Workflow là gì? Việc xây dựng một Workflow hoàn chỉnh giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu rất nhiều chi phí và thời gian hoàn thành đầu mục công việc. Việc kiểm soát công việc trở nên đơn giản và có trật tự hơn. Vậy ứng dụng và xây dựng quy trình workflow hiệu quả vào doanh nghiệp như nào? Cùng OOS tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Workflow là gì?

Workflow bắt nguồn từ hai từ trong tiếng Anh, “work” nghĩa là công việc, còn “flow” là dòng chảy. Khi ghép hai từ sẽ mang nghĩa đen là dòng chảy công việc, còn nghĩa bóng là quy trình công việc. Nó có nghĩa là những nhiệm vụ cần hoàn thành theo một trật tự đã chuẩn hóa nhất định. Workflow có vai trò giúp mọi người có thể nắm bắt công việc cần làm của mình và hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Việc thiết lập workflow giúp công việc được hoàn thành một cách có hệ thống, tuân theo quy trình trước đó. Ngoài ra, nó giúp tăng hiệu quả trong công việc, tránh xảy ra sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức lao động.

Một vài ví dụ về workflow như sau:

Hệ thống tự động gửi email hóa đơn đến khách, đối tác,… là một trong các quy trình bán hàng có workflow được thiết lập sẵn. Nó giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu được sai sót và nhầm lẫn trong các công đoạn.

Trong hệ thống telesale có workflow được thiết lập sẽ giúp công việc linh hoạt và được xử lý hiệu quả hơn. Những tình huống của khách hàng mà nhân viên không thể giải quyết, email bàn giao sẽ được tự động gửi cho những phòng ban liên quan để giải quyết. Nó giúp tiết kiệm công sức nhân lực, nhanh chóng và tạo sự uy tín với khách hàng.

Tìm hiểu thêm: Workflow là gì? 

5 Lợi ích khi sử dụng Workflow đối với doanh nghiệp

Sau khi đã tìm hiểu Workflow là gì, ta cùng xem xem tại sao Workflow đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Một số lợi ích có thể kể đến như sau:

Thiết lập quy trình công việc trực quan cho doanh nghiệp

Workflow cung cấp quy trình làm việc có hệ thống logic và khách quan nhất cho doanh nghiệp. Mỗi đầu mục công việc quy định được sắp xếp và thể hiện rõ ràng nhất. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa sai sót, nhầm lẫn trong trường hợp lượng công việc quá nhiều.

Ngoài ra, workflow được vạch ra dưới dạng sơ đồ giúp nhân sự dễ dàng ghi nhớ nhiệm vụ và vai trò của mình hơn. Từ đó, tốc độ và hiệu quả công việc cũng được tăng cao.

Loại bỏ các nhiệm vụ, hoạt động dư thừa

Khi khối lượng công việc tăng cao, các nhiệm vụ cũng sẽ nhiều lên và không tránh khỏi dư thừa hoặc nhầm lẫn. Trình tự công việc được hệ thống và đơn giản hóa, doanh nghiệp dựa vào đó có thể phát hiện và loại bỏ những công việc không cần thiết. Ngoài ra, nhờ workflow, doanh nghiệp có thể quan sát quy trình công việc một cách khách quan và cụ thể. Từ đó phát hiện ra được các lỗ hổng trong quy trình và có phương án khắc phục kịp thời, không làm chậm trễ tiến độ công việc.

» Tham khảo thêm: Agile là gì? Ứng dụng Agile giúp quản lý dự án hiệu quả hơn

Nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên

Doanh nghiệp thiết lập workflow giúp nhân viên nắm bắt rõ ràng vai trò và công việc cần làm của mình. Từ đó nâng cao tinh thần tự giác, trách nhiệm và thúc đẩy hiệu suất nhân viên hoàn thành công việc đúng tiến độ được giao.

Tạo được trật tự công việc

Workflow được đặt ra giúp nhân viên nắm bắt quy trình làm việc và cách giải quyết vấn đề trong công việc một cách hệ thống. Workflow giúp nhân viên giải đáp một số câu hỏi như

• Bắt đầu một công việc theo trình tự như nào?
• Thực hiện công việc đó như thế nào?
• Cần nắm vững và đạt được mục tiêu nào?
• Giảm thiểu tối đa những sai sót trong công việc

Giảm thiểu chi phí vận hành

Áp dụng workflow vào công việc hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phương án làm việc tối ưu và phù hợp nhất. Đơn giản hóa trình tự và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc. Nhờ đó tiết kiệm chi phí vận hành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Khi nào cần ứng dụng Workflow?

Nắm được khái niệm và lợi ích của Workflow, vậy khi nào doanh nghiệp nên triển khai workflow trong công việc? Một số yếu tố sau sẽ giúp bạn cân nhắc thời điểm ứng dụng.

• Áp dụng Workflow trong các dự án nhiều quy trình, độ phức tạp cao.
• Công việc cần sự phối hợp từ nhiều phòng, ban và các thành viên trong nhóm, yêu cầu khả năng hợp tác và năng lực làm việc nhóm cao.
• Doanh nghiệp có nhiều bộ phận, yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ các quy trình làm việc.
• Doanh nghiệp muốn cải tiến quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian, công sức nhân lực hơn.

5 Lý thuyết cải tiến quy trình làm việc hiệu quả

Để mang lại hiệu quả kinh doanh trong thực tế, phương pháp thống kê của W. Edwards Deming và Joseph M. Juran đã giúp hình thành 5 lý thuyết cải tiến quy trình làm việc hiệu quả. Cụ thể như sau.

• Six Sigma: Lý thuyết này đề cập đến việc loại bỏ lỗi sai, nhầm lẫn trong sản phẩm ở quy trình cuối. Để áp dụng tốt Six Sigma, đòi hỏi nhân lực phải có kỹ năng quan sát, phân tích cao. Six Sigma gồm hai cách phổ biến là DMADV và DMAIC.
• Quản lý chất lượng: Lý thuyết này giúp cải thiện và nâng cao chất lượng của sản phẩm và kiểm soát tốt môi trường làm việc, các mối tương tác giữa nhân viên với nhau.
• Tái cấu trúc kinh doanh: Lý thuyết này nhằm cung cấp các thuật toán cho nhà lãnh đạo để họ dễ dàng phân tích các cấp độ đa dạng.
• Hệ thống gọn nhẹ (Lean Systems): Lý thuyết này giúp giảm thiểu chi phí thừa thãi, tạo ra một quy trình đơn giản, tăng khả năng cạnh tranh và thích ứng nhanh với những thay đổi thị trường.
• Lý thuyết ràng buộc (TOC): Phương pháp sẽ giúp doanh nghiệp nhận biết các mối liên kết yếu để cân nhắc và loại bỏ khỏi quy trình làm việc.

» Xem thêm: Xây dựng quy trình tuyển dụng 5 bước thu hút nhân tài cho doanh nghiệp

7 Bước xây dựng quy trình workflow

Xác định nguồn dữ liệu

Bước đầu để xây dựng quy trình workflow là nắm rõ cách thức hoạt động của mô hình làm việc. Xác định rõ nhiệm vụ của từng cá nhân và ai là người kiểm duyệt nhiệm vụ đó. Bạn có thể phác thảo trên giấy, hoặc trên các phần mềm hỗ trợ trên máy tính.

Tất cả dữ liệu thu thập được sẽ tạo nên trình tự công việc và giới hạn những người tham gia. Ngoài ra, bạn nên thảo luận với những người tham gia để tìm hiểu thêm khó khăn họ sẽ gặp phải nếu triển khai quy trình workflow.

Liệt kê các nhiệm vụ

Sau khi thu thập đầy đủ dữ liệu, bạn sẽ liệt kê danh sách các công việc cần hoàn thành theo một thứ tự. Điều quan trọng là bạn phải xác định ra mục tiêu và cấu trúc quy trình để chọn cách liệt kê phù hợp. Nếu có nhiều chuỗi công việc phức tạp thì sẽ được liệt kê dưới dạng biểu đồ thể hiện mối liên quan giữa các nhiệm vụ: song song, nối tiếp,…

Phân công

Sau khi đã xác định rõ nhiệm vụ, bạn cần lên danh sách phân công cho những người phù hợp. Tùy theo tính chất, một số nhiệm vụ sẽ cần người kiểm duyệt để chuyển sang giai đoạn tiếp theo, còn một số khác thì không. Vì vậy, bạn cần triển khai và phân công rõ ràng để những người tham gia nắm được vai trò của mình.

Lập sơ đồ quy trình làm việc

Bước tiếp theo là thiết kế sơ đồ quy trình. Bạn cần chọn sơ đồ phù hợp, dễ hiểu để giúp nhân sự hình dung rõ ràng để hoàn thành tốt nhiệm vụ tương ứng. Ngoài ra, lập sơ đồ quy trình hiệu quả sẽ giúp bạn theo sát và nắm bắt được tiến độ công việc.

Có nhiều cách để lập sơ đồ. Bạn có thể vẽ sơ đồ quy trình bằng tay. Nếu bạn không thành thạo vẽ tay, bạn có thể tham khảo một số công cụ khác. Hiện nay có một số phần mềm hỗ trợ lập sơ đồ với nhiều tính năng đi kèm để thiết kế mô hình theo đúng ý người dùng.

Kiểm tra quy trình

Sau khi thiết lập mô hình, bước tiếp theo là kiểm tra quá trình vận hành. Đây là bước vô cùng quan trọng cần sự hợp tác của các người tham gia. Nó giúp bạn đánh giá mô hình khi vận hành trong thực tế. Bạn có thể tổ chức một buổi chạy thử cùng với các nhân sự tham gia vào quy trình. Quá trình đánh giá sẽ diễn ra khách quan và có sự đóng góp ý kiến của tất cả mọi người, giúp bổ sung yếu tố quan trọng hoặc loại bỏ những thao tác thừa thãi khỏi quy trình.

Hướng dẫn thực hiện quy trình làm việc mới

Sau khi đảm bảo quy trình được vận hành tốt, bạn cần tổ chức một buổi hướng dẫn toàn thể nhân sự. Hướng dẫn những người tham gia cách thực hiện quy trình để giúp họ sử dụng thành thạo hơn. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ thêm về quá trình thiết kế workflow để giúp mỗi người hiểu hơn về công việc, đồng thời thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

Triển khai quy trình

Đây là bước cuối cùng để hoàn thiện việc thiết lập quy trình workflow. Để có được kết quả chính xác hơn, bạn có thể bắt đầu triển khai với một nhóm nhỏ trước tiên. Sau khi thử nghiệm trong khoảng thời gian nhất định, bạn sẽ nắm được những điểm cần cải thiện để hoàn thiện quy trình hơn.

Hy vọng bài viết trên đã trả lời được câu hỏi Workflow là gì cho bạn đọc. Xây dựng workflow hiệu quả giúp tăng tính chuyên nghiệp và hệ thống của doanh nghiệp và dễ dàng kiểm soát chất lượng công việc của nhân viên hơn.

OOS Software có hơn 15 năm nghiên cứu và phát triển, là đối tác tin cậy hỗ trợ công tác quản trị nhân sự, đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn trên thị trường. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Tuyển dụng cho Doanh nghiệp của bạn.