Quản lý hiệu suất là yếu tố quan trọng tạo nên nền tảng để các doanh nghiệp thành công hơn. Vậy cụ thể đây là gì? Quy trình thực hiện ra sao? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết sau đây.

Quản lý hiệu suất là gì?

Quản lý hiệu suất có tên tiếng Anh là “Performance Management” là quá trình giao tiếp thường xuyên giữa nhà quản lý và nhân viên nhằm cải thiện năng suất làm việc bằng cách đặt ra mục tiêu cho các bộ phận, cá nhân phù hợp với mục tiêu chiến lược chung của doanh nghiệp.

Mục đích của quản lý hiệu suất là nhằm:

• Nâng cao kết quả công việc
• Giảm thiểu tối đa chi phí, nguồn lực cần bỏ ra để đạt được kết quả như KPI ban đầu
• Tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp, tiết kiệm nguồn lực cần bỏ ra
• Xem xét và đánh giá tiến độ công việc, hỗ trợ phát triển kiến thức và kỹ năng của nhân viên

Quá trình này cần diễn ra liên tục trên tinh thần đối thoại cởi mở giữa quản lý và nhân viên, làm rõ kỹ vọng của đôi bên để thiết lập các mục tiêu hợp lý, khả thi.

Tìm hiểu thêm về quản lý hiệu suất hiệu quả trong doanh nghiệp

Lợi ích của việc quản lý hiệu suất

Tập thể đồng lòng hướng đến mục tiêu chung

Khi doanh nghiệp quản lý hiệu suất hiệu quả, toàn thể nhân viên phải gắn mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Khi nhân viên hoàn thành mục tiêu riêng có sự liên kết với mục tiêu chung của công thì thì kết quả công viên mới có giá trị về mặt hiệu suất, được doanh nghiệp ghi nhận.

Vì thế, quản lý hiệu suất dần dần giúp doanh nghiệp hình thành văn hóa hướng đến mục tiêu chung, tạo nền tảng vững chắc để phát triển bền vững.

Điều hướng kết quả kinh doanh

Các nhà quản lý căn cứ trên chỉ số hiệu suất doanh nghiệp để hoạch định mục tiêu, định hướng phát triển các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách vững mạnh và cân bằng hơn.

Khi doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng mạnh nhưng đội ngũ nhân sự chưa đáp ứng đủ yêu cầu, bạn có có thể tuyển dụng thêm nhân sự để mở rộng quy mô. Hoặc nếu nhân viên đang thiếu mục tiêu làm việc, hiệu suất thấp,… doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động tiếp thị, tăng thêm khách hàng và dự án, giúp nhân viên làm việc hiệu quả, năng suất.

Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực

Quản trị hiệu suất cũng chính là quá trình nhà quản lý phải phát triển và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực. Kết quả công việc chỉ thực sự chất lượng khi nhân sự được giao đúng người, đúng việc. Đây chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp mở ra cánh cửa phát triển vững bền trong tương lai.

Thúc đẩy sự sáng tạo của nhân viên

Khi doanh nghiệp thực hiện việc quản trị, nhân viên sẽ bước vào giai đoạn cam kết nâng cao hiệu suất. Trung bình, chỉ cần nhân viên tăng thêm 1% hiệu suất/ngày/tuần thì doanh nghiệp của bạn đã và đang phát triển tốt.

Để đáp ứng các mục tiêu đề ra, nhân viên phải phát huy khả năng sáng tạo trong công việc, tuân thủ những kỷ luật và gắn kết với nhau hơn. Đặc biệt, khi tập trung vào việc đạt hiệu suất, nhân viên sẽ biết rõ mình cần phát triển theo hướng nào, biết rõ nên và không nên làm gì.

4 bước xây dựng quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả

Sau đây là quy trình các bước để xây dựng quy trình quản lý hiệu suất tốt nhất cho doanh nghiệp hiện nay:

Xây dựng kế hoạch

Xây dựng kế hoạch là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý hiệu suất. Hoạt động này được ví như xây móng cho ngôi nhà, tạo nền tảng vững chắc nhất cho doanh nghiệp theo thời gian. Ở bước này, các cấp quản lý cần thống nhất mục tiêu cần đạt được và kế hoạch thực hiện.

Sau khi xác định mục tiêu chung, doanh nghiệp cần công bố công khai, minh bạch đến toàn nhân viên. Thông thường, các mục tiêu xoay quanh việc mở rộng thị trường, nâng cao doanh thu, gia tăng lợi nhuận, phát triển nguồn nhân lực,… Đặc biệt, các mục tiêu này phải gắn với định hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Muốn lập kế hoạch hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình SMART. Mô hình này giúp doanh nghiệp của bạn lên kế hoạch phát triển bám sát thực tế và nhiều điều nội tại mà doanh nghiệp cần. SMART là viết tắt của:

• S – Specific: Cụ thể
• M – Measurable: Có thể đo lường được
• A – Attainable: Mang tính khả thi
• R – Relevant: Một cách thực tế
• T – Time-bound: Có thời hạn để hoàn thành

Thực hiện kế hoạch

Dựa theo mục tiêu đã xác lập, các cấp quản lý doanh nghiệp thực hiện phân công công việc cho các bộ phận, phòng ban và cá nhân, tiến hành thực hiện kế hoạch theo đúng thời hạn đã hoạch định.

Theo dõi tiến độ

Trong quá trình thực hiện mục tiêu, hiệu suất làm việc của nhân viên dễ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Vì thế, các cấp quản lý cần theo dõi tiến độ sát sao và thực hiện 3 điều sau:

• Giám sát định kỳ hàng tháng, hàng quý để đảm bảo toàn thể nhân viên đang làm việc đúng tiến độ, đi đúng hướng. Chu kỳ giám sát không nên quá dài vì làm giảm giá trị của việc giám sát, không khắc phục kịp những vấn đề, sự cố phát sinh. Việc giám sát nên thực hiện trên tinh thần tìm ra những thiếu sót để kịp thời tháo gỡ, giải quyết.

• Đồng hành cùng nhân viên bằng cách hỗ trợ họ nhiệt tình để đạt đến kết quả công việc tốt nhất. Không nên biến quy trình giám sát thành một hoạt động khiến nhân viên của bạn cảm thấy áp lực.

• Điều chỉnh mục tiêu kịp thời khi thị trường có sự thay đổi. Đây là một bước quan trọng có ý nghĩa trong quy trình giám sát, vừa giúp nhân viên hoàn thành công việc đúng kế hoạch, vừa đảm bảo hướng đến một kết quả phù hợp, linh hoạt, không máy móc.

Để quy trình giám sát diễn ra hiệu quả và thuận lợi, doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình SMARTER. Mô hình này được thiết lập và theo dõi thực hiện mục tiêu gắn với việc đánh giá, điều chỉnh lại các mục tiêu khi cần. SMARTER có thể giúp toàn thể doanh nghiệp thực hiện kế hoạch hiệu quả, năng suất trong điều kiện phù hợp nhất.

Đánh giá hiệu quả

Bước cuối cùng trong quy trình quản lý hiệu suất doanh nghiệp là đánh giá và phản hồi để có thêm căn cứ chính xác nhằm ghi nhận hiệu suất làm việc, kết quả và nỗ lực của từng nhân viên.

Để đánh giá hiệu quả, bạn có thể áp dụng bộ các câu hỏi sau đây:

• Mục tiêu đặt ra từ đầu có phù hợp tình hình thực tế hay không?
• Mục tiêu có liên kết với mục tiêu chung của công ty hay không?
• Nhân viên học hỏi thêm kỹ năng, tích lũy thêm kinh nghiệm nào hữu ích hay không?
• Nhân viên đã hoàn thành công việc được giao ở mức không đạt/đạt/xuất sắc như thế nào?
• Công ty có hỗ trợ kịp thời để nhân viên hoàn thành mục tiêu hay không?
• Trong tương lai, các mục tiêu cần điều chỉnh như thế nào để tăng hiệu quả?
• Công việc hoặc khía cạnh nào cần cải thiện, cần sắp xếp hợp lý?

Khi tiến hành phản hồi và đánh giá kết quả, các nhà quản lý cũng cần trao tặng những phần thưởng xứng đáng dành cho nhân viên làm việc hiệu quả để khích lệ tinh thần làm việc, gia tăng động lực cho nhân viên trong những dự án tiếp theo.

Việc khen thưởng cần thực hiện đúng quy định, công bằng và minh bạch để nhân viên cảm thấy được ghi nhận. Với nhân viên chưa hoàn thành tốt sẽ có thêm động lực để nỗ lực. Bên cạnh việc thưởng tiền, doanh nghiệp còn có thể tặng chuyến du lịch, kỳ nghỉ dưỡng, bằng khen, kỷ niệm chương,….

Với những nhân viên chưa đạt hiệu quả công việc như mục tiêu đề ra, nhà quản lý nên phản hồi 1:1 trên tinh thần lắng nghe, hỗ trợ cách giải quyết và tháo gỡ khó khăn, để nhân viên cảm thấy mình được trọng dụng, không cô đơn trong hành trình sắp tới.

>>> Đừng bỏ lỡ: 7 Bước quản trị rủi ro hiệu quả không thể thiếu cho doanh nghiệp

Các yếu tố giúp quản lý hiệu suất hiệu quả

Sau đây là 5 yếu tố để giúp cho việc quản lý hiệu suất đạt được hiệu quả tối ưu nhất:

• Thiết lập mục tiêu kế hoạch
• Công nhận cống hiến của nhân viên
• Phản hồi, đánh giá khách quan, chính xác
• Minh bạch trong giao tiếp
• Trau dồi kỹ năng cho nhân viên

Thiết lập mục tiêu kế hoạch

Để quản lý hiệu suất hiệu quả, các cấp quản lý cần truyền tải đầy đủ và chi tiết đến nhân viên. Đồng thời giải thích để nhân viên hiểu được tầm quan trọng của kế hoạch, giúp tạo thêm động lực cho nhân viên làm việc chăm chỉ, nỗ lực.

Để xây dựng mục tiêu hiệu quả, quản lý kết hợp cùng nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp và xây dựng nhằm giúp kế hoạch được thực hiện trơn tru nhất.

Công nhận cống hiến của nhân viên

Sau bước đánh giá hiệu quả dự án, doanh nghiệp cần công nhận những đóng góp của nhân viên trong kế hoạch, mục tiêu đó. Khen thưởng nhân viên xuất sắc, có cống hiến sẽ giúp họ cảm thấy được ghi nhận, được coi trọng, tạo thêm động lực cho chính họ và những nhân viên khác cùng cố gắng phát triển theo.

Phản hồi, đánh giá khách quan, chính xác

Muốn quản lý hiệu suất được cụ thể, người quản lý cần phản hồi kế hoạch đều đặn một cách khách quan nhất. Đây là cách để đánh giá tiến độ quá trình thực hiện, giúp nhân viên nắm được những vấn đề phát sinh và sửa đổi sao cho phù hợp.

Minh bạch trong giao tiếp

Toàn bộ thông tin về kế hoạch cần được cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời cho những nhân sự liên quan đến kế hoạch. Điều này giúp nhân viên nắm rõ thông tin, hiểu được toàn bộ ngay từ đầu để giai đoạn thực thi được nhanh chóng, hiệu quả. Các cấp quản lý cần chia sẻ minh bạch cho nhân viên để tạo cảm giác tin tưởng cho cả đôi bên.

Trau dồi kỹ năng cho nhân viên

Mọi nhân viên đều mong muốn được trau dồi kiến thức và học hỏi mỗi ngày. Vì thế, quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên training kỹ năng, kiến thức trong công việc giúp họ tiến bộ và phát triển hơn.

Quản lý hiệu suất là hoạt động bắt buộc phải có tại các doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích trong việc hướng đến tăng trưởng chung, phát triển bền vững. Để quy trình quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước cần làm để việc quản lý mang lại hiệu quả nhất.