Quản trị doanh nghiệp thành công nhờ ứng dụng mô hình 5S

Quản trị tinh gọn theo phương pháp 5S và mô hình Kaizen (Nhật Bản) đang được triển khai tại nhiều doanh nghiệp (DN) và đạt hiệu quả ngoài mong đợi.

Nền tảng để phát hiện bất thường

5S theo định nghĩa của tiếng Nhật gồm Seiri (sàng lọc những thứ không cần thiết và bỏ đi), Seiton (sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (duy trì nơi làm việc bằng việc thực hiện 3S trên) và Shitsuke (sẵn sàng giáo dục, rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác). 5S là nền tảng để dễ dàng phát hiện ra điều bất thường tại nơi làm việc, từ đó liên tục cải tiến để công việc an toàn, đạt năng suất và tiết kiệm hơn.

Công ty CP Nhựa Hà Nội là nhà cung cấp phụ tùng ô tô, xe máy và linh kiện điện gia dụng, điện tử, chi tiết kỹ thuật ngành xây dựng cho nhiều hãng lớn như Toyota, Honda…

Để trở thành nhà cung cấp của các DN có vốn đầu tư từ Nhật Bản, nhất là trong lĩnh vực ô tô, xe máy, là điều không dễ dàng đối với DN Việt bởi không chỉ phải đáp ứng được yêu cầu về chất lượng, chi phí cạnh tranh mà còn về công nghệ và tính bền vững. Nhờ áp dụng phương pháp 5S và mô hình Kaizen mà Nhựa Hà Nội đã cải tiến sản xuất, tăng số lượng phụ tùng cung cấp cho Công ty Toyota Việt Nam từ 2 – 3 loại trước đây lên 29 loại hiện nay.

Theo chia sẻ từ lãnh đạo Công ty CP Nhựa Hà Nội, hơn một năm áp dụng quy tắc 5S, Công ty đã cải thiện được môi trường sản xuất, giảm diện tích mặt bằng, số lượng lưu kho, tiết kiệm thời gian và chi phí sản xuất.

Cụ thể, nhà máy ngăn nắp, sạch sẽ hơn, ý thức tuân thủ quy định của người lao động tăng lên rõ rệt. Đến nay, 100% khối sản xuất của nhà máy đã triển khai thành công 5S và hai phân xưởng đang áp dụng giai đoạn cao hơn là xây dựng công việc tiêu chuẩn và cải tiến.

Về hiệu quả kinh tế, thống kê 6 tháng đầu năm 2018, Công ty đã cắt giảm chi phí khoảng 2,8 tỷ đồng với việc cải tiến về khuôn, năng suất lao động tăng khoảng 10% so với trước.

Ông Nguyễn Hữu Phong – Trưởng phòng Kế hoạch sản xuất Công ty cho biết: “Nhựa Hà Nội đã có sự thay đổi lớn cả về chất lẫn lượng. Hiệu quả công việc tăng từ 73,7% lên 89,2%, tỷ lệ sai giảm từ 1,6% xuống còn dưới 0,5%. Việc loại bỏ quy trình trộn và tạo hạt trước khi đưa vào máy ép đã giúp nhà máy tiết kiệm được 4.052 USD/tháng về khoản chi phí nguyên vật liệu và nhân công”.

Quyết tâm và đồng lòng sẽ thành công

Cũng như Nhựa Hà Nội, để trở thành đối tác của các DN FDI trong lĩnh vực sản xuất và lắp ráp ô tô, từ năm 2007, LeGroup – công ty cung cấp phụ tùng, linh kiện trong công nghiệp phụ trợ ở ngành ô tô, xe máy, đã tiếp cận, xây dựng quy trình sản xuất tiêu chuẩn nhưng còn sơ khai, thiếu hiệu quả. Kể từ đầu năm 2014, với sự hỗ trợ, nâng cấp hệ thống quản trị từ Toyota Việt Nam, Công ty LeGroup đã áp dụng mô hình quản lý 5S một cách bài bản, triệt để và gặt hái thành công.

Tuy nhiên, không dễ áp dụng được mô hình quản trị này. Theo các chuyên gia, khó khăn lớn nhất đối với DN là sự thay đổi nhận thức của người lao động. Sự thay đổi này phải từ cấp lãnh đạo, các trưởng đơn vị đến nhân viên, công nhân, làm sao để họ thấy được tính cấp bách, sự cần thiết và những lợi ích mà 5S mang lại. Để thực hiện phương pháp 5S một cách hệ thống và đồng bộ, điều quan trọng nhất là sự quyết tâm của lãnh đạo và quản lý cấp cao của DN.

Ông Lê Tuân – Tổng giám đốc LeGroup cho biết, Công ty đã lập một phòng riêng mang tên Dự án Toyota và nhờ các chuyên gia của DN này sang hỗ trợ.

“Thời gian đầu, ban lãnh đạo nhà máy cũng khá lúng túng trong việc tìm cách thức triển khai 5S nên khó động viên, khích lệ nhân viên. Nhưng với quyết tâm cải tiến năng lực để trở thành nhà cung cấp phụ tùng cho các DN FDI và nhờ sự hỗ trợ của các chuyên gia Nhật Bản, chúng tôi đã tự tin hơn để triển khai mô hình quản trị 5S. Điều vui hơn là chính những người công nhân cũng nhận thấy lợi ích của 5S về môi trường, an toàn lao động và hiệu quả công việc, từ đó tự giác thực hiện và hài lòng về nhà máy hơn”, ông Tuân cho biết thêm.

“Sau hơn một năm, Công ty đã đưa phương pháp 5S gắn liền với các hoạt động sản xuất với sự tham gia của tất cả thành viên, từ nhân viên đến ban lãnh đạo. Từ một khu vực, dây chuyền làm chuẩn ban đầu, đến nay 100% công đoạn của nhà máy đạt chuẩn 5S và đang tiếp tục cải tiến dây chuyền tinh gọn hơn. Cùng với việc duy trì, nâng cao hiệu quả của hoạt động 5S, Công ty mở rộng sang việc xây dựng và áp dụng công việc tiêu chuẩn, cải tiến công đoạn sản xuất, hàng hóa”, ông Nam cho biết.Ông Bùi Thanh Nam – Tổng giám đốc Công ty CP Nhựa Hà Nội cho biết, trước đó, Công ty từng áp dụng mô hình sản xuất của Nhật Bản và hệ thống 5S cơ bản. Năm 2010, sau hai năm khảo sát, đánh giá của Toyota Việt Nam, Công ty trở thành nhà cung cấp vài loại linh kiện cho nhà máy ô tô Toyota. Năm 2017, việc áp dụng 5S một cách bài bản là điều kiện bắt buộc để được Toyota Việt Nam lựa chọn làm nhà cung cấp quy mô lớn và lâu dài. Do vậy, từ tháng 5/2017, Công ty đã áp dụng mô hình quản lý 5S một cách triệt để.