất KPI là gì, song vẫn có nhiều trường hợp đang loay hoay để tìm ra bộ KPI phù hợp với mô hình kinh doanh của mình, từ đó khiến nhân viên rơi vào tình trạng chạy KPI miệt mài những không mang lại hiệu quả, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển.

Việc xác định được KPI là gì trong kinh doanh cho mỗi thời điểm cần phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Nếu chỉ một trong số những tiêu chí SMART không đáp ứng được thì quá trình xây dựng KPI cho doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp không xây dựng được KPI, dưới đây là một số các lý do:

• Mục tiêu đề ra còn chung chung, không cụ thể, rõ ràng
• Quy trình xây dựng KPI phức tạp, thiếu khoa học
• Thiếu các nhà quản lý, trưởng nhóm đủ năng lực để giám sát, đánh giá và báo cáo kịp thời
• Không theo dõi sát sao, thấu hiểu năng lực thực tế của nhân viên
• Triển khai mục tiêu KPI không được sự đồng thuận của toàn thể nhân viên
• Hệ thống mục tiêu KPI thiếu tính thiết thực và quá xa vời với thực tế

Lưu ý khi xây dựng chỉ số KPI

Trước khi xác định tháng này, quý này KPI là gì thì việc xây dựng KPI đòi hỏi doanh nghiệp cần tạo một số chuẩn ngữ cảnh của chỉ tiêu. Điều này nhằm mục đích giúp người thực hiện mới hiểu rõ ý nghĩa của từng chỉ tiêu KPI, từ đó vạch ra lộ trình chạy KPI hiệu quả. Tên chỉ tiêu và chỉ số đo thường có một ngầm định so sánh (benchmark) với một mốc nào đó, có thể là trung bình ngành, tăng trưởng hàng năm, …

Bên cạnh đó, chỉ số KPI thường được xem xét ở cấp độ điều hành, chính vì thế các nhà quản lý không nên theo dõi mọi chỉ số hiệu suất ở nhiều hơn một nơi. Cụ thể như, ở cấp độ chiến lược, doanh nghiệp chỉ nên theo dõi và đo lường các chỉ số có tác động lớn nhất đến công ty thay vì tập trung vào các chỉ số nhỏ, chi tiết trong từng phòng ban.

Đo lường chỉ số KPI hiệu quả

Làm sao để đo lường KPI hiệu quả?

Một cách (Một trong những cách đơn giản nhất) để  đo lường hiệu suất KPI của bạn là sử dụng khung SMART.

• Mục tiêu của bạn có cụ thể không?
• Bạn có thể đo lường được sự tiến bộ đối với (biến động/ thay đổi trong quá trình thực hiện) mục tiêu của mình không?
• Mục tiêu có đạt được trên thực tế không? (Mục tiêu trên thực tế có đạt được không?)
• Mục tiêu có liên quan đến tổ chức của bạn như thế nào? (Mục tiêu tác động/ ảnh hưởng đến tổ chức/ hoạt động trong tổ chức của bạn như thế nào?
• Khung thời gian để đạt được mục tiêu này là gì? Khung thời gian để đạt được các mục tiêu là bao lâu?

Cụ thể, Đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan, Khung thời gian = SMART.

Các bước để có một bản thiết kế KPI/Ca hoàn chỉnh

Một điều quan trọng cần phải nhớ là KPI được thiết kế dựa trên tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và được phát triển để giúp các doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Vì vậy, để thiết kế được chỉ tiêu KPI rõ ràng, dễ dàng đo lường được thì có thể làm theo các bước sau.

Viết một mục tiêu rõ ràng cho KPI

Việc thiết lập mục tiêu luôn là vấn đề được đặt lên hàng đầu của mọi tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Vậy nên, KPI của doanh nghiệp phải được kết nối với một mục tiêu kinh doanh chính. Không điều chỉnh KPI của một mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đang làm việc, để hướng tới một mục tiêu mà không ảnh hưởng đến tổ chức. Bên cạnh đó, KPI cũng cần phải nhiều hơn một con số tùy ý và thể hiện được các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Quan trọng nhất là KPI phải kể câu chuyện về công ty của bạn.

Xem xét KPI trên cơ sở nhất quán

Điều cần thiết là doanh nghiệp phải xem xét các KPI của mình một cách nhất quán. Có thể xem xét KPI từ hai khía cạnh: Tiến độ của bạn so với KPI và Tiến độ của bạn để xác định hiệu quả của KPI. Nếu không đạt được bất kỳ tiến bộ nào, mục tiêu KPI của tổ chức, doanh nghiệp có thể đã không đạt kết quả và đã đến lúc phải đánh giá lại.

Tạo KPI có thể hành động

Làm theo 5 bước để tạo KPI có thể hành động cho mọi tổ chức, doanh nghiệp.

1. Xem xét các mục tiêu kinh doanh: Hãy nhớ rằng, KPI không phải là tĩnh! KPI của bạn sẽ phát triển khi các mục tiêu kinh doanh của bạn phát triển.
2. Phân tích hiệu suất hiện tại của bạn: Bạn có đang đặt mục tiêu có thể đạt được không? Phân tích hiệu suất của bạn là điều cần thiết để hiểu (nắm được) các lĩnh vực thành công và các lĩnh vực cần cải thiện của bạn. 
3. Đặt mục tiêu KPI ngắn hạn và dài hạn: Việc Đặt mục tiêu dài hạn của bạn (cho dù đó là hàng quý hay hàng năm) và sau đó làm việc ngược lại để xác định các mốc quan trọng (hoặc mục tiêu ngắn hạn) mà bạn cần đạt được trong suốt chặng đường (là việc quan trọng không thể thiếu). Bằng cách này, bạn có thể liên tục đánh giá lại và hoặc thay đổi hướng đi khi bạn để hướng tới các mục tiêu lớn hơn của mình.
4. Xem xét các mục tiêu với nhóm của bạn: Warren Buffett đã từng nói: “Muốn đi nhanh thì đi một mình còn muốn đi xa thì đi cùng nhau!”. Điều quan trọng là mọi người luôn nắm rõ thông tin để tất cả các bạn đang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu cuối cùng.
5. Xem lại tiến trình và điều chỉnh lại: Tạo thói quen kiểm tra tiến độ thực hiện công việc của bạn. KPI không được đặt ra và để đó. Thường xuyên kiểm tra hiệu suất và mức độ phù hợp của KPI của bạn. Và một khi bạn tạo thói quen, mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn

OOS Software có hơn 15 năm nghiên cứu và phát triển, là đối tác tin cậy hỗ trợ công tác quản trị nhân sự, đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn trên thị trường. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Tuyển dụng cho Doanh nghiệp của bạn.