Chìa khoá dành cho các giám đốc nhân sự, các nhà quản lý nhân sự là CHỦ ĐỘNG. Có lẽ lúc này, hơn lúc nào hết, nhà quản lý nhân sự không nên chờ các chỉ thị của CEO nữa, mà cần CHỦ ĐỘNG kề vai gánh vác.
Thứ nhất:
Chủ động trong việc chuẩn bị sẵn các phương án về nhân sự theo từng kịch bản. Trong bối cảnh này, doanh nghiệp sẽ cắt giảm triệt để các chi phí lãng phí hoặc không cần thiết. Và phương án cuối cùng buộc phải áp dụng, sau khi đã cắt giảm các chi phí có thể, là cắt giảm các chi phí liên quan đến nhân sự. Đó là giảm phụ cấp, giảm lương, làm việc luân phiên, nghỉ không lương, thậm chí cắt giảm một phần nhân sự.
Vì vậy, bộ phận nhân sự sẽ phải chuẩn bị trước các kịch bản cho từng phương án này, chẳng hạn trong trường hợp phải cắt giảm 10%, 30% hoặc 50% chi phí nhân sự. Một bản đề xuất các phương án với các dòng hàng ngang là các phương án trên, các cột sẽ là: nguồn cắt giảm/cơ sở pháp lý/quản trị rủi ro. Bản đề xuất này nên được thảo luận và thống nhất với CEO trước khi CEO yêu cầu đến.
Thứ hai:
Chuẩn bị sẵn kịch bản cho các tình huống dịch Covid-19 liên quan đến công ty. Với tốc độ lây lan hiện nay, xác suất để dịch Covid-19 lây lan đến một trong các thành viên công ty là không nhỏ. Vì vậy, bộ phận nhân sự cần chuẩn bị sẵn kịch bản ứng phó cho từng tình huống. Ví dụ, tình huống trong công ty có nhân viên thuộc diện F1; toà nhà nơi công ty đặt văn phòng hoặc khu vực trong bán kính 1km có trường hợp dương tính, khu vực làm việc thuộc diện phong toả; trong công ty có trường hợp nhân viên dương tính (F0); ban lãnh đạo có thành viên dương tính (F0).
Dựa trên từng tình huống, xác định rõ các phản ứng tương ứng của công ty để khi một trong các tình huống xảy ra, cứ thế nhấn nút thực hiện. Bởi nếu để lúng túng, thông tin nhiễu loạn sẽ càng làm cho tính hình rối thêm và tạo ra các hệ quả không mong muốn. Đặc biệt, nên viết sẵn, chuẩn bị sẵn văn bản, email thông báo, quy trình xử lý, nội dung trên trang Facebook của công ty trong những tình huống, khi xảy đến chỉ cần nhấn nút “Enter”.
Thứ ba:
Cần lưu ý đến tầm quan trọng của công tác truyền thông nội bộ. Bình thường truyền thông nội bộ đã quan trọng, trong những lúc khẩn nguy, công tác này còn quan trọng gấp bội. Trong bối cảnh hiện nay, không ai biết được diễn biến của tình hình và thời điểm dịch kết thúc, mức độ bất định cao. Tình hình này cũng giống như hình ảnh tất cả cán bộ nhân viên đều ngồi trên một chuyến tàu lượn. Trừ người đầu tiên, tất cả người ngồi sau đều không biết hướng đi tiếp theo là gì, là xuống đốc đột ngột, hay lượn sang trái, sang phải nên đều bất an.
Vì vậy, truyền thông nội bộ phải giúp cho đội ngũ yên tâm, gắn kết, cùng chia sẻ và cộng tác với công ty vượt qua giai đoạn ngặt nghèo này. Các nhiệm vụ chính cần làm trong thời gian này là truyền thông về các biện pháp phòng tránh dịch và nâng cao sức khoẻ cho nhân viên; truyền thông tới nhân viên các phương án ứng phó của công ty trong từng tình huống để nhận được sự ủng hộ, chia sẻ và đồng hành từ phía nhân viên; truyền thông các thông điệp của lãnh đạo/cấp quản lý đến nhân viên để ổn định tinh thần, tăng cường đoàn kết; truyền thông về các công cụ và phương pháp làm việc trực tuyến tại nhà hiệu quả để đảm bảo hiệu suất.
Hơn lúc nào hết, truyền thông nội bộ lúc này cần là mạch kết dính các thành viên trong doanh nghiệp. Nghìn quân một ý chí, cùng đồng hành, chung tiếng nói. Thông tư tưởng, mạnh hành động. Mà để thông tư tưởng, truyền thông nội bộ phải đi trước một bước.
