Nhân sự chính là cốt lõi, là nền móng cho sự phát triển bền vững của Doanh nghiệp. Do vậy, bên cạnh những chính sách phúc lợi, lương thưởng hấp dẫn, công ty cần có một quy trình đào tạo và phát triển Nhân sự hấp dẫn, phù hợp để thu hút và giữ chân nhân tài.

Ý NGHĨA CỦA VIỆC XÂY DỰNG QUY TRÌNH ĐÀO TẠO PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ

Một quy trình đào tạo nhân sự hấp dẫn không chỉ mang lại những lợi ích cho sự phát triển của người lao động nói chung, mà còn gắn kết trực tiếp tới sự phát triển lâu dài của cả tổ chức.

1.1 Đối với tổ chức

Quá trình đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp mang lại nhiều tác động tích cực đối với tổ chức như sau:

• Hình thành và phát triển năng lực, kỹ năng và thái độ của nhân viên trong tổ chức: Đào tạo giúp nhân viên phát triển khả năng chuyên môn và năng lực cá nhân. Họ trở nên có khả năng thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn, và thái độ làm việc tích cực cũng được khuyến khích.

1. 1. Nâng cao chất lượng quản lý: Những người quản lý được đào tạo sẽ có kiến thức và kỹ năng quản lý tốt hơn. Điều này dẫn đến sự chuyên nghiệp hơn trong quản lý nhóm làm việc, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc và tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.
   2. Giảm chi phí sản xuất: Nhân viên được đào tạo thường thực hiện công việc một cách chính xác hơn và hiệu quả hơn, giảm nguy cơ sai sót và lỗi sản phẩm. Điều này có thể dẫn đến giảm chi phí sản xuất, tiết kiệm thời gian và tài nguyên.

• Tạo lợi thế cạnh tranh: Doanh nghiệp có nguồn nhân lực đào tạo tốt có khả năng thích nghi nhanh chóng với thay đổi và cạnh tranh trên thị trường một cách hiệu quả hơn. Điều này giúp tạo lợi thế cạnh tranh và duy trì sự bền vững trong ngành công nghiệp.

1.2 Đối với người lao động

Quá trình đào tạo nguồn nhân lực cũng đem lại nhiều lợi ích tích cực cho người lao động:

1. Tăng cường kỹ năng và năng lực cá nhân: Đào tạo giúp người lao động phát triển và nâng cao các kỹ năng và năng lực liên quan đến công việc của họ. Điều này không chỉ giúp họ thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn mà còn tạo cơ hội phát triển sự nghiệp và tăng khả năng đóng góp cho tổ chức.
2. Thích nghi với thay đổi: Những người lao động được đào tạo thường có khả năng thích nghi tốt hơn với sự biến đổi và thay đổi trong môi trường kinh doanh. Điều này giúp họ duy trì sự ổn định trong công việc và tự tin hơn khi đối mặt với những thách thức mới.
3. Tạo sự cạnh tranh: Các cá nhân được đào tạo có lợi thế trong việc tìm kiếm và giữ chỗ làm. Sự nâng cao về kỹ năng và năng lực cá nhân giúp họ trở thành ứng viên hấp dẫn trên thị trường lao động, từ đó tăng cơ hội thăng tiến và nâng cao năng suất lao động.
4. Tăng thu nhập: Với việc cải thiện kỹ năng và năng lực, người lao động thường có khả năng đòi hỏi mức lương cao hơn. Điều này giúp họ đáp ứng các nhu cầu cuộc sống, cải thiện chất lượng cuộc sống và đảm bảo tài chính cá nhân tốt hơn.

QUY TRÌNH ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN CHUẨN 7 BƯỚC

Bước 1: Xác định mục tiêu phát triển nhân sự

Với đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thì mục tiêu cuối cùng của các nhà quản lý nhân sự chính là cung cấp kiến thức chuyên môn cho nhân viên cũng như các kỹ năng mềm khác nhằm phục vụ cho công việc, thúc đẩy hiệu suất làm việc và tạo dựng một môi trường luôn phát triển đi lên.

Việc xác định rõ mục tiêu đào tạo sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng vẽ ra những bước thực hiện nhỏ phù hợp, đi đúng trọng tâm, từ đó giúp tiết kiệm chi phí cũng như thời gian quản lý. Ngoài ra, bước này còn giúp cho nhà quản lý có thể đánh giá chi tiết hiệu quả của quá trình đào tạo.

Bước 2: Dự báo nhu cầu của nguồn Nhân sự

Doanh nghiệp có thể dựa vào 2 yếu tố để dự báo nhu cầu: 

Yếu tố bên ngoài: Đó là những yếu tố về dân số, kinh tế, lực lượng lao động hiện có trong xã hội, những điều luật nhà nước, các đối thủ cạnh tranh, khách hàng, văn hoá xã hội,… 

Môi trường bên trong: Là những yếu tố xoay quanh về sứ mệnh, mục đích hoạt động của công ty. Ngoài ra cần quan tâm tới bầu không khí văn hoá trong công ty, các cổ đông và công đoàn.

Bước 3: Phân tích chi tiết thực trạng nguồn lực

Việc này sẽ giúp doanh nghiệp xác định được những điểm mạnh, điểm yếu cũng như các khó khăn, thuận lợi của công ty. Qua đó, giúp nhà quản trị hiểu rõ thực trạng và mức độ sử dụng của nguồn nhân lực, làm cơ sở vững chắc cho những dự báo về nhu cầu nguồn lực trong tương lai

Bước 4: Quyết định tăng, giảm nhân lực

Sau khi đã xác định được thực trạng nguồn lực tại Doanh nghiệp, tổ chức có thể hoạch định và định biên nhân sự, đưa ra những nhu cầu tuyển dụng hoặc cắt giảm nhân sự phù hợp. Điều này giúp quá trình đào tạo và phát triển được diễn ra đúng trọng tâm, chất lượng, đem lại hiệu quả rõ ràng trong công việc 

Bước 5: Tiến hành xây dựng chương trình đào tạo

Chương trình đào tạo sẽ bao gồm những bài học phù hợp, những kỹ năng cần thiết để training cho nhân sự. Quy trình đào tạo rõ ràng, thời gian đào tạo, chi phí đào tạo, lộ trình đào tạo và đánh giá,…

Bước 6: Triển khai kế hoạch đào tạo

Việc triển khai kế hoạch đào tạo thường có 2 phương thức phổ biến: trực tiếp và gián tiếp. Với bất kỳ phương án đào tạo nào thì cũng nên bám sát mục đích của quá trình đào tạo chính là cải thiện kỹ năng và nâng cao trình độ cho nhân viên.  

Bước 7: Đánh giá quy trình thực hiện việc đào tạo

Sau khi xây dựng và triển khai những chương trình đào tạo Nhân sự, công ty cần liên tục đánh giá quy trình và kết quả đào tạo. Để từ đó có cái nhìn khách quan nhất, so sánh giữa kế hoạch và thực tế, rút ra được những điểm mạnh và điểm yếu cả trong quy trình lẫn con người, từ đó có những chính sách điều chỉnh áp dụng kịp thời và phù hợp.

Xem thêm: 4 chỉ số đo lường chất lượng đào tạo nhân sự hiệu quả

Gợi ý triển khai quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Dưới đây là một số gợi ý khi triển khai quy trình đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Đây là những yếu tố quyết định đến sự thành công của một chương trình đào tạo nên bạn cần hết sức lưu ý.

3.1 Xác định phương pháp đào tạo

Mỗi cá nhân sẽ có một khả năng lĩnh hội kiến thức khác nhau. Do vậy, người trực tiếp giảng dạy cần phải nghiên cứu về đối tượng học viên của mình. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những phương pháp đào tạo phù hợp nhất. Bên cạnh đó, việc này giúp nội dung đào tạo được truyền tải có hiệu quả hơn và còn tối ưu được thời gian đào tạo.

Sau đây là các phương pháp đào tạo gợi ý đối với từng nhóm người học theo nghiên cứu của Tâm lý học:

• Với người học trực quan: Là người thích việc học tập qua việc quan sát sự vật, hiện tượng. Phương pháp đào tạo phù hợp là hình tượng hóa kiến thức lý thuyết bằng hình ảnh, hình vẽ minh họa, clip,…
• Với người học thính giác: Khả năng tiếp thu kiến thức sẽ tốt hơn khi nghe giảng. Phương pháp phù hợp cho người học này là truyền tải qua giọng nói một cách dễ hiểu và lôi cuốn
• Với người học vận động: Đây là những người dễ tiếp thu kiến thức qua các hoạt động và trải nghiệm. Phương pháp đào tạo được đưa ra là sử dụng cách dạy kiến thức thông thường qua các thí nghiệm hay hoạt động.

Tóm lại, mỗi nhân viên sẽ thuộc nhiều nhóm học viên trên khi xử lý những thông tin khác nhau. Giảng viên và nhân viên HR cần tìm hiểu về những kiểu học viên trên để đưa ra phương pháp đào tạo phù hợp. Từ đó, bám sát vào mục tiêu phát triển của cá nhân người lao động cũng như của doanh nghiệp.

3.2 Quyết định hình thức tổ chức đào tạo

Phụ thuộc vào nội dung đào tạo mà giảng viên sẽ có những cách thức chuyển tải thông tin khác nhau. Chẳng hạn như, đối với nội dung về tập huấn thực tế (phòng cháy chữa cháy), người dạy nên triển khai dưới dạng các bài tập thực hành để tăng tương tác. Ngược lại, nếu nội dung là để kiểm tra kiến thức, thì giảng viên có thể tổ chức thông qua bài thi ở trên website để thuận tiện hơn và giảm số lượng tài liệu cần in.

Sau đây là các hình thức đào tạo phù hợp với từng đối tượng và nội dung đào tạo khác nhau:

Đào tạo trực tiếp

Hình thức đào tạo trực tiếp phù hợp với các nhân sự đang làm việc trong công ty. Hiệu quả đào tạo chỉ đạt được khi số lượng người tham gia ít. Doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức này để đào tạo các nội dung như:

• Đào tạo kỹ thuật.
• Đào tạo nghiệp vụ.
• Đào tạo quản lý.
• Đào tạo an toàn.

Đào tạo trực tuyến

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng hình thức đào tạo trực tuyến thông qua website hoặc các phần mềm đào tạo khi phát sinh nhu cầu đào tạo cho các nhân sự mới hoặc toàn bộ thành viên trong công ty. Khác với đào tạo trực tiếp, đào tạo thông qua website hoặc phần mềm phát huy được tính hiệu quả ngay cả khi số lượng người tham gia đông đảo. Hình thức này sẽ rất phù hợp khi Doanh nghiệp muốn đào tạo về:

• Đào tạo chuyên môn.
• Đào tạo hội nhập.
• Đào tạo kỹ năng mềm.
• Đào tạo chất lượng.
• V…V

Trong thực tế, có rất nhiều hình thức để Doanh nghiệp có thể tổ chức đào tạo cho nhân sự. Tuy nhiên, để có thể gặt hái được tối đa sự hiệu quả của việc đào tạo, nhà quản lý nên cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ hỗ trợ cho công việc này.

Một phần mềm đào tạo sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Thêm vào đó, thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian học tập cũng như xác định lộ trình phù hợp cho bản thân.

Nghiệp vụ đào tạo Nhân sự phần mềm Quản trị Nhân sự HUMAX: 

• Phần mềm có tính linh động và tùy biến cao: Cho phép thiết lập động trường dữ liệu, thiết lập động quy trình đánh giá nhân sự, thiết lập động báo cáo quản trị, các cảnh báo và tiện ích cho Người dùng. 
• Định biên Nhân sự giúp tổ chức dễ dàng nắm bắt được nhu cầu tăng, giảm nhân lực.
• Thiết lập quy trình đánh giá Nhân sự tự động, được thiết kế theo nhu cầu và lộ trình thăng tiến của từng nhân viên, đồng bộ hóa đào tạo nội bộ.
• Hệ thống báo cáo chi phí đào tạo, kết quả đào tạo, đánh giá đào tạo 2 chiều, giúp kịp thời đưa ra những điều chỉnh trong công tác quản lý và đào tạo nhân sự, tránh lãng phí nguồn lực.
• Hỗ trợ tích hợp với các hệ thống quản trị khác trong Doanh nghiệp: ERP, e-Office, CRM, DMS, Face-ID…thông qua OpenAPI.

Xem thêm: Công nghệ trong Nhân sự: Những phát triển sẽ định hình nhân sự vào năm 2030

3.3 Xác định thời gian và thời lượng đào tạo phù hợp

Thời gian đào tạo cần được sắp xếp hợp lý, không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của nhân sự. Bên cạnh đó, phòng nhân sự cần phải chuẩn bị một kế hoạch về thời gian rõ ràng và cụ thể để chương trình đào tạo phát huy được tối đa hiệu quả của nó.

Tùy vào khối lượng bài học thực tế, phòng nhân sự cần phân bổ thời lượng phù hợp. Đối với các bài học ngắn hạn, HR nên giới hạn tối đa thời lượng trong vòng 1 tiếng. Đối với các bài học yêu cầu nhiều buổi học, bài giảng cần được phân tách ra các phần nhỏ và tối đa 45′ cho một buổi học. Bên cạnh đó, từng bài học cần được đảm bảo về cả thời gian đào tạo lý thuyết và thời gian cho học viên thực hành.

3.4 Dự trù kinh phí đào tạo

Ngân sách đào tạo là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến phương pháp cũng như chất lượng và mục tiêu đào tạo. Trường hợp công ty chọn hình thức đào tạo trực tuyến, nhưng lại không thể trả chi phí của nền tảng thì đây không phải là lựa chọn hợp lý. 

Việc lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp sẽ quyết định tính hiệu quả của một chương trình đào tạo. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét thật kỹ khả năng thực hiện mục tiêu đào tạo của mình. Không phải cứ bỏ ra nhiều tiền là đều sẽ mang lại hiệu quả. Việc doanh nghiệp cần làm là đưa ra kế hoạch phù hợp nhằm mang lại hiệu quả với chi phí vừa phải.

Những lưu ý khi xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Để việc xây dựng quy trình đào tạo cũng như phát triển nguồn nhân lực đạt hiệu quả cao, Doanh nghiệp cần tuân thủ các bước như đã trình bày ở trên. Bên cạnh đó, công ty cũng cần ghi nhớ một số lưu ý để tránh những sai lầm khi lên kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực bên trong.

• Khi quy mô của doanh nghiệp càng lớn, thì quy trình đào tạo sẽ càng cần phải cụ thể và chi tiết hơn. Lúc này, hệ thống nhân sự không có đủ nguồn nhân lực để có thể theo sát từng học viên. Việc những người này có thể làm là kiểm soát chính những kết quả mà học viên đã đạt được so với tiêu chuẩn thang điểm cụ thể ở từng mục trong chương trình. Do đó, quy trình đào tạo mà càng cụ thể, thì đơn vị sẽ càng dễ kiểm soát.
• Nên chú trọng đào tạo và phát triển vào những nhân viên chủ chốt, là những người thuộc vị trí chuyên viên trở lên. Bởi vì các cá nhân này ngoài việc đảm nhiệm công việc ở các phòng ban, còn có thể đóng vai trò là mentor cho các nhân sự mới tuyển.
• Thời gian đào tạo cố định hàng năm chỉ nên áp dụng cho các chương trình đào tạo truyền đạt các giá trị và chuẩn mực của tổ chức. Đối với những nội dung về nghiệp vụ có thể được đào tạo 2 năm 1 lần hoặc khi tổ chức phát sinh nhu cầu thực tế.

Xây dựng quy trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực sẽ giúp cho con đường đi đến các mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra được rộng mở hơn. Nhân sự sẽ biết bản thân thật sự cần những kiến thức gì và phải nỗ lực theo các tiêu chuẩn nào để khẳng định được giá trị của cá nhân.

OOS Software có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Tuyển dụng cho Doanh nghiệp của bạn.