Phát triển tổ chức – có vai trò rất quan trọng giúp doanh nghiệp bắt nhịp với tốc độ thay đổi của thị trường, nắm bắt thời cơ và khẳng định vai trò, vị thế của doanh nghiệp. Phát triển tổ chức là một quá trình với mục đích giúp doanh nghiệp vững mạnh hơn, hướng đến 8 yếu tố: chiến lược, lãnh đạo, quản trị hiệu suất, văn hóa, hệ thống, quy trình, học tập, cơ cấu tổ chức.  Vậy quy trình phát triển tổ chức gồm bao nhiêu bước? Hãy cùng OOS tìm hiểu ngay nhé!

1. Định nghĩa & Bản chất của Phát triển tổ chức

Theo Boston Facilitators Roundtable – mạng lưới phát triển chuyên nghiệp về phát triển tổ chức của Hoa Kì, phát triển tổ chức (Organizational development – OD) là quy trình đòi hỏi sự kỉ luật, chuyên nghiệp tập trung vào cải thiện hiệu suất của doanh nghiệp thông qua việc phát triển và tối ưu hóa nguồn lực, quy trình, cấu trúc và chiến lược kinh doanh. 

Bên cạnh đó, Phát triển tổ chức là quy trình phân tích thực trạng và bối cảnh kinh doanh của doanh nghiệp qua đó xác định được vấn đề và nhiệm vụ trọng tâm trong phát triển tổ chức. Sau khi xác định được vấn đề doanh nghiệp sẽ tìm các giải pháp, thực hiện triển khai và giám sát.

Bản chất của Phát triển tổ chức:

• Phát triển tổ chức là một quá trình có cấu trúc được kiểm soát, dựa trên khoa học và dữ liệu thực tế để tập trung vào cải tiến quy trình, chiến lược.
• Phát triển tổ chức nhằm tạo ra kết quả kinh doanh – tăng lợi nhuận, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, tăng cường gắn kết và tương tác của các thành viên tổ chức, nâng cao thích ứng và đổi mới tổ chức.
• Phần cuối của phát triển, cải thiện và củng cố các chiến lược, cấu trúc và quy trình. Hoạt động phát triển tổ chức có thể bao gồm toàn bộ tổ chức, một hoặc nhiều bộ phận, áp dụng cho những thay đổi trong chiến lược, cấu trúc và quy trình. 

Mặc dù việc thay đổi có thể khó khăn nhưng hầu hết các công ty đều nhận thấy lợi ích của việc phát triển tổ chức mang lại nhiều giá trị.

Để tìm hiểu sâu hơn về cách bạn có thể biến Văn hóa tổ chức thành tài sản mạnh mẽ nhất của doanh nghiệp, xem thêm tại: Chìa khóa xây dựng văn hóa doanh nghiệp thành công

2. Mục tiêu phát triển tổ chức

Mục tiêu phát triển của mỗi tổ chức là khác nhau, thường dựa trên tính chất đặc thù và giá trị riêng của tổ chức đó. Ví dụ với những tập đoàn lớn, tăng lợi nhuận có thể là mối quan tâm hàng đầu. Trong khi đó các tổ chức từ thiện lại đề cao giá trị và sứ mệnh.

Trong đó, mọi tổ chức đều có chung mục tiêu trọng tâm là gia tăng năng lực cạnh tranh dựa vào các yếu tố có sẵn trong doanh nghiệp như nguồn lực hoặc giá trị riêng biệt để duy trì vị thế trên thị trường.  Đó có thể là con người (một nhà lãnh đạo xuất chúng – Elon Musk), sản phẩm sáng tạo, dịch vụ chất lượng hoặc văn hóa độc đáo,….

Phát triển tổ chức ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp giữ vững vị trí trên thị trường và quá trình phát triển của tổ chức khác với sự thay đổi ngẫu nhiên. Nó đóng vai trò xây dựng năng lực của tổ chức để đánh giá hoạt động hiện tại, từ đó điều chỉnh để hiện thực hóa mục tiêu của tổ chức.

3. Các mô hình phát triển tổ chức 

Khi doanh nghiệp xác định được bộ phận cần cải thiện và kết quả mong muốn, vậy thì bước tiếp theo là gì. Dưới đây là 3 mô hình phát triển tổ chức phổ biến nhất được các nhà khoa học nghiên cứu từ thế kỷ 19, gồm mô hình Lewin, mô hình Larry Greiner và mô hình Leavitt. Những mô hình này phục vụ hai mục đích: giúp đưa ra kế hoạch hành động và làm rõ thông tin liên lạc cho nhân viên.

Mô hình ba bước của Lewin

1. Giải phóng (Unfreezing)

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất, các công ty nên nỗ lực nới lỏng các quy định và thủ tục hiện hành để chuẩn bị cho sự thay đổi. Cho mọi người trong tổ chức nhận thấy được sự cần thiết và giá trị của việc đổi mới để họ cảm thấy có động lực và sẵn sàng chấp nhận.

2. Thay đổi (Changing)

Ở bước thứ hai, các công ty giới thiệu một chiến lược mới và thực hiện nó. Nhân sự sẽ học những hành vi mới, xử lý và suy nghĩ theo những cách khác nhau. Ở giai đoạn này, sự hỗ trợ mạnh mẽ và giao tiếp rõ ràng từ lãnh đạo là rất quan trọng để giữ cho nhân viên có động lực và tập trung.

3. Tái định hình (Refreezing)

Bước cuối cùng là củng cố trạng thái “bình thường mới” và duy trì sự thay đổi. Cần tích hợp các quy trình hiện có trong tổ chức với những thay đổi mới và đảm bảo tất cả cá nhân trong tổ chức đều thực hiện theo chế độ và cơ chế mới.

Mô hình 6 bước của Larry Greiner

Đường cong Greiner mô tả các giai đoạn khác nhau phải trải qua khi phát triển tổ chức. Các yếu tố bên ngoài tác động làm thúc đẩy quản lý tổ chức bắt đầu quá trình thay đổi. Mỗi giai đoạn được tạo thành từ một giai đoạn tăng trưởng tương đối ổn định, sau đó là “khủng hoảng” khi đó công ty cần phải thay đổi lớn về mặt tổ chức, thử nghiệm giải pháp mới nếu muốn tiếp tục phát triển.

Giai đoạn 1: Tăng trưởng thông qua sự sáng tạo Đặc điểm: Ở giai đoạn tiên phong các doanh nghiệp tương đối nhỏ và non trẻ. Người sáng lập chịu trách nhiệm trực tiếp và tập trung vào sản phẩm. Khó khăn: Trong giai đoạn tăng trưởng, tổ chức nhiều mâu thuẫn, phức tạp và nhiều gánh nặng hơn. Sự thiếu vắng định hướng chuyên nghiệp làm công ty rơi vào khủng hoảng lãnh đạo.

Giai đoạn 2: Tăng trưởng thông qua định hướng Đặc điểm: Ở giai đoạn hai công ty bổ nhiệm giám đốc có năng lực đưa ra chỉ đạo.  Khó khăn: Các kỹ thuật quản lý chỉ đạo giúp tổ chức phát triển nhưng chúng có thể trở nên kém hiệu quả khi tổ chức trở nên phức tạp và đa dạng hơn. Quản lí cấp cao nhất không thể quản lí được tất cả hoạt động , quản lí cấp thấp lại cảm thấy bị kẹt bên dưới mặc dù họ hiểu rõ hơn về sản phẩm và thị trường. Giai đoạn này kết thúc với cuộc khủng hoảng quyền tự chủ.

Giai đoạn 3: Tăng trưởng thông qua ủy quyền Đặc điểm: Quản lí cấp cao từ bỏ một số quyền hạn của họ và phân cấp quyền lực cho các nhà quản lí cấp trung. Khó khăn: Nhiều quản lí bộ phận khiến giám đốc khó kiểm soát. Giai đoạn này kết thúc bằng khủng hoảng kiểm soát, cần có một thiết kế tổ chức.

Giai đoạn 4: Tăng trưởng thông qua điều phối và giám sát Đặc điểm: Sử dụng các hệ thống chính thức để đạt được sự phối hợp chặt chẽ hơn. Khó khăn: Nhân viên bộ phận có nhiều quyền hạn và trưởng bộ phận có ít trách nhiệm dẫn đến cuộc khủng hoảng quan liêu và tăng trưởng bị kìm hãm

Giai đoạn 5: Tăng trưởng thông qua hợp tác 

Đặc điểm: Liên lạc giữa nhân viên thông qua tất cả các nhóm tư vấn, và không tuân theo bất kỳ quy định hay tiêu chuẩn nào. Khó khăn: Giai đoạn này kết thúc với cuộc khủng hoảng về tăng trưởng bên trong: tăng trưởng hơn nữa chỉ có thể đạt được bằng cách phát triển quan hệ đối tác với các tổ chức bên ngoài.

Giai đoạn 6: Tăng trưởng thông qua các giải pháp bên ngoài tổ chứ

Đặc điểm: Các tổ chức ở giai đoạn này tăng trưởng từ việc mở rộng tổ chức.

Khó khăn: Doanh nghiệp tập trung vào liên minh hơn kinh doanh riêng nên dễ gặp khủng hoảng “danh tính”, có thể bị kiểm soát hoàn toàn bởi doanh nghiệp khác.

Xem thêm tại: Mô hình tăng trưởng Larry Greiner là gì? Các giai đoạn và ứng dụng

Mô hình của Leavitt

Mô hình Leavitt thiết lập dựa vào tính chất tương tác của những hệ thống con khác nhau trong quá trình thay đổi. Có 4 hệ thống phụ tương tác trong hệ thống tổ chức gồm nhiệm vụ, cấu trúc, con người và công nghệ. Bất kì một hệ thống nào thay đổi cũng gây hậu quả cho các hệ thống phụ. 

Chính vì thế, mô hình phát triển tổ chức của Leavitt tập trung vào mối quan hệ giữa 4 yếu tố cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, con người và công nghệ do đó cần đồng bộ trong cả 4 yếu tố để phát triển tổ chức hiệu quả. 

Xem thêm tại: Mô hình của Leavitt – thay đổi dựa trên 4 yếu tố chính

4. Quy trình 7 bước phát triển tổ chức

Phát triển tổ chức là một quá trình phức tạp và có hệ thống.  Được chia thành 7 bước phác thảo cách phát triển tổ chức liên quan đến chức năng quản lý nguồn nhân lực.

1. Xác định nhu cầu và vấn đề

Nhu cầu phát triển tổ chức hình thành khi người quản lý nhận thấy cơ hội cải tiến hoặc phát hiện một vấn đề trong tổ chức – bao gồm cả những thay đổi bên trong và bên ngoài như xung đột nội bộ, khách hàng phàn nàn, sụt giảm lợi nhuận, thiếu đổi mới, nhân viên nghỉ việc nhiều hoặc luân chuyển nhân viên,….  Dữ liệu được thu thập ở giai đoạn này trở thành nền tảng cho quá trình phát triển tổ chức.

Giai đoạn đầu tiên là tìm ra vấn đề, thông qua tổ chức họp giữa người quản lý và các thành viên phát triển tổ chức. Bằng cách tiến hành đánh giá kỹ lưỡng, nhà tư vấn có thể xác định các điểm mạnh và điểm yếu trong tổ chức và đề xuất các ý tưởng để tối ưu hóa.

2. Chuẩn đoán

Giai đoạn thứ hai đề cập đến việc điều tra vấn đề thông qua quy trình thu thập dữ liệu. Dựa trên dữ liệu được thu thập trong giai đoạn đánh giá, nhà tư vấn phát triển tổ chức sẽ làm việc chặt chẽ với đội ngũ lãnh đạo của tổ chức để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và phát triển các chiến lược để thực hiện thay đổi phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

3. Thu thập và phân tích dữ liệu

Ở giai đoạn ba, các nhà tư vấn sẽ thu thập và phân tích từ các phương pháp như lấy dữ liệu hiện có trên hệ thống làm việc, bảng khảo sát, phỏng vấn hoặc quan sát. Thu thập dữ liệu là bước rất quan trọng và mất nhiều thời gian đối với sự thành công của dự án.

4. Phản hồi

Khách hàng nhận thông tin được phân tích thông qua nhà tư vấn ở giai đoạn này. Thông tin cần phải phù hợp, dễ hiểu, có hình ảnh mô tả, có tính kiểm chứng, có ý nghĩa, có thể so sánh và thúc đẩy hành động. Giai đoạn phản hồi cũng bao gồm việc xem xét các thỏa thuận sơ bộ về phạm vi và nguồn lực của dự án, dẫn đến một kế hoạch hành động nêu rõ các giải pháp thay đổi cần phát triển và xác định các chỉ số thành công dựa trên phân tích thông tin và dữ liệu.

5. Thiết kế chiến lược và kế hoạch hành động

Sau khi cung cấp phản hồi cho khách hàng bước tiếp theo cần tiến hành đưa ra biện pháp can thiệp phù hợp với nhu cầu và năng lực của tổ chức cũng như xác định tiêu chí đánh giá và đo lường. Đây là một phần quan trọng trong quá trình phát triển tổ chức, chỉ khi các tiêu chí được xác định rõ ràng thì sự tiến bộ mới được đo lường một cách chính xác nhất.

6. Lãnh đạo và quản lý sự thay đổi

Sự thay đổi rất khó khăn với ước tính tỷ lệ thất bại là 50 – 70%. Bí quyết quản lý thay đổi hiệu quả xoay quanh việc thúc đẩy thay đổi, nuôi dưỡng động lực, xây dựng tầm nhìn, hỗ trợ phát triển, quản lý quá trình chuyển đổi và duy trì tiến độ.

7. Đánh giá và thể chế hóa sự thay đổi

Cơ hội cải tiến sẽ xuất hiện sau khi hệ thống mới được triển khai, góp phần tạo nên trải nghiệm tốt cho khách hàng và nhân lực. Sau đó tổ chức sẽ đánh giá kết quả và hiệu quả đạt được sau quá trình phát triển tổ chức để điều chỉnh và cải tiến liên tục.

5. Kết luận

Phát triển tổ chức là một quá trình thiết yếu đối với bất kỳ công ty nào muốn duy trì tính cạnh tranh và thành công. Để phát triển tổ chức thành công, cần xác định rõ mục tiêu, chiến lược, áp dụng các phương pháp phù hợp và đánh giá kết quá để điều chỉnh và cải tiến liên tục.

Qúa trình phát triển tổ chức không chỉ giúp nâng cao hiệu quả của tổ chức, chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà còn góp phần tạo ra môi trường làm việc tích cực, cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên giúp tổ chức phát triển và duy trì vị thế trên thị trường.

OOS Software có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Quản trị Nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.