Hầu hết các doanh nghiệp đều phải chi trả một khoản tiền nhất định cho việc onboarding nhân viên mới. Đối với các doanh nghiệp lớn thì đây là một chi phí không hề nhỏ. Vậy làm như thế nào để tiết kiệm được những chi phí onboarding mà vẫn tạo ra môi trường tốt cho nhân viên mới. Vậy thì hãy cùng OOS Software tìm hiểu và tìm ra giải pháp phù hợp nhé.

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn (implicit cost, imputed cost, implied cost, hay notional cost) là chi phí phát sinh một cách không rõ ràng trong quá trình triển khai hoạt động nào đó và không cần thiết phải báo cáo dưới dạng chi phí riêng biệt.
Chi phí ẩn là yếu tố quan trọng cần quyết định tài chính khi phân bổ nguồn lực của cả công ty. Chi phí ẩn càng cao thì doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều vấn đề, trong đó lớn nhất là sử dụng nhân lực không còn hiệu quả.

Dưới góc độ kinh tế, việc nắm rõ chi phí ẩn sẽ giúp tính toán lợi nhuận kinh tế tổng thể công ty tốt hơn, còn chi phí hiện được dùng cho mục đích lợi nhuận kế toán. Chi phí ẩn của doanh nghiệp không được tính toán như chi phí hiện nên rất nhiều doanh nghiệp không nhìn ra được rủi ro. Một cách để hiểu rõ hơn về chi phí ẩn đó là xét đến bài toán mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng gặp phải: chi phí ẩn onboarding nhân viên mới.

Onboarding được xem là bước cuối của quy trình tuyển dụng. Quá trình onboarding là bước khép lại các thử thách cho nhân sự từ việc lựa chọn hồ sơ, phỏng vấn, làm test, từ đó nhân sự sẽ được xác nhận có thể làm việc thì đầu tiên sẽ là quy trình onboarding.

Chi phí onboarding bao gồm những chi phí ẩn nào?

Một quy trình onboarding mà nhân viên nào cũng phải trải qua khi vào công ty mới bao gồm 4 giai đoạn:

• Pre-onboarding
• Ngày đầu tiên nhận việc
• Giai đoạn thử việc
• Giai đoạn sau thử việc.

Pre-onboarding

Chi phí về giấy tờ và thủ tục

Quy trình onboarding cần khá nhiều loại giấy tờ như: đăng ký lợi ích, biểu mẫu khai thuế, hợp đồng thử việc, thỏa thuận bảo mật,…Các chi phí cho việc in ấn, giấy tờ tưởng như không đáng kể để kê khai hóa đơn, nhưng thực tế những con số này là chi phí hữu hình và nếu là công ty lớn đây không phải là con số nhỏ.
Phần còn lại của chi phí ẩn đó là thời gian tìm kiếm cho đến việc hoàn tất các loại giấy tờ cũng như xử lý nó. Đầu tiên sẽ bắt đầu từ nhân viên rồi sau đó là các bộ phận như: tuyển dụng, hành chính-kế toán, tài chính,…là những nơi liên quan và chịu trách nhiệm đến giấy tờ đó.
Quá trình tuyển dụng và giúp bạn bắt kịp tốc độ đồng nghĩa với việc công ty phải tiêu tốn nhiều nguồn lực (thời gian và vốn). Chi phí trung bình cho mỗi lần thuê mới là 4,425 đô la và chi phí điều hành trung bình cho mỗi lần thuê là 14,936 đô la, theo SHRM. Nếu coi mỗi việc tuyển dụng mới là một khoản đầu tư mà công ty thực hiện, thì có nghĩa là mục tiêu chính của công ty bạn là giữ bạn ở lại với họ trong một khoảng thời gian đáng kể.

Giai đoạn thử việc

Chi phí về cơ sở vật chất

Trong quá trình thử việc thì doanh nghiệp phải chuẩn bị một số cơ sở vật chất cho nhân viên mới, chẳng hạn như: thẻ nhân viên, máy tính, đồng phục,… Đây là những vật dụng thiết yếu mà công ty cần phải chi trả trong quá trình thử việc. Ngoài ra có rất nhiều không ty nhằm tạo môi trường thoải mái, tích cực cho nhân viên trong quá trình onboarding còn tặng quà, liên hoan chào mừng nhằm tiếp động lực cho họ.
Chi phí ẩn onboarding về cơ sở vật chất không phải là giá trị của chúng mà là chi phí mà nhân viên sử dụng trong suốt thời gian thử việc. Nếu công ty có nhiều nhân viên cùng onboarding cùng lúc thì chi phí bị tăng lên chính là những chi phí về vật dụng mà nhân viên sử dụng trong khoảng thời gian đó. Ngoài ra, nếu nhân viên bỏ việc giữa chừng hoặc không được cân nhắc lên nhân viên chính thức thì các chi phí này đã bị lãng phí.

Chi phí năng suất làm việc

Nhân viên trong giai đoạn thử việc thì có thể chưa đáp ứng được hết mong muốn của công ty, do đó những chi phí “năng suất” cũng là những chi phí ẩn onboarding. Một cuộc khảo sát với 210 CEO của Trường Kinh doanh Harvard ước tính rằng các nhà quản lý cấp trung điển hình cần 6 tháng để đạt được điểm hòa vốn (BEP). Nói cách khác, một người quản lý cấp trung phải làm việc trong hơn sáu tháng để công ty thu hồi vốn đầu tư vào việc thuê đó.

• Thông thường tháng đầu tiên: Nhân viên mới đang hoạt động với năng suất khoảng 25%, có nghĩa là chi phí cho năng suất bị mất là 75% lương của nhân viên.
• Tuần 5 đến tuần 8: Mức tăng lên 50% năng suất, với chi phí tương ứng là 50% lương của nhân viên.
• Các tuần từ 9 đến 12: Trong khung thời gian này, nhân viên thường đạt tỷ lệ năng suất lên đến 75%, với chi phí là 25% lương của nhân viên.
• Sau mốc 12 tuần: Các công ty có thể mong đợi một đợt tuyển dụng mới để đạt được năng suất cao nhất.

Nếu yêu cầu công việc phức tạp thì thời gian nhân sự làm quen càng tăng lên. Ví dụ, để đạt tới điểm hoà vốn thì một nhân viên bán hàng mới sẽ cần ít thời gian hơn nhân viên quản lý cấp cao. Ngoài ra, con số này cũng bị tác động không nhỏ bởi kinh nghiệm của các nhân viên mới.
Các ứng viên càng nhiều kinh nghiệm, làm quen nhanh với dòng công việc thì khi chuyển đổi sẽ tự nhiên hơn và cần ít thời gian thích nghi. Một nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, mỗi công ty mất trung bình từ 1-2,5% tổng doanh thu để onboarding một nhân viên mới vào luồng công việc. Do đó, chi phí ẩn ở đây là toàn bộ chi phí để đào tạo nhân viên đủ “sức” để đem lại giá trị cho doanh nghiệp.

Giai đoạn sau khi đã làm quen việc

Ở giai đoạn này, thông thường sẽ xảy ra 2 trường hợp sau khi onboarding:

• Nhân sự được đề xuất lên vị trí chính thức sau khi kết thúc thử việc, cùng đồng hành với doanh nghiệp trong tương lai.
• Trong 1-3 tháng thử việc, nhân sự sẽ bỏ việc trong khoảng thời gian đó hoặc sau khi kết thúc.

Chi phí về thời gian onboarding

Nếu quá trình onboarding không quá lâu và công việc đơn giản thì hầu như nhân viên sẽ thiếu kiến thức và kĩ năng cần thiết về chuyên môn để làm việc. Ngược lại nếu onboarding quá dài lại khiến nhân mới chán nản và không muốn thực hiện tiếp. Điều này có nghĩa là nếu quá trình onboarding nhân sự không cảm thấy hiệu quả và tốn thời gian quá nhiều thì chính là việc công ty đã tiêu tốn thời gian hay còn gọi là “chi phí cơ hội” thất thoát.

Chi phí khi nhân viên bỏ việc

Có lẽ mối quan tâm lớn nhất mà việc nhân viên nghỉ việc thể hiện là chi phí tài chính từ việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới để thay thế những nhân viên đó. Mặc dù chi phí ẩn onboarding chính xác của việc nhân viên nghỉ việc là khác nhau nhưng những khoản chi phí đó đã bị đội lên rất nhiều.
Một số nghiên cứu dự đoán rằng mỗi khi doanh nghiệp thay thế một nhân viên làm công ăn lương, trung bình sẽ phải trả từ 6 đến 9 tháng lương. Đối với một nhà quản lý kiếm được 60.000 đô la một năm, đó là 30.000 đến 45.000 đô la cho chi phí tuyển dụng và đào tạo. Tuy nhiên, doanh thu dường như thay đổi theo mức lương và vai trò của nhân viên.

Ví dụ:
1.500 đô la cho nhân viên làm việc theo giờ.
100 đến 150% lương của một nhân viên cho các vị trí kỹ thuật.
Lên đến 213% lương của một nhân viên cho các vị trí C-suite.
Trong một bài báo về việc giữ chân nhân viên, Josh Bersin của Bersin by Deloitte đã phân tích các yếu tố chính dẫn đến chi phí mất đi một nhân viên. Các chi phí mà doanh nghiệp tiêu tốn khi nhân viên mới nghỉ việc được thể hiện qua các chi phí sau:

• Chi phí tuyển dụng: Số tiền cần để tuyển dụng một nhân viên mới bao gồm quảng cáo, phỏng vấn, sàng lọc và tuyển dụng.
• Chi phí gia nhập: Chi phí onboarding giới thiệu một người mới, cụ thể là thời gian cần để đào tạo và quản lý.
• Chi phí năng suất: Phải mất từ 1-2 tháng để một nhân viên mới đạt được năng suất như nhân viên thử việc.
• Mất gắn kết: Những nhân viên khác khi thấy doanh thu cao có xu hướng rời bỏ công việc và đánh mất năng suất.
• Dịch vụ khách hàng và sai sót: Nhân viên mới mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc của họ và thường kém thành thạo hơn trong việc giải quyết vấn đề.
• Chi phí đào tạo: Trong hai đến ba năm, một doanh nghiệp có khả năng đầu tư từ 10% đến 20% tiền lương của một nhân viên hoặc hơn cho việc đào tạo.
• Tác động văn hóa: Khi có nhân sự nào đó nghỉ việc thì những người khác sẽ thắc mắc và bị tác động.

Lý do khiến chi phí cho nhân viên không được thể hiện rõ ràng là đa số các công ty đều không quan trọng việc theo dõi các chi phí tìm kiếm, chọn lọc, phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên; định hướng, đào tạo và chi phí hành chính, …. trong suốt quá trình làm việc của nhân viên. Thực tế, các bộ phận như nhân sự, tài chính, vận hành, … đều có cách đo lường và cơ chế báo cáo riêng. Để tránh việc thất thoát ngân sách tuyển dụng thì cần kiểm soát kỹ dòng chi phí này.

Làm thế nào để giảm thiểu chi phí ẩn onboarding cho doanh nghiệp?

Đối với chi phí giấy tờ

Chuẩn hóa quy trình thủ tục giấy tờ

Để giúp nhân sự có một cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc thì công ty nên đưa ra sẵn những thủ tục cần thiết nhằm hỗ trợ nhân nhân sự. Những thông tin bao gồm người liên hệ, nơi hỗ trợ, các bước tiếp theo trong quy trình,…để ứng viên không cảm thấy bối rối.

Số hóa các tài liệu có thể

Doanh nghiệp nên số hóa các tài liệu như chính sách công ty, chính sách phòng ban, chương trình đào tạo, bảng đánh giá năng lực,…Để thuận lợi cho nhân viên tra cứu thông tin thì các doanh nghiệp nên có một kho thư viện điện tử để lưu trữ. Như vậy việc tìm kiếm thông tin dễ dàng mà không mất nhiều thời gian của tất cả mọi người. Như vậy phòng nhân sự cũng đỡ tốn công sức hơn.

Yêu cầu nhân viên mới hoàn thành các thủ tục giấy tờ của họ trước ngày đi làm

Nếu thực hiện theo điều này thì nhân viên cũng đỡ tốn thời gian để điền giấy tờ thay vào đó có nhiều thời gian để trau dồi kiến thức hơn.

Đối với chi phí sử dụng cơ sở vật chất và chi phí khi nhân viên bỏ việc

Khi nhân viên nghỉ việc sẽ xảy ra rất nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Do đó cách duy nhất để khắc phục tình trạng này đó là giảm tối thiểu tỉ lệ nhân viên bỏ việc. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải vận dụng tối đa khả năng giữ người của mình.

Văn hóa doanh nghiệp vững mạnh

Văn hóa doanh nghiệp mang phong cách chuyên nghiệp và tốt sẽ khiến nhân viên mong muốn làm việc lâu dài hơn. Do đó, xây dựng văn hóa doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng đối với bất cứ công ty nào.

Tuyển chọn người phù hợp

Ngoài quan tâm đến năng lực và khả năng tiếp nhận công việc thì điều quan trọng mà chúng ta nên quan tâm chính là thái độ làm việc. Tuyển dụng những nhân viên có khả năng tiếp nhận môi trường mới, hòa đồng và có trách nhiệm là điều vô cùng quan trọng. Bởi lẽ nó sẽ giúp cả nhân viên và nhà tuyển dụng không bị lãng phí thời gian của chính mình.

Cung cấp chỉ dẫn và đào tạo sâu sát cho nhân viên

Những nhân viên có hiệu suất làm việc cao có xu hướng muốn học hỏi để nâng cao trình độ và phát triển nhiều hơn. Để giữ chân nhân viên, doanh nghiệp cần có những biện pháp giúp nhân viên linh động trong công việc hiện tại. Đảm bảo rằng họ có quyền lựa chọn cho vị trí cao hơn và tích lũy được nhiều kinh nghiệm hơn. Doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến năng suất làm việc của từng nhân viên. Những nhân viên giỏi luôn có nhu cầu học hỏi và thăng tiến không ngừng. Để đáp ứng được điều này doanh nghiệp cần có những biện pháp để thúc đảy nhân viên tốt hơn.

Đa dạng hóa phúc lợi cho nhân viên

Các chính sách về lương, thưởng hấp dẫn có tác dụng giữ chân nhân tài. Ngoài ra, các chính sách thưởng vượt hiệu suất, nghỉ phép linh hoạt, làm việc từ xa hay các ý tưởng tặng thưởng quà không dùng tiền cũng giúp doanh nghiệp “ghi điểm” trong lòng ứng viên. Nên có các chính sách khen thưởng rõ ràng, hấp dẫn để thu hút nhân viên ở lại. Ngoài ra, các chính sách khen thưởng khi vượt năng suất cũng là những ý kiến hay.

Đối với chi phí thời gian và chi phí năng suất của nhân viên

Chọn đào tạo trực tuyến

Một cách dễ dàng để giảm chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên là chọn đào tạo trực tuyến. Chi phí học trực tuyến bằng một phần ba đến một phần năm chi phí đào tạo theo kiểu lớp học có giảng viên hướng dẫn truyền thống.
Điều này là do nó giúp loại bỏ vô số chi phí trực tiếp và gián tiếp – thời gian, đi lại, ăn ở, ăn uống, thuê phòng chỉ để kể tên một số ít. IBM đã tiết kiệm được 200 triệu đô la bằng cách sử dụng học tập dựa trên công nghệ.

Tận dụng microlearning

Đào tạo nhân viên thông thường là tiêu tốn thời gian. Và khóa đào tạo càng dài, bạn càng khiến mọi người rời xa công việc.
Microlearning là một cơ chế học tập theo đó việc học được phân phối theo từng phần nhỏ, có kích thước vừa phải từ 2-5 phút để thu hút sự mong đợi về công nghệ và nhịp độ chú ý của người học hiện đại. Nó không chỉ được xây dựng để thu hút những người lao động hiện đại, do đó vượt qua các phương pháp đào tạo thông thường mà còn mất một phần thời gian để hoàn thành.
Với các công cụ như eduMe, nhân viên nhận được thông tin liên quan trong một khoảng thời gian ngắn khi họ cần, theo cách hoàn toàn phù hợp với ‘dòng chảy công việc’ tức là nhịp điệu trong ngày làm việc của họ. Điều này sẽ giúp chúng ta theo dõi được chất lượng công việc mà nhân viên đã làm để có sự điều chỉnh cho phù hợp.

Trên đây là bài viết OOS Software giới thiệu đến bạn đọc chi phí onboarding là gì hay chi phí ẩn. Bằng những thông tin hữu ích và chi tiết nêu trên hy vọng các doanh nghiệp có thể tìm tìm hướng đi hữu ích cho mình. Nếu muốn biết thêm nhiều thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp hãy truy cập ngay vào website của OOS Software nhé.