Mẫu báo cáo công việc là những biểu mẫu rất quen thuộc với “dân văn phòng”, được sử dụng rất phổ biến trong các tổ chức, doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Thông qua những biểu mẫu này mà người thực hiện trình bày đầy đủ lại những gì đã làm được, đạt được trong khoảng thời gian nhất định. Bạn có biết mẫu báo cáo công việc chuẩn nhất gồm những gì không? Nếu chưa biết thì tham khảo qua bài viết dưới đây nhé!

Mẫu báo cáo công việc là gì?

Mẫu báo cáo công việc có thể hiểu đơn giản là một bản trình bày tóm tắt tất cả những đầu việc, công tác mà đích thân người nhân viên viết báo cáo đã thực hiện được trong ngày/tuần/tháng/năm được xét đến. Ngoài ra, báo cáo này còn thể hiện được sự hợp tác để hoàn thành nhiệm vụ, công việc được giao của cả nhân và của một nhóm nhân viên khi triển khai một dự án, kế hoạch đã đề ra.

Và bản báo cáo công việc này sẽ được trình lên các trưởng bộ phận, ban ngành hay lãnh đạo công ty, doanh nghiệp, để họ thấy được tổng quan hiệu suất làm việc của cá nhân người nhân viên và nhóm, bộ phận nào đó trong công ty, từ đó có đánh giá, nhận xét, thưởng – phạt rõ ràng để những nhân viên khác lấy đó làm gương và tự điều chỉnh tiến trình làm việc của bản thân.

» Tham khảo thêm: Workflow là gì? 7 bước tối ưu workflow cho Doanh nghiệp

Mục đích của báo cáo công việc

Đối với doanh nghiệp, mọi nhân viên đều cần biết xây dựng và trình bày mẫu báo cáo công việc của cá nhân và nhóm, bộ phận,… vì bản báo cáo này có những mục đích sau với doanh nghiệp, tổ chức, công ty:

• Thể hiện được khả năng làm việc và trách nhiệm của nhân viên với doanh nghiệp
• Người nhân viên qua bản kế hoạch có thể tự đánh giá khả năng và những cống hiến của bản thân với công ty, doanh nghiệp
• Qua bản báo cáo, cá nhân người viết có thể khách quan nhìn nhận những công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành của bản thân, từ đó có sửa đổi, cải thiện để đáp ứng tốt hơn với vị trí và công việc được giao sắp tới.
• Giúp ban lãnh đạo, trưởng bộ phận, bân ngành,… trong doanh nghiệp có thể nắm bắt, quản lý được hiệu suất làm việc của nhân viên theo từng giai đoạn cụ thể.
• Hỗ trợ đội ngũ quản lý cấp cao của doanh nghiệp nhìn thấy những người có năng lực tốt, để phân bổ, điều động, giao những công việc, trách nhiệm hợp lý, phù hợp với năng lực của từng nhân viên.

» Xem thêm: Agile là gì? Ứng dụng Agile giúp quản lý dự án hiệu quả hơn

Vai trò của mẫu báo cáo công việc

Với mỗi phòng ban, bộ phận đảm nhiệm công việc, trách nhiệm khác nhau trong doanh nghiệp sẽ có mẫu báo cáo công việc khác nhau, tuy nhiên đều có chung vai trò là:

• Trình bày ngắn gọn những đầu mục công việc mà cá nhân người nhân viên, hay bộ phận, phòng ban cụ thể của doanh nghiệp thực hiện được theo định kỳ thời gian như: tuần, tháng, quý, năm. 
• Thể hiện chi tiết tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động triển khai công việc của cá nhân, bộ phận
• Trình bày chi tiết tình trạng và kết quả công việc

• Từ bản báo cáo, người nhân viên có thể tự nhìn nhận lại đã cống hiến hết mình, đã nỗ lực làm việc tốt với vị trí, nhiệm vụ được giao phó hay chưa
• Thể hiện nội dung đánh giá của người thực hiện và cấp trên phụ trách trực tiếp, để ban lãnh đạo công ty quản lý được nhân sự, có khen thưởng/ trách phạt để những nhân viên khác lấy đó làm “tấm gương” noi theo
• Giúp ban lãnh đạo công ty có phương hướng giải quyết như điều động, thay đổi nhân sự, giảm thiểu hoặc tăng cường khối lượng công việc, tăng phúc lợi,… để đảm bảo mọi nhân viên đều có tinh thần làm việc tốt nhất

Nội dung báo cáo công việc gồm những gì?

Vì là báo cáo trình bày những nhiệm vụ, công việc mà cá nhân, bộ phận đã đạt được trong khoảng thời gian nhất định, như theo ngày, theo tuần, theo tháng,… nên báo cáo công việc cần thể hiện chuyên nghiệp trên nền tảng phần mềm Word hoặc Excel đã quen thuộc với nhân viên văn phòng, chứa đầy đủ các nội dung sau:

• Tên doanh nghiệp, tổ chức mà cá nhân, bộ phận người lập báo cáo đang làm việc.
• Tên đầy đủ cùng các thông tin cơ bản của người nhân viên thực hiện báo cáo, như: địa chỉ, chức vụ, phòng ban, vị trí đang công tác
• Ngày, giờ, cùng địa điểm, thời gian cụ thể lúc bắt đầu viết báo cáo.
• Trình bày đầy đủ các nội dung công việc được bàn giao, cùng thời gian và hạn mức thời gian cụ thể, và bản thân cá nhân, bộ phận đã hoàn thành những đầu mục công việc nào, kết quả thực hiện công việc đó ra sao,…
• Nội dung các nhiệm vụ, công việc chưa hoàn thành, cùng lý do, khó khăn (nếu có) khi thực hiện những nhiệm vụ, công việc đó
• Ý kiến, mong muốn, nguyện vọng của bản thân người viết báo cáo hay bộ phận, ban ngành muốn gửi đến công ty, doanh nghiệp với hy vọng được lắng nghe, chấp thuận
• Các mẫu báo cáo công việc hằng ngày, theo tuần, theo tháng có thể cần bổ sung nhiều nội dung cụ thể hơn như là tên dự án đang được doanh nghiệp triển khai, công việc được giao thuộc giai đoạn nào của dự án,…

Mẫu báo cáo công việc mà các nhà quản trị cần biết

Nếu đây là lần đầu viết báo cáo công việc của bạn nên bạn không biết thực hiện ra sao, có thể tham khảo các mẫu báo cáo công việc dưới đây:

Mẫu báo cáo công việc theo ngày mới nhất

Đây là mẫu báo cáo chỉ cần trình bày những đầu mục công việc và kết quả công việc của cá nhân, bộ phận, nhóm nhân viên đã làm trong một ngày nên nội dung tương đối ngắn gọn.

Cụ thể mẫu báo cáo công việc theo ngày dạng bảng biểu bạn có thể tham khảo như sau:

Tải mẫu báo cáo theo ngày

» Xem thêm: Xây dựng quy trình tuyển dụng 5 bước thu hút nhân tài cho doanh nghiệp

Mẫu báo cáo công việc theo tuần chi tiết

Đây là bản trình bày tổng hợp toàn bộ công việc, nhiệm vụ mà cá nhân bạn hay nhóm, bộ phận, phòng ban của bạn đã thực hiện trong tuần được yêu cầu, cách xây dựng mẫu có thể như sau:

Tải mẫu báo cáo công việc theo tuần

Mẫu báo cáo công việc theo tháng, theo quý

Khác với 2 kiểu báo cáo công việc với thời gian ngắn như trên, mẫu báo cáo công việc theo quý sẽ có nhiều nội dung, cần liệt kê số lượng công việc nhiều hơn rất nhiều, vì khoảng thời gian là tương đối dài, nên bạn cần trình bày đầy đủ thời gian cụ thể được giao công việc, số lượng công việc được giao theo tháng, theo quý, những đầu mục việc đã hoàn thành/ chưa hoàn thành,… có thể xây dựng theo bảng mẫu sau:

Tải mẫu báo cáo công việc hàng tháng

Mẫu báo cáo công việc theo năm

Đây là mẫu báo cáo mà dù bạn là nhân viên ban ngành, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện vào mỗi cuối năm, khi công ty, cơ quan, doanh nghiệp thực hiện tổng kết, và báo cáo này cần nêu được các nội dung và thành tựu công việc đã đạt được trong năm sắp qua đi, để từ đó thấy rõ mình đã làm được những gì, chưa làm được những gì. Do đó, có thể trình bày theo kiểu mẫu sau:

Tải mẫu báo cáo công việc theo năm

Các bước viết báo cáo công việc

Mẫu báo cáo công việc sẽ được cá nhân, đại diện bộ phận, ban ngành, cơ quan cụ thể thực hiện nhằm trình bày những công việc, công tác đã đạt được trong thời gian cụ thể. Nên có thể tiến hành theo các bước dưới đây:

Xác định đối tượng đọc báo cáo

Bước đầu tiên và tương đối quan trọng, là người viết báo cáo cần xác định rõ ràng đối tượng đọc – xem báo cáo công việc của bạn, là trưởng phòng đương chức, giám đốc kinh doanh, giám đốc nhân sự hay những vị trí lãnh đạo cấp cao hơn, từ đó có định hướng về nội dung, bố cục, ngôn từ, hình ảnh phù hợp.

Những thông tin cần có trong báo cáo

Khi đã xác định được đối tượng đọc – xem báo cáo của bạn, thì có thể xác định rõ những nội dung cần đưa vào báo cáo cho phù hợp. Nhưng quan trọng nhất, mẫu báo cáo công việc không thể thiếu phần liệt kê các đầu mục công việc, nhiệm vụ đã đạt được, làm được trong khoảng thời gian mà người yêu cầu viết báo cáo cần bạn trình bày.

Và mẫu báo cáo công việc phải bao gồm đầy đủ các công việc được giao, thời gian giao việc, thời gian tiến hành, thời gian hoàn thành, mức độ hoàn thành công việc,… Sau đó, bạn lựa chọn chèn thêm số liệu, hình ảnh, bảng biểu,… để truyền tải được nhiều nội dung hơn.

Sử dụng ngôn từ ngắn gọn, súc tích, chuyên nghiệp

Từ đối tượng người đọc – xem báo cáo công việc của bạn để bên cạnh nội dung, bạn cần sử dụng ngôn từ, văn phong trong báo cáo cho phù hợp, để thể hiện được sự chân thành của bản thân, sự tôn trọng với đối phương, và sự trân trọng công việc hiện đang đảm nhiệm trong công ty, doanh nghiệp.

Cần hạn chế sử dụng nhiều câu văn tối nghĩa, rườm rà, khó hiểu, không viết sai chính tả, không định dạng sai kiểu mẫu, ký tự, hình ảnh,…

Chỉnh sửa báo cáo hoàn chỉnh

Cuối cùng, trước khi bản báo cáo công việc đó nhận được sự phê duyệt của trưởng bộ phận hay ban lãnh đạo công ty bạn, thì hãy chắc chắn nó đã được bạn xem lại kỹ lưỡng và chỉnh sửa để bản cuối cùng là hoàn hảo nhất và mang đi nộp. 

Bạn cần nhớ rằng, cơ hội thăng tiến có thể đến với bạn bất cứ lúc nào, nên biết đâu sau khi đọc báo cáo công việc của bạn, ban lãnh đạo có “Cái nhìn” khác về bạn, nhận thấy được năng lực, điểm mạnh của bạn, và có nhận xét tốt, có khen thưởng, và có thể điều động bạn đến bộ phận mới hay bàn giao vị trí mới thì sao. Nên mọi lúc, mọi việc bạn cần hoàn thành với chất lượng tốt nhất, đảm bảo rằng không có bất kỳ sai sót nào trước khi bạn gửi nó đi. 

Một số lưu ý khi viết báo cáo công việc

Để xây dựng được bản báo cáo công việc chi tiết, cụ thể lại chuyên nghiệp, được đánh giá cao, thì cần nhất là dễ đọc, dễ hiểu, chi tiết nhưng phải mạch lạc. Để làm được như vậy, bạn cần tránh mắc phải các lỗi sau đây:

Báo cáo có lỗi sai chính tả: Đây là lỗi cơ bản nhưng còn rất nhiều người mắc phải, khiến người đọc báo cáo thấy khó chịu vì tính “cẩu thả”, thiếu chuyên nghiệp của người lập báo cáo. Nên bạn cần chắc chắn đã kiểm tra kỹ báo cáo cả về chính tả trước khi gửi đi.

Không xây dựng nội dung: Báo cáo công việc cũng như nhiều văn bản dùng trong lĩnh vực văn phòng khác, cần có cấu trúc, hệ thống nội dung rõ ràng, có phần trọng tâm, để người đọc nắm bắt thông tin và bao quát hiệu suất làm việc của bạn nhanh nhất, tốt nhất.

Chứa quá nhiều dữ liệu, thông số: Ngoài việc nội dung cần ngắn gọn, thì một báo cáo chứa quá nhiều dữ liệu, thông số,… cũng dễ khiến người đọc thấy “nhàm chán”, có thể bỏ dở giữa chừng. Nên những số liệu chèn vào báo cáo cần ưu tiên những con số trọng tâm thể hiện két quả công việc của bạn.

Viết báo cáo quá ngắn: Tuy tránh viết báo cáo dài dòng, lan man, nhưng báo cáo quá ngắn, không đầy đủ nội dung cũng là điều không nên áp dụng. Bạn hãy cố gắng xây dựng bản báo cáo có độ dài vừa phải, chứa các thông tin trọng tâm và nội dung quan trọng về công việc, hiệu quả công việc bạn đã làm được trong thời gian qua.

Tìm hiểu thêm cách thực hiện mẫu báo cáo tiến độ công việc

Như vậy, bài viết trên đã trình bày về những mẫu báo cáo công việc theo thời gian cụ thể chuẩn nhất, đơn giản và dễ thực hiện nhất, dễ áp dụng với nhân viên văn phòng, nhân viên công sở, công nhân viên chức,…