Hầu hết doanh nghiệp trong mọi ngành nghề, lĩnh vực đều bị ảnh hưởng, sản xuất bị gián đoạn hoặc đình trệ, dòng tiền bị ảnh hưởng. Cách thức và quy trình làm việc bị thay đổi do nhiều nơi phải làm việc từ xa, các chế độ chính sách cần cập nhật mới.

“Truyền thông nội bộ có thể phát huy tối đa vai trò là một kênh thông tin trong việc nâng cao kiến thức phòng chống dịch và giữ gìn sức khỏe cho nhân viên. Cùng với đó, truyền thông nội bộ còn là công cụ để động viên tinh thần nhân viên vượt khó trong trường hợp công ty phải chịu những tác động tiêu cực về kinh tế”, ông Lê Quang Vũ, CEO Blue C nhận định.

Những thông điệp truyền thông về kế hoạch kinh doanh liên tục còn góp phần hỗ trợ duy trì, cập nhật tình hình và định hướng kinh doanh. Ngoài ra, truyền thông nội bộ còn là kênh để chia sẻ cách thức thích ứng với môi trường và điều kiện làm việc trong mùa dịch như làm việc từ xa, họp qua mạng, thay đổi giờ giấc, nội quy…

Ngay từ thời điểm dịch có dấu hiệu bùng phát, nhiều doanh nghiệp đã có những công tác truyền thông nội bộ nhanh chóng, kịp thời để không chỉ trấn an nhân viên mà còn hỗ trợ họ về vật chất, tinh thần.

Nhiều doanh nghiệp đã công bố những hướng dẫn an toàn và đăng tải, thể hiện trên nhiều kênh khác nhau như đặt standee, dán và treo áp phích tại sảnh chờ thang máy, bản tin công ty; gửi email các infographic khuyến cáo và hướng dẫn sử dụng khẩu trang, vệ sinh tay an toàn.

Ông Vũ cho biết, nhân viên Blue C được khuyến khích làm việc từ xa với giờ giấc linh hoạt, những thông tin được truyền tải đến nhóm nội bộ qua các kênh trực tuyến. Các hoạt động được nhân viên cập nhật hàng ngày trên hệ thống Basecamp giúp cá nhân ông Vũ và các thành viên khác trong công ty nắm bắt được tiến độ công việc dù không ngồi trực tiếp tại văn phòng. Ông Vũ cũng thường sử dụng ứng dụng gọi điện trực tuyến như Zoom để trao đổi với nhân viên, khách hàng, đối tác thay vì phải đến gặp trực tiếp như trước đây.

Vietnam Airlines cũng là một ví dụ điển hình khác. Đây là một trong những doanh nghiệp chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi dịch bệnh. Do đó, đội ngũ làm truyền thông nội bộ của Vietnam Airlines đã lập chuyên tin cập nhật hàng ngày trên trang tin nội bộ của mình tình hình sức khỏe cán bộ nhân viên, bao gồm bộ phận phi hành gia, tiếp viên – những người thường xuyên di chuyển tới các quốc gia đang trong vùng dịch. Chuyên tin này còn chia sẻ những câu chuyện do chính những người trong cuộc kể để giúp những nhân viên hiểu hơn về đồng nghiệp của họ và cách Vietnam Airlines đang cùng chung tay chống dịch ra sao.

Hay đội ngũ làm văn hoá và đoàn thể của Tập đoàn FPT vào ngày 24/2 đã triển khai một sự kiện dù rất nhỏ nhưng rất ý nghĩa. Nhận thấy hoa hồng Đà Lạt không bán được do ảnh hưởng của mùa dịch Covid-19, đội ngũ của FPT đã vận động ủng hộ ngân sách để mua 2.000 bông hoa hồng tặng cho tất cả cán bộ nhân viên của các công ty ở toà nhà FPT Tân Thuận 2 (TP. HCM) với một điều ước chung là dịch bệnh mau chóng qua đi, mọi thứ được trở về nhịp sống. Những người được nhận hoa đều thấy bất ngờ và cảm thấy vui vẻ cho một ngày đầu tuần.

Trong nguy luôn có cơ

CEO Blue C nhìn nhận, dịch bệnh đang ảnh hưởng rất lớn đến công việc kinh doanh, sản xuất của công ty, nhưng trong nguy luôn có cơ. Trong bối cảnh dịch, doanh nghiệp có thể làm ba thứ gồm: rà soát và tối ưu quy trình, quy chuẩn; nghiên cứu phát triển sản phẩm mới; đào tạo cho nhân viên.

Trong thời điểm này, đào tạo cho nhân viên chắc chắn là một lựa chọn phù hợp. Đào tạo sẽ giúp nhân viên chuẩn bị sẵn sàng những kỹ năng, kiến thức để có thể bắt tay ngay vào làm khi dịch qua. Đào tạo cũng là cách để duy trì động lực cho nhân viên.

Ông Vũ cho rằng, việc đào tạo này không khó, quan trọng là cách thức đào tạo và nội dung đào tạo. Để khuyến khích được nhân viên hăng hái tham gia, cần biết tận dụng đào tạo theo hình thức trực tuyến. Việc đào tạo trong thời điểm dịch có thể thông qua microlearning, webinar hoặc các khóa học trực tuyến do một số tổ chức uy tín đào tạo.

Trong đó, microlearning là hình thức chia nhỏ các nội dung đào tạo, mỗi bài giảng chỉ khoảng bảy phút, học từ những thứ nhỏ nhất. Thời lượng học mỗi ngày không quá nhiều. Học qua webinar là học qua video trực tuyến, mọi người cùng tham gia, tương tự như một buổi hội thảo trực tuyến. Sử dụng phần mềm Zoom là một cách tiện lợi để nhân viên vừa theo dõi bài giảng, vừa có tương tác trực tiếp với giảng viên.

Doanh nghiệp cũng nên tài trợ cho nhân viên tham gia một số khóa học trực tuyến thật sự hữu ích của những tổ chức danh tiếng như Đại học Harvard, Cambridge. Một số gợi ý cho các trang học trực tuyến là Coursera, edX, Udemy,…

Ông Vũ cho biết, nhân viên tại Blue C được khuyến khích học các khóa về truyền thông nội bộ, văn hóa doanh nghiệp trên hệ thống Everlearn. Sau kỳ học, nhân sự sẽ được làm bài kiểm tra và có chính sách thưởng – phạt rõ ràng.

Theo vị chuyên gia này, nội dung đào tạo nên tập trung vào câu chuyện văn hóa doanh nghiệp, sản phẩm và quy trình. Với truyền thông nội bộ, nội dung nên tập trung vào các câu chuyện liên quan đến tình hình chung của ngành, tình hình của doanh nghiệp và các quyết sách ứng phó, những kịch bản cho các tình huống xấu hơn kèm giải pháp, những câu chuyện động viên tâm lý nhân viên, kêu gọi đồng lòng vượt khó, những chương trình nhằm chia sẻ thực chất các gánh nặng của cả doanh nghiệp và nhân viên và không quên truyền thông về những tín hiệu tích cực dù nhỏ nhoi trong “tâm bão”.

Doanh nghiệp cần đặt mình vào vị trí của nhân viên

Dịch Covid-19 đang ảnh hưởng rất nặng nề đến nhiều doanh nghiệp. Và cực chẳng đã, một số doanh nghiệp đã phải tính đến câu chuyện đóng cửa, cho nhân viên nghỉ việc. Mới đây, trên Facebook đã lan truyền nhanh chóng đoạn video quay lại cảnh một nữ quản lý khách sạn Hanoi Emerald Waters buộc lòng phải thông báo cho nhân viên nghỉ việc tạm thời.

Nữ quản lý đưa ra hai phương án cho nhân viên lựa chọn. Thứ nhất, tất cả những người quyết định về quê sinh sống trở lại sẽ được công ty hỗ trợ lương thất nghiệp 1,5 triệu đồng/tháng. Nếu tình hình này diễn ra trong bốn tháng, họ sẽ được công ty trả 6 triệu vào ngày mùng 5/8, sau khi đi làm trở lại.

“Tại sao đến tận ngày đó mới trả? Bởi nếu trả ở thời điểm này, nói thật là công ty không đủ tiền. Mười ngày qua, gom tiền để trả tiền điện thôi mà cũng thực sự khó khăn. Mỗi ngày khách sạn thu được một hoặc ba triệu, riêng tiền điện của toàn công ty đã 3 – 4 trăm nghìn rồi”, nữ quản lý nói trong đoạn video. Tuy nhiên, bất kỳ khi nào nhận thấy đã giải quyết ổn thỏa vấn đề tài chính, công ty sẵn lòng yêu cầu bộ phận kế toán làm việc.

Ở phương án thứ hai, những người không thể về quê sẽ đi làm đủ 18 ngày công và được nhận bốn triệu đồng. Nữ quản lý nói: “Giờ phút này không còn chức vụ, không còn ranh giới giữa sếp với nhân viên nữa, bây giờ là lúc chúng ta đối xử như nhau. Bếp trưởng bình thường 20 triệu nay cũng nhận bốn triệu. Hãy cố gắng, vì tình hình khó khăn hiện tại mà mọi người hãy bỏ qua những thắc mắc như “Tại sao mình đang mức lương 12 triệu mà giờ chỉ còn bốn triệu?” Theo đó, chính sách này sẽ được áp dụng ngay từ 1/3.

Đứng trước đông đảo nhân viên khách sạn, nữ quản lý nghẹn lời: “Chúng ta không như vậy. Một ngày mở mắt ra, phòng không được bán, phòng đó vẫn được chi trả. Nhiều người không làm ngành này nên họ nói rất vô cảm nhưng chúng ta sống trong ngành này phải hiểu, nỗi đau mà chúng ta không thể chia sẻ được.”

Bà này chia sẻ, đây là điều bà chưa từng chứng kiến trong những năm làm nghề. So với dịch SARS năm 2003, Hà Nội không như bây giờ, chỉ có mười khách sạn mà khách sạn to nhất cũng chỉ có 15 nhân viên.

Khách sạn Hanoi Emerald Waters dường như là khách sạn đầu tiên buộc phải cho nhân viện tạm nghỉ việc. Các đơn vị khác dù không nói ra phương án nhưng cũng đang như ngàn cân treo sợi tóc nếu tình hình dịch bệnh không thuyên giảm.

Theo ông Vũ, với những doanh nghiệp chịu tác động trực tiếp của dịch như vận tải, hàng không, du lịch, lưu trú, sản xuất thì có thể coi đây là một cuộc khủng hoảng (thuộc nhóm khủng hoảng do tác động của bên ngoài: thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh…). Do vậy cách ứng xử của doanh nghiệp này phải giống như ứng xử với một cuộc khủng hoảng.

“Nếu buộc phải cho nhân viên nghỉ việc tạm thời, hãy đặt mình vào vị trí của nhân viên để hỗ trợ họ cả về vật chất lẫn tâm lý. Cùng họ xây một chương trình ưu tiên quay trở lại khi phục hồi. Nếu buộc nhân viên phải nghỉ hẳn, hỗ trợ họ tối đa trong quá trình tìm việc mới”, CEO Blue C nói.

Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có đặc thù khác nhau dẫn đến cách xử lý khác nhau. Ông Vũ cho rằng lãnh đạo là người hiểu rõ nhất việc nên nói gì, làm gì trong tình cảnh của mình. Có một số doanh nghiệp lớn thì lãnh đạo tự nguyện làm không lương, một số thì vận động nhân viên nghỉ phép năm, giảm lương, một số thì chuẩn bị cả tinh thần sẽ có đình công khi mất việc đồng loạt.

Thời điểm này, các doanh nghiệp nên có các kịch bản tốt, trung bình và xấu và thực hiện truyền thông công khai, minh bạch để nhân sự không bị thiếu thông tin đồng thời có thể thấu hiểu cho những khó khăn của doanh nghiệp. Nếu xảy ra kịch bản nào, nhân viên cũng sẽ được biết trước.