KPI LÀ GÌ? QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG KPI CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP

Để quản lý công việc, tiến độ công việc một cách hiệu quả, chính xác và rõ ràng, chúng ta không thể dựa vào cảm tính mà cần phải xây dựng nên những chỉ số đo lường một cách chính xác dựa trên một mục tiêu chung. KPI chính là các chỉ số đo lường hiệu quả, hiệu suất công việc so với một mục tiêu chung giúp các nhà quản lý nắm bắt được tiến độ công việc, tìm ra những lỗi sai và hướng giải quyết hiệu quả.

I) KPI là gì? Hai loại KPI bạn nên biết

Trong quản trị nhân sự hiện đại, KPI là một vấn đề được đặc biệt quan tâm, đã được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp lớn. Vậy, KPI thực chất là gì? Cách thức xây dựng KPI nhân viên như thế nào cho hiệu quả với mục đích công bằng, minh bạch giúp thúc đẩy sự phát triển chung cho doanh nghiệp ngày càng mạnh mẽ hơn?

1 – Khái niệm về KPI

KPI là chỉ số đo lường hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp. KPI là viết tắt của từ 3 từ Key Performance Indicators – Chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc. Nhìn vào KPI chúng ta có thể hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc gì và kết quả thực tế ra sao so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

2 – Hai loại KPI mà bạn nên biết

Do đặc thù công việc, mục tiêu chiến lược khác nhau cho nên hệ thống KPI cũng vô cùng phong phú, đối với các tổ chức, doanh nghiệp, ngành nghề khác nhau thì sẽ có hệ thống KPI khác nhau, ngay cả đối với mỗi phòng ban, cá nhân trong cùng công ty cũng sẽ có bộ KPI khác nhau. Tuy nhiên, tổng quan lại thì KPI được chia làm 2 loại chính đó là: KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược, KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật.

a) KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược: KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược thường là KPI lớn, với tầm ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới hoạt động của toàn bộ công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức đó. Ví dụ như một doanh nghiệp kinh doanh bán sản phẩm thì mục tiêu lớn chính là doanh thu tháng và năm ví dụ như sau: KPI doanh thu của doanh nghiệp phải đạt trong 1 tháng là 2 tỷ, 1 năm là 24 tỷ nếu không đạt mức này thì sẽ khiến mục tiêu kinh doanh không đạt, hoặc bị lỗ, điều này có ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của doanh nghiệp này.

b) KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: KPI Chiến thuật là KPI được áp dụng cho những chiến thuật thực hiện nhằm mục tiêu thực hiện chiến lược được đề ra trước đó. Ví dụ một tổ chức có KPI chiến lược là đạt được doanh thu 2 tỷ/tháng thì họ phải thực hiện những chiến thuật để đạt được doanh thu đã đề ra, ví dụ tăng like, view trên fanpage, website vậy KPI lượt like cần đạt sẽ là 5k like/page/tháng và 50.000 traffic cho website/ tháng…

II) Tìm hiểu quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI là gì?

Mặc dù KPI đối với mỗi ngành nghề, doanh nghiệp về bản chất đều có mục tiêu chung khác nhau nên quy trình tính KPI của mỗi công ty, tổ chức cũng được áp dụng với những quy trình khác biệt. Tuy nhiên, chúng ta vẫn sẽ có những quy trình chuẩn chung hay còn gọi là khung để xây dựng hệ thống KPI. Cụ thể như sau:

Xác định chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng KPI à người có nhiệm vụ xây dựng nên bộ KPI cho tổ chức, phòng ban, cá nhân… Đó có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban… Dù đó là ai thì người này cũng đều phải có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về KPI và cách thức đánh giá KPI là gì trong kinh doanh.

Tuy nhiên, để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì để có được bộ KPI hoàn chỉnh cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân có liên quan.

Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận
Bộ KPI thực chất là thước đo hiệu quả công việc theo một mục tiêu được định sẵn, do đó để xây dựng một hệ thống KPI chuẩn điều quan trọng đầu tiên là phải xác định rõ ràng, chính xác mục tiêu là gì, chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban đảm bảo bám sát mục tiêu chung, phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Xác định rõ vị trí chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh
Xác định rõ vị trí, chức năng của từng bộ phận, từng người liên quan, thì việc đo lường hiệu suất mới có thể chính xác, và từ đó mới đưa ra được bộ KPI phù hợp cho vị trí đó, phòng ban đó.
Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs
- Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận
- Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART:

S – Specific – Cụ thể: KPI cần phải được định nghĩa và xác định cụ thể, phải hướng tới một mảng hay yếu tố mà mình cần cải thiện. Một KPI không có giá trị là khi không được xây dựng rõ ràng, không có cải thiện và đóng góp gì cho hiệu quả của công việc.

M – Measurable – Có thể đo lường được: Khi mà KPI không thể đo lường hay không có thống kê, tiêu chuẩn hiệu quả thì điều này có nghĩa là KPI đó không có giá trị. Do đó KPI cần phải có thể đo lường và đánh giá được bằng các báo cáo và số liệu.

A – Achievable – Có thể đạt được: Doanh nghiệp nên giao KPI cho các bộ phận, nhân viên mà có thể triển khai và chịu trách nhiệm được. Còn nếu như không thể tìm được người chịu trách nhiệm công việc thì chưa nên xây dựng hệ thống KPI.

R – Realistics – Thực tế: KPI ngoài tính chất cụ thể thì điều quan trọng nhất vẫn phải là mang tính thực tế. Doanh nghiệp không nên đặt ra KPI cho nhân viên khi chỉ dựa và giả thuyết hay niềm tin.

T – Time-bound – thời hạn chi tiết: Khi đưa ra một KPI phải đặt ra các mốc thời gian đạt được cụ thể để hoàn thành công việc dễ dàng và có thể đánh giá được mức độ hoàn thành của công việc đó. Tuyệt đối không giao KPI nếu nhân viên không thể đưa ra được deadline chạy KPI cụ thể.

SMART được xem như là các tiêu chí để đánh giá KPI có khả năng đáp ứng mục đích của nhà quản lý hay không. Trong đó, sử dụng KPI phải bảo đảm sứ mệnh, góc nhìn & những chiến lược của tổ chức nhất quán và tính thống nhất của hệ thống quản trị chung trong công tác.

Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.
Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả
Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.
Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh:
Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.

Trên đây là những chia sẻ về KPI, Khái niệm về KPI và quy trình xây dựng một hệ thống KPI chuẩn cho doanh nghiệp đã được chúng tôi tập hợp từ những ý kiến chia sẻ của chuyên gia với mong muốn đóng góp một phần những kiến thức bổ ích cho các nhà quản lý trong quá trình làm việc của mình. Rất mong nhận được sự đóng góp, chia sẻ kiến thức từ bạn đọc để kho tàng kiến thức của chúng ta ngày càng phong phú và trọn vẹn hơn.