Trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) không chỉ là một xu hướng mới trong lĩnh vực quản lý nhân sự mà còn là một khía cạnh quan trọng đối với sự phát triển và thành công của mọi tổ chức. Trong một thế giới doanh nghiệp ngày càng cạnh tranh, khả năng thu hút, giữ chân, và làm việc hiệu quả với nhân tài là điều quan trọng nhất. Đó là lý do tại sao việc tạo ra một trải nghiệm nhân viên tích cực đã trở thành một ưu tiên hàng đầu cho nhiều tổ chức.

Bài viết này sẽ khám phá chi tiết về như thế nào là trải nghiệm nhân viên, các lầm tưởng về trải nghiệm nhân viên và cách mà tổ chức có thể áp dụng công nghệ để xây dựng trải nghiệm nhân viên hiện đại.

1. Thế nào là trải nghiệm nhân viên xuất sắc

Trải nghiệm nhân viên là một khái niệm dùng để mô tả tất cả các trải nghiệm mà một nhân viên có trong quá trình làm việc tại một tổ chức. Nó bao gồm tất cả các khía cạnh của cuộc sống làm việc, từ quá trình tuyển dụng và hợp đồng làm việc ban đầu đến việc thăng tiến nghề nghiệp, phát triển cá nhân, và cảm giác về sự hài lòng trong công việc hàng ngày.

Trải nghiệm nhân viên quyết định mức độ hài lòng và cam kết của nhân viên đối với công việc và tổ chức. Một trải nghiệm tích cực có thể tạo ra nhân viên hạnh phúc, tự hào và động viên để đóng góp hết mình vào công việc. Trong khi đó, một trải nghiệm tiêu cực có thể dẫn đến sự mất hứng thú, stress và thậm chí là sự ra đi của nhân viên.

Xem thêm bài viết: Quy trình giới thiệu nhân viên mới cải thiện trải nghiệm nhân sự

2. Các lầm tưởng và sự thật về trải nghiệm nhân viên

2.1 Mức lương, thưởng tốt là đủ để giữ chân nhân viên.

Theo báo cáo của Navigos Group về lương và thị trường lao động, yếu tố quan trọng nhất để giữ chân người lao động chính là Môi trường làm việc. Đứng thứ 2 là Lương – Thưởng và cuối cùng là văn hóa doanh nghiệp.

Điều này có nghĩa là tư duy người lao động đã có sự thay đổi khi không còn đánh giá tuyệt đối vai trò Lương – Thưởng. Trong những năm gần đây, môi trường làm việc ngày càng được chú trọng, thậm chí là yếu tố tiên quyết để giữ chân người lao động, là động lực để họ gắn bó và cống hiến cho công ty.

2.2 Làm trải nghiệm nhân viên cần một nguồn ngân sách lớn

Trải nghiệm nhân viên chịu ảnh hưởng bởi rất nhiều những yếu tố khác nhau. Để tạo ra những trải nghiệm tích cực đòi hỏi tổ chức phải chú trọng tới các yếu tố cụ thể như:

Không gian làm việc

Không gian làm việc chính là trải nghiệm đầu tiên mà nhân viên cảm nhận khi bước vào công ty. Việc tạo ra một không gian làm việc thân thiện chính là chìa khóa để tạo ấn tượng tốt với nhân viên. Điều hòa, máy lạnh, khu vệ sinh, phòng tập thể dục, các chế độ ưu đãi chăm sóc về sức khỏe, tinh thần,… là những yếu tố giúp nhân viên hài lòng với môi trường làm việc.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể cho phép nhân viên tự do lựa chọn không gian làm việc và lịch trình cá nhân. Việc tạo ra một không gian làm việc tốt yêu cầu doanh nghiệp cần phải có kế hoạch phân bổ nguồn vốn hợp lý để tối ưu ngân sách và đảm bảo sự hiệu quả trong trải nghiệm của nhân viên.

>>> Xem thêm bài viết tại: Xây dựng môi trường làm việc tích cực

Văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp của mỗi tổ chức đều có những khía cạnh riêng biệt và đặc thù, phản ánh sự độc đáo của tổ chức. Đó có thể là sứ mệnh, tầm nhìn, thái độ, giá trị,.. mà tổ chức mà tổ chức mạng lại và được thể hiện qua cách thức hành động, định hình thái độ làm việc và giá trị con người. 

Việc tạo ra một văn hóa làm việc tích cực và tạo động lực cho nhân viên có thể được thực hiện thông qua sự thay đổi tư duy và giá trị của tổ chức. Điều này không yêu cầu nguồn ngân sách lớn, mà cần sự cam kết của lãnh đạo và sự tham gia của toàn bộ nhân viên.

Tóm lại, việc sử dụng ngân sách trong quá trình làm trải nghiệm nhân viên phụ thuộc vào chiến lược và điều kiện của từng doanh nghiệp. Việc tìm ra những hướng đi đúng đắn trong quá trình tạo trải nghiệm chính là điều mà doanh nghiệp cần phải chú trọng nhiều nhất.

Xem thêm bài viết: Xây dựng thương hiệu tuyển dụng thu hút nhân tài

Thiết bị và công nghệ phục vụ công việc

Trong thời đại phát triển công nghệ số nhanh chóng, công việc cũng từ đó đòi hỏi phải có những thiết bị kỹ thuật đầy đủ, doanh nghiệp cần đáp ứng tốt nhu cầu này.

Trang thiết bị công nghệ phục vụ cho công việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của nhân viên. Việc đầu tư vào trang thiết bị có thể sẽ yêu cầu một nguồn ngân sách tương đối cao nhưng nó là cần thiết trong giải quyết công việc, gia tăng trải nghiệm và tránh xảy ra những vấn đề không đáng có.

2.3 Đo lường được hiệu quả của việc thiết kế và triển khai trải nghiệm nhân viên

Trải nghiệm nhân viên quan trọng như trải nghiệm khách hàng, cần được đo lường thường xuyên. Việc đo lường trải nghiệm nhân viên chính là một điểm mấu chốt để tạo nên sự khác biệt cho những công ty hàng đầu. Đây cũng là một động lực quan trọng nhất đối với sự gắn bó của nhân viên và tỷ lệ giữ chân nhân viên nói chung.

Theo một nghiên cứu của McKinsey cho biết, những nhân viên có trải nghiệm tích cực có mức độ gắn bó cao gấp 16 lần so với những người có trải nghiệm tiêu cực. 

Trải nghiệm của nhân viên mang tính chủ quan và cá nhân nhưng nếu sử dụng những công cụ phù hợp, doanh nghiệp có thể biến câu chuyện của từng nhân viên thành kết quả đo lường chung. Từ đó tạo ra những lợi ích nhất định mang lại sự hoàn thiện cho doanh nghiệp. 

• Đo lường tiến triển theo thời gian

Để đánh giá được thành công của chương trình trải nghiệm của nhân viên và giữ cho chương trình này đi đúng lộ trình, doanh nghiệp có thể lấy kết quả đo lường cũ làm tiêu chuẩn. Các kết quả này cũng hỗ trợ doanh nghiệp giám sát những tác động của sự kiện bên ngoài – ví dụ như suy thoái hoặc chi phí sinh hoạt – đối với nhân viên, rồi từ đó đưa ra các phương án hỗ trợ phù hợp cho nhân viên. 

• Xác định các yếu tố gây ảnh hưởng

Trải nghiệm nhân viên được tạo nên từ nhiều khía cạnh, bao gồm môi trường làm việc, văn hóa công ty, và mối quan hệ với đồng nghiệp. Khi đo lường được trải nghiệm của nhân viên, doanh nghiệp sẽ biết được những yếu tố nào đang thúc đẩy trải nghiệm tích cực và những yếu tố nào cần phải cải thiện. 

• Truyền thông tích hợp cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp

Kết quả đo lường trải nghiệm nhân viên mang lại sự khách quan và tính xây dựng trong các cuộc thảo luận, đồng thời mang lại sự rõ ràng trong việc truyền thông tới nội bộ và bên ngoài. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng kết quả điểm số của trải nghiệm để cung cấp thông tin và giới thiệu về doanh nghiệp tới nhân viên mới, tạo ra cho ứng viên một cái nhìn trực diện và khác biệt so với các công ty khác.

Kết luận lại, việc đo lường trải nghiệm nhân viên hoàn toàn có thể được thực hiện một cách hiệu quả, giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực đồng thời mang lại những lợi ích về mặt kinh doanh và tạo điều kiện cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

2.4 Sự gắn kết của nhân viên là mục tiêu không thể đạt được trong thời đại này.

Doanh nghiệp cần phải định hình rõ tầm quan trọng trong sự gắn bó của nhân viên đối với tổ chức, đó không chỉ là sự gắn kết giữa người với người mà còn là bí quyết giúp doanh nghiệp đạt được sự thống nhất, đồng bộ trong tập thể, từ đó hoàn thành tốt mục tiêu chung đã đề ra. 

Vậy làm cách nào để doanh nghiệp gắn kết nhân viên hiệu quả?

• Nhân viên được làm theo đúng nguyện vọng và năng lực

Không phải cứ trả một mức lương hấp dẫn cho nhân viên là sẽ dành được sự gắn bó lâu dài của họ. Nếu như nhân viên đó không được phân công nhiệm vụ công việc đúng chuyên môn, môi trường làm việc gò bó và nhiều áp lực hay khâu quản lý không linh hoạt thì rất dễ dẫn đến việc nhân việc sẽ rời công ty và tìm đến những môi trường khác phù hợp với nguyện vọng và năng lực của họ.

• Tạo cơ hội cho nhân viên phát triển chuyên môn

Xây dựng một lộ trình phát triển cho nhân viên chính là một cách để thúc đẩy động lực làm việc, tạo cơ hội phát triển chuyên môn và tạo sự gắn bó lâu dài với tổ chức. Nếu một nhân viên cảm nhận và phán đoán được tương đối rõ ràng hướng phát triển sự nghiệp trong tương lai thì chắc chắn họ sẽ gắn bó với công ty hơn nhiều. Vì vậy, công ty, doanh nghiệp nên tạo điều kiện để nhân viên được tìm kiếm cơ hội, tự do sáng tạo thậm chí được thể hiện năng khiếu của bản thân để tìm hướng đi phát triển mình.

• Quản lý linh hoạt, tận tâm

Phong cách làm việc của cấp lãnh đạo ảnh hưởng khá nhiều tới nhân viên. Bất kỳ nhân viên nào cũng muốn được làm việc cùng với một quản lý không chỉ năng lực chuyên môn tốt mà còn là người chu đáo, quan tâm đến nhân viên trong nhóm, phòng ban hay doanh nghiệp. Vì vậy, việc làm gương và thể hiện tình cảm, thái độ đúng mực của quản lý với nhân viên có thể đem đến hiệu quả cho hoạt động gắn kết nhân viên với tổ chức.

• Tạo môi trường tương tác thoải mái cho nhân viên

Thái độ, chủ động trong giao tiếp và tư duy tích cực có thể thúc đẩy một môi trường làm việc lành mạnh hơn. Việc được làm việc trong một môi trường cởi mở, thoải mái giao tiếp, tương tác với những người xung quanh sẽ khiến cho tinh thần nhân viên vui vẻ, có hứng thú hơn thay vì phải im lặng, thiếu sự tương tác.

2.5 Sự gắn kết là minh chứng cho một trải nghiệm nhân viên xuất sắc.

Để tạo ra một trải nghiệm nhân viên xuất sắc cần cả một quá trình nghiên cứu phát triển của doanh nghiệp, phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như môi trường, lãnh đạo, cơ hội phát triển, giá trị và mục tiêu của doanh nghiệp. Sự gắn kết cũng vậy, nó không chỉ phụ thuộc vào trải nghiệm của nhân viên, mà còn là quá trình làm việc, định hướng của nhân viên cho công việc và sự nghiệp tương lai. 

Nhân viên có thể có những định hướng gắn kết ban đầu với doanh nghiệp thông qua những trải nghiệm tốt, nhưng để đảm bảo duy trì được sự gắn kết lâu dài là cả một quá trình làm việc và định hướng của cả doanh nghiệp và nhân viên đó.

3. Áp dụng công nghệ vào xây dựng trải nghiệm nhân viên hiện đại

Thời đại số với công nghệ phát triển, việc áp dụng công nghệ vào nơi làm việc chính là trọng tâm trong trải nghiệm nhân viên. 

Nhân viên cần những công nghệ với phần mềm chuyên dụng, tiện ích, thiết bị hiện đại để đáp ứng đủ nhu cầu và năng suất làm việc. Các thiết bị như: máy tính, laptop,…cần được cập nhật thường xuyên đảm bảo hiệu suất tốt nhất. Các phần mềm công nghệ: trình xử lý văn bản, quản lý dữ liệu, quản lý chấm công thông minh,… giúp các nhà quản lý xử lý thông tin, cập nhật và theo dõi hiệu suất làm việc nhân viên nhanh chóng.

Những vấn đề bất cập về quản lý hệ thống nhân sự sẽ được giải quyết nhanh chóng và dễ dàng hơn khi sử dụng phần mềm quản trị của OOS – HUMAX. Giúp thúc đẩy hiệu quả công việc của tổ chức và nâng cao trải nghiệm tích cực của nhân viên đối với tổ chức.

Quản lý dữ liệu:

• Cổng thông tin dành cho HR với tổng quan biến động nhân sự
• Cổng thông tin dành riêng cho nhân viên và nhà quản lý
• Tường thông tin kết nối nhân sự
• Sử dụng trên Website và Mobile App
• Tích hợp e-contract, e-signature, chatbot và FaceID

Quản lý Công – Lương dễ dàng:

• Tích hợp nhiều phương pháp chấm công: GPS, FaceID, Máy chấm công
• Report bảng công linh sang bảng lương
• Cho phép xây dựng công thức tính lương, thưởng 
• Chức năng báo cáo sai lệch linh hoạt, giúp nhân sự giải trình kịp thời
• Quy trình phê duyệt các thủ tục được giải quyết nhanh 

OOS Software có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Quản trị Nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.