Cổng thông tin nội bộ (web portal/intranet portal) là một kênh truyền thông nội bộ được thiết kế riêng biệt trên một nền tảng với mục đích dùng làm nơi lưu trữ các thông tin liên quan đến doanh nghiệp được tập hợp từ nhiều nguồn khác nhau. Trên đó cho phép sự tương tác giữa các thành viên với tổ chức, và giữa các thành viên với nhau nhằm đảm bảo sự thông suốt và nhanh nhạy trong việc truyền tải thông tin và gắn kết các nhân sự trong tổ chức, doanh nghiệp với nhau.

Nhận thấy được những tác động tích cực rõ rệt đối với sự gắn kết và tính truyền thông mạnh mẽ của nó, nhiều doanh nghiệp đã xây dựng thành cổng thông tin nội bộ của mình. Vậy, vì sao doanh nghiệp cần có một cổng thông tin nội bộ?

– Nơi lưu trữ thông tin “tất cả trong một”:

Trong một doanh nghiệp, tổ chức, nhu cầu trao đổi và lưu trữ những thông tin, dữ liệu liên quan đến công việc, tổ chức là tất yếu. Nhưng các dữ liệu này lại đang được lưu trữ ở nhiều dạng, trên nhiều nền tảng khác nhau một cách rời rạc, không thống nhất dẫn đến khó khăn trong công tác tập hợp, tìm kiếm mà thông tin lại còn không được bảo mật do phải lưu trữ ở 1 bên thứ 3.

Do đó, một cổng thông tin nội bộ giúp mọi thông tin có thể được tập hợp, lưu trữ trên cùng một nền tảng duy nhất, cho phép truy xuất, tập hợp nhanh chóng với độ an toàn, bảo mật cao đã trở thành nhu cầu thiết yếu trong mỗi doanh nghiệp.

– Ngăn chặn lan truyền tin giả:

Trong cổng thông tin nội bộ, mọi thông tin trước khi đưa lên đã trải qua nhiều bước kiểm duyệt nghiêm ngặt, đồng thời các thông tin này cũng là do chính những thành viên thuộc các phòng ban trong nội bộ đưa lên, do đó tính xác thực được tăng cao, giảm thiểu các nguồn thông tin không chính thống, tin giả, mang đến nguồn thông tin trong sạch, lành mạnh cho toàn bộ thành viên trong tổ chức.

– Duy trì sự liền mạch trong truyền thông:

Cổng thông tin điện tử cũng được sử dụng như một phương tiện truyền thông trong doanh nghiệp, những chính sách, quy trình làm việc, quan điểm của lãnh đạo, mục tiêu của doanh nghiệp đều được công bố trên mạng nội bộ này, giúp toàn bộ nhân viên được cập nhật liên tục, nhanh chóng, kịp thời giúp mỗi thành viên đều nắm được ai đang làm gì, mình có thể làm gì để hỗ trợ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp, tổ chức, tạo nên sự ổn định trong nội bộ doanh nghiệp.

– Động viên, gắn kết nhân viên trong khủng hoảng

Một doanh nghiệp luôn phải đối mặt với rất nhiều những biến động lớn, từ thị trường hoặc các nhân tố khác như dịch bênh, thiên tai, sự cố… Trong sự khủng hoảng do biến động gây ra, những lời động viên, khích lệ của lãnh đạo được lan tỏa kịp thời sẽ giúp mọi thành viên trong công ty, tổ chức có thêm động lực, lấy lại cân bằng, đồng thời gia tăng sự gắn kết của các thành viên với nhau, của mỗi thành viên với tổ chức để tạo nên một tập thể bền vững có đủ khả năng để vượt qua cơn bão lớn.

 Với những lợi ích to lớn mà cổng thông tin nội bộ mang lại cho tổ chức của đã cho thấy, đây chính là một kênh truyền thông nội bộ ưu việt, đóng vai trò quan trọng trong công cuộc truyền thông chung của doanh nghiệp. Những nhà quản trị nên đẩy mạnh sự quan tâm hơn nữa tới những lợi ích lâu dài mà truyền thông nội bộ mang lại, bởi đó một phần để xây dựng văn hóa doanh nghiệp, xây dựng một tổ chức đoàn kết. Những văn hóa nội bộ tốt đẹp được xây dựng nên trong mắt người trong và ngoài. Một môi trường làm việc lý tưởng sẽ luôn thu hút nhân tài và giữ chân nhân sự gắn bó lâu dài cùng tổ chức.