“Virus corona đã đẩy mọi người vào tình trạng phải làm việc cật lực ở nhà”, giáo sư kinh tế Nicholas Bloom từ Đại học Stanford ở California, người đã diễn thuyết về làm việc từ xa cho chương trình truyền hình TED Talks, nói.

Tại Việt Nam, chúng ta chứng kiến việc “ông lớn” thương mại điện tử Tiki áp dụng chính sách làm việc từ xa cho hàng ngàn nhân viên công ty mình từ tháng 3/2020. Ngay sau đó, doanh nghiệp gọi xe trực tuyến BE GROUP cũng áp dụng các biện pháp tương tự.

Với sự bùng phát của đại dịch COVID-19, khi việc giãn cách xã hội là bắt buộc, các doanh nghiệp đang dần chuyển từ mô hình làm việc chung trong văn phòng sang làm việc tại nhà, hay còn gọi là làm việc từ xa.

Làm việc tại nhà – Lợi hay hại?

Đại dịch đẩy nhu cầu làm việc từ xa hiện nay lớn hơn bao giờ hết. Nhiều doanh nghiệp đang ứng phó với COVID-19 bằng cách chuyển dịch vụ của mình lên các nền tảng số và xây dựng chính sách làm việc ở nhà cho nhân viên.

Ưu điểm dễ nhận ra nhất, làm việc tại nhà mang lại cho nhân viên sự thoải mái và tự do mà bất kỳ ai cũng ao ước. Sự tự do này đến từ việc không phải tuân theo những quy tắc của môi trường công sở về trang phục, tác phong, giờ giấc và vị trí. Bên cạnh đó, làm việc tại nhà giúp tiết kiệm được một phần chi phí đi lại, ăn uống. Nhân viên có quyền lựa chọn một không gian riêng tư để tự do sáng tạo, tránh được rất nhiều áp lực căng thẳng, từ đó có thêm điều kiện để cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc.

Làm việc tại nhà còn tác động tích cực đến môi trường, sự bình an của toàn thể xã hội và của mỗi người lao động. Tai nạn giao thông giảm đi, giao thông bớt tắc nghẽn và lượng khi thải cũng giảm do người dân bớt di chuyển đến nơi làm việc, áp lực lên hệ thống giao thông công cộng cũng được giải tỏa phần nào.

Không thể phủ nhận những lợi ích mà mô hình làm việc tại nhà mang lại, nhưng đa số doanh  nghiệp chỉ xem đây là giải pháp cho tình thế ngoại cảnh không thể tránh khỏi chứ không phải lựa chọn khả thi lâu dài. Điều này là hoàn toàn có cơ sở. Làm việc từ xa khiến giám sát nhân viên khó hơn, thiếu tính cộng đồng thực hành, ít tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và khách hàng, năng suất và độ tin cậy thấp, việc trao đổi kém do bị phân tâm hoặc phải đón nhận quá nhiều luồng thông tin.

Để làm việc tại nhà không chỉ là giải pháp tình thế

Tuy là một thách thức cho cách vận hành doanh  nghiệp theo lối truyền thống, các nhà lãnh đạo vẫn nên xem xét biến hình thức làm việc tại nhà trở thành một phần của mô hình hoạt động trong chiến lược dài hạn.

Để hình thức làm việc từ xa đạt hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng nguồn lực cả về vật chất và con người, trong đó cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin trên nền tảng đám mây và việc nhân viên được trang bị sẵn sàng về mặt kỹ thuật số là hai yếu tố chính.

Một số bước giúp triển khai mô hình làm việc tại nhà thành công hơn:

• Thay đổi tư duy lãnh đạo: Một trong những lối tư duy thường gặp của nhiều nhà quản lý là dùng sự hiện diện của nhân viên tại nơi làm việc để đo lường hiệu quả công việc. Thay vào đó, cấp quản lý nên chuyển trọng tâm sang các mục tiêu đã đề ra, cho phép nhân viên được linh động nơi làm việc miễn đảm bảo hiệu quả công việc. Cách quản lý truyền thống đôi khi gây phản tác dụng hoặc kìm hãm khả năng sáng tạo của nhân viên. Các nhà quản lý cần tới công cụ để giúp mình luôn nắm rõ toàn bộ thông tin cũng như công việc của nhân sự. Thay vì mất thời gian trăn trở về thời gian hay hiệu suất làm việc của nhân viên khi không thể trực tiếp giám sát, cấp trên có thể dễ dàng quản lý, đánh giá công việc của cấp dưới, từ đó yên tâm để tập trung phát triển tổ chức mình.

• Giao tiếp hiệu quả nhưng không bị gián đoạn: Việc giao tiếp trong tổ chức là rất quan trọng, giao tiếp giữa đồng nghiệp với nhau, giữa nhân viên và quản lý. Giao tiếp thường xuyên để không mất kết nối trong công việc. Nhưng khi giao tiếp trên các nền tảng mạng xã hội, nhân viên thường sẽ dễ “sa đà” vào những thông tin ngoài lề, có thể gây quá tải thông tin hoặc gián đoạn công việc. Một môi trường chuyên nghiệp với những thông tin về công việc, nơi nhân sự có thể dễ dàng tương tác và trao đổi với nhau, tập trung vào làm việc mà không bị phân tâm bởi những thông tin ngoài luồng.
• Nền tảng công nghệ tốt để làm việc nhóm và giao tiếp từ xa: Áp dụng phần mềm công nghệ vào công việc đã trở nên vô cùng phổ biến. Với nhiều phần mềm cộng tác đa dạng trên thị trường, cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo rằng phần mềm mới tích hợp và hoạt động tốt với các nền tảng hiện có, đặc biệt cho mục đích làm việc nhóm với quy mô lớn. Một nền tảng tổng thể có đầy đủ các tính năng công việc và giao tiếp nội bộ sẽ đảm bảo tính liên kết và tính bảo mật.
• Tạo dựng niềm tin và huấn luyện nhân viên: Điều quan trọng khi áp dụng mô hình làm việc từ xa trên quy mô lớn là cấp quản lý phải đặt niềm tin vào nhân viên của mình, vào tính tự giác và kỷ luật của họ. Nhưng thực tế không phải ai cũng thích hợp làm việc tại nhà bởi hình thức này đòi hỏi cao ở tính kỷ luật và khả năng tự tổ chức. Sự hướng dẫn và hỗ trợ từ tổ chức là cần thiết để nhân viên trở nên tự giác và làm việc hiệu quả hơn.
• Trang bị kỹ năng kỹ thuật số cho nhân viên: Hình thức làm việc tại nhà đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng vi tính và khả năng ứng dụng công nghệ. Một số người có thể cảm thấy khó khăn trong việc sử dụng các phần mềm làm việc nhóm hay ứng dụng những công nghệ phức tạp. Tổ chức có thể hỗ trợ nhân viên bằng cách cung cấp đào tạo về kỹ năng kỹ thuật số và hỗ trợ công nghệ thông tin kịp thời.
• Quản lý chi phí: Ứng dụng công nghệ vào công việc là lựa chọn duy nhất để làm việc tại nhà hiệu quả, điều này cần sự đầu tư của cả nhân viên và doanh nghiệp. Để công việc suôn sẻ, nhân viên cần được trang bị đầy đủ máy tính, đường truyền Internet tốt và các phần mềm cần thiết. Các tổ chức có thể đầu tư chi phí vào các phần mềm cộng tác và các biện pháp bảo mật để đảm bảo nhân viên có thể dễ dàng sử dụng những tài nguyên trực tuyến, đồng thời ngăn ngừa rủi ro từ việc lạm dụng tại nguyên từ tổ chức. Sẽ tiết kiệm chi phí và an toàn hơn cho doanh nghiệp nếu ứng dụng những nền tảng công nghệ bao gồm đầy đủ những tính năng về công việc cũng như dịch vụ nhân sự.

Mô hình làm việc từ xa đặt ra thách thức cho bất kỳ doanh nghiệp nào, đòi hỏi mỗi tổ chức phải xác định được các mục tiêu hoạt động, hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin, trang bị đầy đủ các kỹ năng cần thiết cho nhân viên và lên kế hoạch cẩn thận, linh hoạt.

Làm việc tại nhà – quản lý từ xa, Humax luôn đồng hành cùng doanh nghiệp quản lý nhân sự trong thời điểm Covid. Dựa trên nền tảng Cloud, với mạng xã hội nội bộ – nơi kết nối và giao tiếp giữa các cấp nhân sự, quản lý và đánh giá hiệu quả công việc, theo dõi tiến độ công việc từ xa, dễ dàng phê duyệt đơn từ online và lưu trữ thông tin bảo mật, Humax sẽ là giải pháp nâng cao khả năng hoạt động cũng như  phục hồi của doanh nghiệp trước những gián đoạn do dịch bệnh mang lại.