Trong thế giới kinh doanh hiện đại, các doanh nghiệp liên tục tìm kiếm những cách sáng tạo để tối ưu hóa quy trình quản lý Nhân sự và tăng tối đa tiềm năng của lực lượng lao động tại doanh nghiệp. Một trong những giải pháp đã nhận được rất nhiều sự chú ý là Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS). Vậy HRIS là gì? và HRIS làm thay đổi hoạt động quản lý Nhân sự như thế nào? Trong bài viết này, chúng ta sẽ đào sâu vào HRIS, để hiểu rõ về các chức năng, lợi ích và vai trò của HRIS trong việc cách mạng hóa quản lý Nhân sự.
HRIS là gì?
HRIS, viết tắt của Hệ thống Thông tin Nhân sự, là một chương trình hoặc giải pháp trực tuyến, cho phép tổ chức quản lý hiệu quả các quy trình Nhân sự và dữ liệu nhân viên của mình. Nó được sử dụng như một kho chứa trung tâm, tập hợp các chức năng Nhân sự khác nhau, bao gồm thông tin nhân viên, lương bổng, quản lý lợi ích, theo dõi thời gian làm việc và nghỉ phép, quản lý hiệu suất, tuyển dụng và nhiều hơn nữa.
Vai trò và lợi ích của HRIS trong quản trị nhân sự
Quản lý thông tin nhân viên: HRIS giúp tổ chức tổng hợp, lưu trữ và quản lý thông tin chi tiết về thông tin nhân viên, bao gồm hồ sơ, thông tin liên hệ, quá trình làm việc, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc,…. và các tài liệu quan trọng khác. Điều này tạo điều kiện cho việc quản lý thông tin nhân viên một cách tổ chức, dễ dàng tra cứu và nhanh chóng truy xuất thông tin khi cần thiết.
Quản lý tiền lương và phúc lợi: HRIS hỗ trợ tính toán tiền lương, quản lý các chế độ phúc lợi cho nhân viên như bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, nghỉ phép, và kế hoạch hưu trí,…. Hệ thống này giúp tự động tính toán các khoản tiền lương và phúc lợi dựa trên các thông tin cá nhân của nhân viên và các quy định cụ thể. Điều này giảm thiểu sai sót và công việc thủ công, đồng thời đảm bảo tính chính xác và công bằng trong việc quản lý tiền lương và phúc lợi.
Quản lý đào tạo và phát triển: HRIS ghi nhận và theo dõi thông tin về các khóa đào tạo và chương trình phát triển cho nhân viên. Hệ thống này cho phép tổ chức xây dựng và quản lý các chương trình đào tạo, theo dõi tiến độ và kết quả đào tạo của từng nhân viên. Ngoài ra, HRIS cũng cung cấp thông tin về kiến thức và kỹ năng của nhân viên, giúp đảm bảo rằng họ được tiếp cận và phát triển những kỹ năng cần thiết, vạch ra lộ trình đào tạo phù hợp để nâng cao hiệu suất làm việc.
Quản lý hiệu suất: HRIS giúp đánh giá hiệu suất của nhân viên, xây dựng mục tiêu và theo dõi tiến độ công việc. Hệ thống này cho phép tổ chức đánh giá và đo lường hiệu suất dựa trên các tiêu chí và chỉ số xác định trước. Điều này giúp nhà quản lý và nhân viên cùng nhau xác định điểm mạnh, điểm yếu và cải thiện hiệu suất làm việc. Qua đó, HRIS đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu quả làm việc và phát triển năng lực của nhân viên.
Thông qua việc tích hợp các chức năng quản trị nhân sự trên một nền tảng duy nhất, HRIS mang lại sự toàn diện và hiệu quả trong quản lý nhân sự. Từ việc quản lý thông tin nhân viên, tính toán tiền lương và phúc lợi, quản lý đào tạo và phát triển đến quản lý hiệu suất, HRIS đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình và tăng cường hiệu suất làm việc của tổ chức.
Lợi ích của HRIS trong quản trị nhân sự
Tăng hiệu suất và năng suất HRIS đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu suất và năng suất của tổ chức. Bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thủ tục hành chính và áp dụng tự động hóa, HRIS giúp nhân viên sử dụng thời gian và năng lượng một cách hiệu quả hơn cho công việc chính.
Cải thiện quy trình và tương tác HRIS cung cấp một cơ sở dữ liệu chính xác và dễ truy cập, tạo điều kiện cho sự tương tác và giao tiếp thông tin linh hoạt giữa các bộ phận trong tổ chức. Nhờ đó, quy trình làm việc trở nên hiệu quả hơn, thông tin được chia sẻ một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó tạo điều kiện cho sự phối hợp và cộng tác tốt hơn trong tổ chức.
Tối ưu hóa chi phí và tiết kiệm tài nguyên HRIS giúp giảm thiểu công việc thủ công và tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho tổ chức. Việc áp dụng hệ thống tự động hóa trong quản trị nhân sự giảm thiểu sai sót và loại bỏ các công việc không cần thiết, giúp tiết kiệm chi phí và tài nguyên liên quan đến quản trị nhân sự.
Tăng cường sự minh bạch và tuân thủ quy định HRIS đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật lao động và tạo sự minh bạch trong việc quản lý nhân sự. Hệ thống giúp tổ chức tổng hợp và lưu trữ thông tin liên quan đến quy định lao động và chính sách nhân sự, từ đó đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy trình. Sự minh bạch này tạo niềm tin và sự công bằng cho nhân viên, đồng thời giúp tổ chức tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến quản trị nhân sự.
Tóm lại, HRIS mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho quản trị nhân sự, từ tăng hiệu suất và năng suất, cải thiện quy trình và tương tác, tối ưu hóa chi phí và tiết kiệm tài nguyên đến tăng cường sự minh bạch và tuân thủ quy định. Việc sử dụng HRIS giúp tổ chức nắm bắt và quản lý tốt nguồn nhân sự, đồng thời tạo sự phù hợp và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
5 chức năng thông tin quan trọng của Hệ thống thông tin nhân sự HRIS:
Lưu trữ, xử lý và quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên: HRIS cung cấp nơi lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên, bao gồm chi tiết cá nhân, lịch sử làm việc, chức danh công việc và thông tin liên hệ. Điều này giúp các chuyên viên Nhân sự dễ dàng truy cập và cập nhật hồ sơ nhân viên một cách hiệu quả.
Quản lý lương và lợi ích: HRIS đơn giản hóa quy trình tính lương và quản lý thưởng, trợ cấp bằng cách tự động tính toán, khấu trừ thuế và tạo ra báo cáo chính xác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sai sót so với việc xử lý thủ công.
Theo dõi thời gian làm việc: Bằng việc tích hợp tính năng theo dõi thời gian làm việc, HRIS loại bỏ việc sử dụng bảng chấm công thủ công và cung cấp quy trình thuận tiện để ghi nhận công, nghỉ phép và vắng mặt của nhân viên.
Quản lý hiệu suất: HRIS hỗ trợ quản lý hiệu suất bằng cách tự động hóa việc đánh giá hiệu suất, đặt mục tiêu và theo dõi tiến trình. Nó cho phép chuyên gia Nhân sự cung cấp phản hồi kịp thời, xác định nhu cầu đào tạo và đánh giá hiệu suất của nhân viên một cách hiệu quả.
Tuyển dụng và Onboarding: Với HRIS, tổ chức có thể tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và onboarding. Từ đăng tuyển công việc đến quản lý ứng viên và tiến hành kiểm tra lý lịch, HRIS cung cấp một giải pháp toàn diện để tối ưu hóa công việc tuyển dụng.
Xem thêm: Các bước xây dựng quy trình tuyển dụng chuẩn cho doanh nghiệp
Lựa chọn và triển khai Hệ thống thông tin nhân sự HRIS
Đánh giá nhu cầu và yêu cầu của tổ chức: Trước khi lựa chọn và triển khai HRIS, tổ chức cần tiến hành đánh giá kỹ càng về nhu cầu và yêu cầu của mình. Điều này bao gồm việc xác định các chức năng cần thiết, số lượng nhân viên sử dụng hệ thống, quy trình công việc hiện tại, và các yêu cầu pháp lý và an ninh thông tin.
Xem xét tính linh hoạt, mở rộng và tích hợp của hệ thống: Khi lựa chọn HRIS, tổ chức nên xem xét tính linh hoạt, mở rộng và tích hợp của hệ thống. Một HRIS linh hoạt cho phép tổ chức tùy chỉnh và điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể của mình. Tính mở rộng của hệ thống cho phép thêm các tính năng và chức năng mới khi cần thiết. Đồng thời, khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức như hệ thống quản lý tài sản hoặc hệ thống kế toán là rất quan trọng để tạo sự liên kết và tương tác dữ liệu hiệu quả.
Đảm bảo an ninh thông tin và bảo mật dữ liệu: An ninh thông tin và bảo mật dữ liệu là yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc lựa chọn và triển khai HRIS. Tổ chức cần đảm bảo rằng hệ thống HRIS đáp ứng các tiêu chuẩn an ninh và tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân. Điều này bao gồm việc mã hóa dữ liệu, cung cấp quyền truy cập phù hợp, và thực hiện các biện pháp bảo mật để ngăn chặn việc truy cập trái phép hoặc mất mát dữ liệu.
Đào tạo và hỗ trợ người dùng trong quá trình triển khai: Quá trình triển khai HRIS đòi hỏi sự hỗ trợ và đào tạo cho người dùng trong tổ chức. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo về cách sử dụng hệ thống, từ việc nhập dữ liệu đến thực hiện các tác vụ cụ thể. Hỗ trợ kỹ thuật cũng là một yếu tố quan trọng để giúp người dùng giải quyết các vấn đề kỹ thuật và tận dụng toàn bộ tiềm năng của hệ thống HRIS.
Kết luận:
Hiện nay, HRIS không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý thông tin nhân sự, mà còn trở thành một nền tảng kỹ thuật số toàn diện để tối ưu hoá các quy trình nhân sự, cung cấp thông tin phân tích và hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Các tính năng tiên tiến như self-service cho nhân viên, tích hợp trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu sẽ tiếp tục phát triển và làm thay đổi cách tổ chức quản lý và tương tác với nhân viên.
Trên hành trình phát triển này, HRIS đã trở thành một công cụ không thể thiếu để giúp tổ chức quản lý và tối ưu hóa nguồn lực nhân sự của mình, từ việc quản lý thông tin cá nhân đến phân tích dữ liệu và kế hoạch chiến lược.
Hãy khám phá sức mạnh của HRIS và mở khóa toàn bộ tiềm năng của bộ phận Nhân sự, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong thế giới kinh doanh hiện đại.
OOS Software có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Tuyển dụng cho Doanh nghiệp của bạn.
