Khung năng lực là một công cụ có rất nhiều ứng dụng trong doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn, tổng công ty, ngân hàng lớn…. Xây dựng thành công khung năng lực, doanh nghiệp sẽ có một công cụ mạnh mẽ để quản trị nhân sự.

Bên cạnh chấm công, tính lương và nhiều nghiệp vụ khác khung năng lực cũng là một chủ đề được giới nhân sự đặc biệt quan tâm. Theo đó, khung năng lực là một công cụ có rất nhiều ứng dụng trong doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn, tổng công ty, ngân hàng lớn…. Xây dựng thành công khung năng lực, doanh nghiệp sẽ có một công cụ mạnh mẽ để quản trị nhân sự.

Khung năng lực là gì?

1) Năng lực là gì
Khái niệm về khung năng lực được phát triển từ năng lực và được các nhà quản lý tại nhiều quốc gia áp dụng như một công cụ hiệu quả, mạnh mẽ trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Theo đó, Năng lực là khả năng áp dụng hoặc sử dụng tập hợp các kiến ​​thức, kỹ năng và các phẩm chất liên quan cần thiết để một cá nhân có thể thực hiện thành công ‘các chức năng công việc quan trọng’ hoặc các nhiệm vụ trong một vị trí xác định. Năng lực cũng được xem là yếu tố có tính chất quyết định để một cá nhân có thể làm việc hiệu quả hơn so với nhứng người khác.

Năng lực của một người có thể là do tư chất tự nhiên của người đó hoặc là do tích lũy được trong quá trình làm việc, học hỏi thực tế của người đó.

Năng lực được chia thành các dạng sau:

Kiến thức (Knowledge): Là những thông tin, sự kiện, quy luật thuộc lĩnh vực được học và nghiên cứu từ trường lớp hoặc được tích lũy từ thực tế, từ các nguồn tư liệu hoặc từ các chuyên gia có kinh nghiệm.

Kỹ năng (Skill): Mô tả những năng lực hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặc nhiều khía cạnh nào đó được sử dụng để giải quyết tình huống hay công việc phát sinh trong thực tế.

Thái độ (Attitude): Mô tả cách nhìn nhận về công việc, về nhiệm vụ, về đồng nghiệp và về cộng đồng. Thái độ chi phối cách ứng xử, hành vi và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân sự

2) Khái niệm khung năng lực

“Khung năng lực là bảng mô tả tổ hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm một cá nhân cần có để hoàn thành tốt công việc”.

Kết cấu của khung năng lực thường gồm 3 nhóm năng lực chính sau:

Nhóm năng lực chung / cốt lõi: gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí. Các năng lực cốt lõi được xác định dựa trên chiến lược, giá trị cốt lõi của công ty

Năng lực khối / chuyên môn: là các kiến thức, kỹ năng về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể cần để hoàn thành một công việc, mang tính đặc thù cho vị trí công việc hoặc bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí công việc đó.

Nhóm năng lực quản lý / lãnh đạo: là các yêu cầu đối với các công việc có tính chất quản lý bao gồm hoạch định, tổ chức, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người…) và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc.

Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản lý khác nhau.

3) Ứng dụng của khung năng lực
Được các nhà quản trị nhân sự xem như công cụ thần thánh với nhiều ứng dụng hữu ích như để đánh giá, quản lý và đưa ra các nhu cầu tuyển dụng hợp lý… Cụ thể hơn ta có thể thấy những ứng dụng như sau:

Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và lập chiến lược nhân sự
Khung năng lực là cơ sở quan trọng đối với hoạt động đào tạo. Nó giúp xác định được nhu cầu và nội dung đào tạo một cách chính xác để giúp nhân viên có thể thỏa mãn được các kỹ năng cần thiết cho công việc đồng thời phát triển đội ngũ quản lý từ những nhân viên trong chính doanh nghiệp, giúp nâng cao chất lượng người lao động, thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ và bền vững của chính doanh nghiệp, tổ chức đó.

Cơ sở trả lương và quản lý thành tích:
Có được khung năng lực, các nhà quản lý có thể dựa vào đó để đánh giá về mức độ hoàn thành công việc của người nắm giữ vị trí đó để đưa ra một chính sách đãi ngộ hợp lý, khen thưởng và phương án phù hợp để giữ chân nhân tài hiệu quả.

4) Các bước xây dựng khung năng lực
Để xây dựng được khung năng lực chính xác, áp dụng hiệu quả vào thực tiễn của doanh nghiệp bạn nên tham khảo những bước được chia sẻ bởi các chuyên gia có kinh nghiệm ngay bên dưới đây:
Chuẩn hóa hệ thống chức năng, chức danh:
Khung năng lực là tập hợp những kỹ năng, khả năng và phẩm chất của một người cho một vị trí, một phòng ban nhất định, do đó, để xây dựng thành công khung năng lực trước tiên doanh nghiệp phải xây dựng, chuẩn hóa được sơ đồ tổ chức với các chức năng, chức danh được quy định một cách rõ ràng. Từ đó xác định được năng lực nào là cần thiết, giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội.

• Xác định năng lực cần xây
  Bước tiếp theo sau khi chuẩn hóa hệ thống chức năng, chức danh là việc xác định các năng lực có thể cần đến của vị trí, phòng ban đó.
  Việc xác định khung năng lực cần xây có thể được xây dựng bởi chính những trưởng bộ phận của phòng ban đó hoặc cũng có thể được lựa chọn từ những gợi ý của bộ khung năng lực sẵn có.
  Khi tiến hành xây dựng khung năng lực doanh nghiệp cũng cần tiến hành định nghĩa bộ từ điển năng lực, hoặc có thể tham khảo từ một số bộ năng lực được phổ biến rộng rãi như từ điển năng lực Đại học Harvard (Havard University Competency Dictionary), bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực (CIPD) của Vương quốc Anh phát triển…
• Xác định năng lực và các cấp độ năng lực

Sau khi có được bộ từ điển năng lực cho các phòng ban, vị trí cụ thể trong doanh nghiệp, bước tiếp theo cần làm chính là xác định năng lực và các c ấp độ năng lực cần thiết cho các đối tượng này. Để có được hiệu quả bám sát nhất với hoạt động của các phòng ban, vị trí thì việc tổ chức một cuộc khảo sát, thảo luận ý kiến chung là biện pháp đơn giản được các chuyên gia khuyến khích thực hiện cho giai đoạn này.

Kết thúc giai đoạn này, mỗi vị trí, phòng ban trong doanh nghiệp (trừ các công việc đơn giản) đều gắn với một bộ năng lực nhất định và các cấp độ yêu cầu tương ứng. Đây chính là khung năng lực cho từng vị trí công việc.

• Đánh giá năng lực

Để đưa khung năng lực vào hoạt động thực tiễn trong doanh nghiệp một khâu quan trọng cuối cùng là phát triển các công cụ đánh giá năng lực của mỗi cá nhân và phương pháp đào tạo, phát triển gắn với mỗi loại năng lực. Bước này bao gồm những công việc chi tiết như đánh giá cá nhân, xác định khoảng cách về năng lực (Sự chênh lệch giữa năng lực yêu cầu và năng lực của cá nhân thuộc vị trí đó sau khi đánh giá). Do việc này yêu cầu về chuyên môn rất cao nên thay vì để tự nội bộ thực hiện, việc thuê các chuyên gia và đội ngũ tư vấn có chuyên môn được khuyến khích cho các doanh nghiệp.

Dựa trên những dữ liệu được cung cấp trên đây, các nhà quản lý, lãnh đạo bộ phận nhân sự có thể xây dựng bộ khung năng lực cho từng nhân viên, phòng ban trong doanh nghiệp của mình và đưa ra những chương trình đào tạo hợp lý giúp phát triển năng lực của nhân sự nói chung, gia tăng nội lực tiềm tàng của doanh nghiệp từ đó thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ, bền vững bên trong một cách hiệu quả theo mục tiêu chung đã đặt ra.

Từ khái niệm, vai trò, tầm ảnh hưởng cũng như ứng dụng của khung năng lực ta có thể thấy được tầm quan trọng của việc xây dựng khung năng lực đối với việc quản lý và phát huy nguồn nhân lực đối với một doanh nghiệp. Do đó, các nhà quản lý cần phải nghiêm túc nghiên cứu và xây dựng một bộ khung năng lực chuẩn làm cơ sở quản lý và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp