Một trong những câu hỏi đau đầu mà ai làm sếp rồi ai làm Nhân sự đề phải phải trả lời. Đó là “cách quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả ?” Thực ra để trả lời được câu này là cả 1 nỗ lực lớn và trường kỳ. Vì đơn giản, mỗi cây mỗi hoa, mỗi nhà mỗi cảnh. Và công ty cũng vậy. Mỗi công ty, mỗi lĩnh vực một kiểu. Rồi thì mỗi nhân viên một kiểu. Làm sao đây ?
Theo cá nhân tôi, trước hết chúng ta nên có cùng cái nhìn cùng 1 khái niệm trước khi bàn sâu hơn. Quản lý chính là 1. theo dõi ; 2. kiểm tra; 3. đánh giá; 4. điều chỉnh để đạt được mục đích. Nếu tìm hiểu về quản lý thì sẽ thấy nhiều định nghĩa hơn nữa như:
– Tailor: “Làm quản lý là bạn phải biết rõ: muốn người khác làm việc gì và hãy chú ý đến cách tốt nhất, kinh tế nhất mà họ làm ” .
– Fayel: “Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, chính phủ) đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát. Quản lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát ấy”.
– Hard Koont: “Quản lý là xây dựng và duy trì một môi trường tốt giúp con người hoàn thành một cách hiệu quả mục tiêu đã định”.
– Peter F Druker: “Suy cho cùng, quản lý là thực tiễn. Bản chất của nó không nằm ở nhận thức mà là ở hành động; kiểm chứng nó không nằm ở sự logic mà ở thành quả; quyền uy duy nhất của nó là thành tích”.
– Peter. F. Dalark: “Định nghĩa quản lý phải được giới hạn bởi môi trường bên ngoài nó. Theo đó, quản lý bao gồm 3 chức năng chính là: Quản lý doanh nghiệp, quản lý giám đốc, quản lý công việc và nhân công”.
Mỗi người mỗi kiểu. Tôi thì tôi quan niệm như vậy. Ông làm quản lý và là nhân viên của phòng quản lý thì các nhiệm vụ của ông sẽ là: 1. theo dõi ; 2. kiểm tra; 3. đánh giá; 4. điều chỉnh để đạt được mục đích của phòng. Thế thôi. Còn những cái mở rộng khác như kế hoạch, mục tiêu gì gì đó thì tôi nghĩ nên cho vào khái niệm quản trị.
Từ đó chúng ta bàn đến từ Quản lý Nhân sự. Quản lý nhân sự = thực hiện 4 chức năng trên đối với đối tượng là Nhân sự (hay còn gọi là nhân viên). Nhân sự với tôi mang nghĩa rộng hơn bao gồm nhân viên + sếp và các yếu tố trên sếp
Quản lý nhân sự thế nào cho hiệu quả ? Nếu bạn đang là sếp tổng của 1 công ty thì theo tôi bạn nên phân cho 1 ai đó chuyên về quản lý nhân sự. Như thế cho nhẹ đầu. Mình còn phải làm việc khác. Tiền có tự về đâu mà suốt ngày quản mới chả lý, nhân với chả sự. (Một chút tự ngẫm vào thân). Nhưng thuê thêm 1 thằng thì lại tốn thêm chi phí. Tôi nghĩ tốn cũng được. Nó lo cho mình thì mình đỡ tốn thời gian. Vấn đề chính ở đây là kiếm được đứa được việc. Mà đứa được việc đó nó phải hiểu mình, phải chủ động, phải biết nghĩ ra việc. Chứ tuyển 1 đứa về chỉ để làm bảo hiểm xã hội, chấm công không thì quá chán.
Đấy quản lý nhân sự hiệu quả đối với Big boss là vậy.
Nhưng với sếp nhỡ và anh em phòng nhân sự thì ra sao ? Đó chính là:
1. Hệ thống theo dõi thông tin nhân sự rõ ràng và Hệ thống thông tin nhân sự mà không thể trả lời các câu hỏi về nhân sự trong vòng 5 phút thì hệ thống đó không phải hoàn hảo.
Cũng không cần thiết phải phần mềm phần mềm nọ. Nhưng nếu có thì tốt thơn. Tôi nghĩ quản lý trên excel cũng ổn với quy mô công ty tầm 200 người. Hệ thống thông tin nhân sự sẽ bao gồm:
– Bảng theo dõi thông tin nhân sự: đây là bảng gồm rất rất nhiều trường từ họ tên, mã số cho đến kinh nghiệm làm việc, thời gian hết hạn hợp đồng …
– Bảng theo dõi tuyển dụng: là bảng cho thấy được ai vào công ty, mức lương bao nhiêu, ai qua thử việc, ai không qua thử việc ….
– Bảng theo dõi đào tạo: là một cái bảng khác cho thấy hết các thông tin về kinh nghiệm, chứng chỉ, các khóa học đã trải qua và những khóa học nào nên học.
– Bảng theo dõi lương: bảng cho thấy thông tin về lương, ai lương bao nhiêu, tăng lương lúc nào, tại sao lại tăng lương, lý do điều chuyển, giảm lương, thưởng ….
– Bảng theo dõi bảo hiểm xã hội: ai đã có sổ, tham gia BHXH được bao năm, sổ để đâu ….
2. Quy trình nhân sự tốt và đầy đủ:
“Do mô hình mỗi doanh nghiệp khác nhau nên việc xây dựng quy trình nhân sự cần căn cứ vào quy mô, cơ cấu tổ chức, chiến lược kinh doanh mà có thể dựa vào đó để xây dựng quy trình nhân sự phù hợp .
Thông thường quy trình nhân sự sẽ bao gồm:
1. Tuyển dụng nhân sự
2.Đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân sự.
3.Các chế độ chính sách: bao gồm: lương thưởng, chế độ phúc lợi…
4.Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật áp dụng trong công ty. (Phần này bao gồm cả các vấn đề Luật lao động, luật bảo hiểm…các luật liên quan đến nhân sự. Và những văn bản dựa theo pháp luật mà xây dựng riêng cho công ty.
5.Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp.
Thông thường là vậy, trên thực tế còn tùy thuộc vào doanh nghiệp, với đặc thù kinh doanh có thể xây dựng quy trình phù hợp…
Mỗi một bước quy trình lại bao gồm những mục nhỏ, ví dụ như:
Tuyển dụng: bao gồm: các bước tuyển dụng: Xây dựng hệ thống bản mô tả công việc cho từng vị trí chức danh công việc, các form mẫu tuyển dụng, các bước tuyển dụng theo hoạt động thực tiễn, thường thì các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ rút ngắn các bước tuyển dụng…Nhưng tiêu chí chung của các DN là: tuyển dụng nhanh, đáp ứng được đủ số lượng và chất lượng mà chi phí tuyển dụng thấp…
Do vậy, để xây dựng được 1 quy trình tuyển dụng khả thi, áp dụng vào thực tiễn thì cần xem mô hình kinh doanh của công ty bạn, tính chất và các vấn đề khác có liên quan mới có thể xây dựng quy trình hoàn chỉnh nhất.”
3. Hệ thống chính sách được phổ biến rộng rãi và đầy đủ. Các bạn xem thêm ở đây:
[Dich] Human resources policies – Tên các chính sách nhân sự trong công ty
Danh sách các quy chế, quy định cần có trong công ty … ?
Tùy vào từng lĩnh vực và ngành nghề mà công ty sẽ có những chính sách và quy định khác nhau. Tuy nhiên dù thế nào thì công ty vẫn phải có chính sách vẫn phải có nội quy và … vẫn nên có cái máy chấm công. Máy chấm công là một thứ phiền hà nhưng nó giúp ích rất nhiều cho quản lý nhân sự. Sẽ không còn kiểu đi muộn về sớm. Nhưng nó lại nảy sinh việc đi sớm làm muộn. Đến điểm danh 1 cái rồi đi ăn sáng. Sự thực là như thế. Công ty nào cũng mắc phải. Công ty nào cũng có người đến sớm, điểm danh 1 cái rồi đi ăn sáng.
Điểm qua 1 chút các loại quy chế, quy định chính sách công ty nên có:
Quy che chat luong
Quy che danh gia nang suat lam viec nhan vien
Quy che dao tao
Quy che dieu dong va thuyen chuyen nhan su
Quy che ky luat cong viec
Quy che nang cap va cap moi may tinh
Quy che phan quyen ban lanh dao
Quy che truy cap he thong thong tin
Quy dinh ve cong tac phi
QUY CHE KY LUAT LAO DONG
Quy dinh cham cong
Quy dinh ve ky luat lao dong
Quy dinh thuong gioi thieu ung vien
Với tôi chỉ cần 3 yếu tố này tôi đã cho rằng quản lý nhân sự như vậy là hiệu quả. Nhưng ở đời người ta còn muốn hơn nữa. Và rồi người đời sẽ yêu cầu, cách quản lý nhân sự hiệu quả là làm sao cho nhân viên làm việc đạt hiệu quả làm việc, năng suất làm việc cao … Tức là liên quan đến những cái thu được. Vậy thì chúng ta thêm :
4. Mô tả công việc, mục tiêu, mục đích rõ ràng:
Mô tả công việc rất quan trọng: nó xác định ai là người có trách nhiệm thực hiện công việc và ai là người đảm bảo nhiệm vụ lớn được hoàn thành. Một hệ thống mô tả công việc hợp lý, phân chia nhiệm vụ “ đúng người đúng việc” sẽ là biện pháp quản lý hiệu quả.
Một người quản lý xuất sắc là người cần đảm bảo mỗi nhân viên của mình nhận thức rõ ràng về công việc được giao. Anh em sẽ hiểu rõ vai trò của mình, làm việc với năng suất và đạt hiệu quả cao nhất nếu có sự ủng hộ cũng như hướng dẫn của sếp. Đây cũng chính là yếu tố quan trọng nâng cao mối quan hệ giữa nhân viên và sếp.
5. Hướng dẫn cụ thể, nâng cấp liên tục các kinh nghiệm và công cụ làm việc cho anh em nhân viên : Anh em có mô tả công việc, có mục tiêu mục đích nhưng không có hướng dẫn và được cung cấp các công cụ cần thiết thì tôi tin là anh em nếu có làm thì cũng chỉ được 1 hiệu quả. Các nhân viên mới thì thôi rồi khỏi phải nói. Chắc chắn là phải cần hướng dẫn. Còn các nhân viên đã có kinh nghiệm, mặc dù chúng ta có đôi phần yên tâm hơn nhưng vẫn nên có một buổi trao đổi cụ thể về cách làm để chắc chắn.
Tất yếu, nhân viên phải có tất cả công cụ vật chất và cá nhân để thực hiện công việc của họ. Chúng bao gồm dụng cụ, không gian làm việc thích hợp, sự ủng hộ của người quản lý, khả năng tiếp cận những kỹ năng và khóa học cần thiết. Ngoài ra, sự hướng dẫn cũng là điều không thể thiếu, đặc biệt trong những ngày đầu đi làm của nhân viên. Nó giúp nhân viên thích nghi với vai trò mới, hòa đồng với đồng nghiệp và môi trường làm việc một cách thoải mái.
6. Công cụ đánh giá công việc rõ ràng nhất quán.
Nên tiến hành đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên thường kì, đây là nơi nhân viên và sếp có thể thảo luận bất cứ vấn đề gì đã xảy ra và chấm điểm cho hoạt động của nhân viên. Thêm vào đó, người quản lý nên sáng tạo một diễn đàn cho những thảo luận trong công ty và giải quyết các vấn đề của nhân viên. Cuối cùng, nhân viên sẽ thỏa mãn hơn nếu lương bổng cũng được đánh giá thường kì. Rõ ràng, họ sẽ làm việc tốt hơn nếu cảm thấy được hưởng xứng đáng về mặt tài chính.
Tốt nhất là nên dùng KPI và có một buổi trao đổi cụ thể, tầm 6 tháng nên có 1 lần. Coi như là buổi xúc tiến lại.
7. Thưởng phạt chắc chắn.
Điều cuối cùng rất đơn giản: trao thưởng xứng đáng cho nhân viên vì làm việc tốt và những cống hiến của họ. Phần thưởng không nhất thiết phải là các khoản tiền hậu hĩnh. Nhân viên cũng sẽ rất cảm động nếu được thời gian nghỉ ngơi để xem các trận đấu World Cup chẳng hạn, hay tham gia các hoạt động ngoại khóa bổ ích, hoặc đơn giản hơn nữa là bữa trưa được phục vụ miễn phí. Họ sẽ hạnh phúc vì thấy được coi trọng và sẽ làm việc chăm chỉ, hiệu quả hơn nữa.
Và có thưởng phải có phạt, tôi nghĩ nên phạt một cách chắc chắn. Nói là làm. Đi muộn thì trừ phạt là điều đương nhiên. Không hoàn thành công việc giảm thu nhập là đúng. Nếu không có phạt anh em sẽ có xu hương mặc kệ công việc nhiều hơn.
Một công ty mà có đủ 7 điều này thì quá ổn rồi. Có vẽ thêm hoa lá cành thì cũng chỉ là mấy cái như: từ điển năng lực, quản trị tri thức, lộ trình công danh vv và vv. Đó chính là 7 cách để quản lý nhân sự hiệu quả.
