Onboarding nhân viên mới – quy trình tồn tại nhiều chi phí ẩn

Là bước đầu tiên của nhân sự khi đặt chân vào doanh nghiệp, onboarding – quy trình cơ bản thường được cho rằng không có nhiều vấn đề.

Nhưng chi phí ẩn tiềm tàng nhiều rủi ro mà nhà quản trị có thể chưa để ý tới.

Chi phí ẩn? – Bài toán ít ngờ tới của doanh nghiệp

Chi phí ẩn (hay còn có các cách gọi khác là implicit cost, imputed cost, implied cost, hay notional cost) được định nghĩa là bất kì chi phí nào đã phát sinh nhưng không rõ ràng, không cần nhất thiết phải được đệ trình hoặc báo cáo dưới dạng một khoản chi phí riêng biệt.

Trong các quyết định tài chính doanh nghiệp, chi phí ẩn phải luôn được xem xét khi đi đến quyết định về cách phân bổ nguồn lực của công ty. Sự phình lên của chi phí ẩn đồng nghĩa với việc sử dụng nguồn lực kém hiệu quả sẽ khiến cho doanh nghiệp gặp rắc rối.

Dưới góc nhìn kinh tế, chi phí ẩn giúp các nhà quản lý tính toán lợi nhuận kinh tế tổng thể, trong khi chi phí hiện được sử dụng cho mục đích lợi nhuận kế toán. Do không được hạch toán như chi phí hiện nên sự rủi ro của chi phí ẩn chưa được nhiều doanh nghiệp nhìn nhận.

Để tìm hiểu kĩ hơn về chi phí ẩn, ta xem xét đến một bài toán cụ thể mà doanh nghiệp nào cũng phải đương đầu: Chi phí ẩn trong quy trình onboarding của nhân sự mới tại doanh nghiệp.

Nhắc đến quá trình onboarding, đây có thể coi như bước cuối cùng của một quy trình tuyển dụng. Khép lại chuỗi thử thách nhân sự từ chọn lọc hồ sơ, phỏng vấn, thực hiện test nếu có, nhân sự chính thức được xác nhận là thành công sẽ có bước khởi đầu là onboard tại doanh nghiệp.

Muôn vàn loại chi phí ẩn trong quá trình onboarding của nhân sự mới

Nhân sự bước vào công ty, khi thực hiện onboarding gần như sẽ trải qua các giai đoạn như sau:

  • Pre-onboarding
  • Ngày làm việc đầu tiên
  • Giai đoạn thử việc (1 – 2 tháng)
  • Giai đoạn sau thử việc

Ta hãy xem xét từng giai đoan để phân tích xem, doanh nghiệp đã bỏ ra chi phí gì cho nhân viên tại mỗi giai đoạn:

1.Pre-onboarding:

Chi phí cho thủ tục giấy tờ và thời gian hành chính

Onboarding đòi hỏi rất nhiều giấy tờ: đăng ký lợi ích, biểu mẫu kê khai thuế, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, sổ tay nhân viên, thỏa thuận bảo mật,… Chi phí giấy mực cho quá trình này là chi phí hữu hình, nó thậm chí được coi là quá nhỏ để kê khai. Còn lại, chi phí thực tế hay chính là chi phí ẩn mà chúng ta cần tìm kiếm xuất phát từ thời gian hoàn tất giấy tờ và xử lý các thủ tục hành chính đến từ trước hết là bản thân nhân viên, tiếp theo sau là đến từ bộ phận tuyển dụng, hành chính – kế toán, tài chính,… – các nơi chịu trách nhiệm liên quan đến giấy tờ thủ tục đó.

Theo một tính toán đến từ Glassdoor, giả định một nhân sự phụ trách tuyển dụng kiếm được 25 đô la một giờ. Bạn thuê 50 nhân viên mới mỗi năm, mỗi nhân viên phải mất 10 giờ thời gian hành chính để xử lý tài liệu của họ. Điều đó làm tăng thêm tới 12.500 đô la mỗi năm – một con số không nhỏ đòi hỏi sự cân nhắc từ tất cả các công ty, không chỉ công ty lớn.

2.Giai đoạn thử việc

  • Chi phí sử dụng cơ sở vật chất

Đối với một nhân viên mới, sẽ có một số vật dụng cần thiết mà công ty chuẩn bị cho họ để bắt đầu công việc: thẻ nhân viên, đồng phục, máy tính cá nhân,… Ngoài ra, với một số doanh nghiệp coi trọng quy trình onboarding, họ thường tặng nhân viên một số phần quà để bày tỏ sự trân trọng và tăng thêm động lực cho nhân viên đó.

Phần “chi phí ẩn” ở đây không phải là giá trị của cơ sở vật chất mà là chi phí sử dụng chúng trong thời gian thử việc. Thử tưởng tượng công ty có rất nhiều nhân sự onboard cùng một lúc, phần chi phí đội lên chắc chắn là chi phí trang thiết bị dành cho đội ngũ này trong khoảng thời gian đó. Trường hợp khi nhân viên bỏ dở giữa chừng hoặc không được duyệt lên nhân viên chính thức, chi phí cho cơ sở vật chất tạm thời bị lãng phí.

  • Chi phí “năng suất” của nhân viên mới

Khi bạn thuê một người mới, rất có thể họ sẽ không làm việc hiệu quả ngay ngày đầu tiên đi làm. Trên thực tế, có thể mất vài tháng để họ cảm thấy thoải mái trong vai trò mới.

Theo kết quả của một nghiên cứu, có thể mất từ 8 đến 26 tuần cho một nhân sự mới để họ phát huy được năng suất cao nhất tại môi trường làm việc. Trước đi họ đạt đủ thời gian đó, doanh nghiệp thực chất đang mất chi phí – người lao động đang tiêu tốn chi phí của công ty hơn giá trị mà họ mang về. Sau giai đoạn này, khi phát huy năng lực cũng như năng suất cao nhất, họ bắt đầu sinh lời (ROI > 0) cho công ty. Đây được gọi đây là điểm hòa vốn.

Công việc càng phức tạp – tương ứng với nhân sự càng ở vị trí cấp cao thì càng mất nhiều thời gian để làm quen. Một cách dễ hình dung, một nhân viên bán hàng mới sẽ đạt tới điểm hòa vốn sớm hơn một nhân viên quản lý cấp cao mới. Tất nhiên, con số này cũng sẽ bị ảnh hưởng bởi bề dày kinh nghiệm đã có của ứng viên.

Ứng viên càng quen thuộc với dòng công việc, càng có nhiều kinh nghiệm, quá trình chuyển đổi càng tự nhiên và thời gian thích ứng càng ngắn. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng trung bình một công ty sẽ mất đến từ 1 – 2,5% tổng doanh thu của họ để đưa một nhân viên mới hoàn toàn vào guồng.

Vì vậy, chi phí ẩn cho phần này chính là chi phí đào tạo nhân viên để họ đạt được độ “chín” nhất định, đến thời điểm sẵn sàng tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

3.Giai đoạn sau khi nhân viên đã vào làm việc

Đến giai đoạn này, có hai khả năng sẽ xảy ra đối với nhân sự:

  • Nhân sự kết thúc quá trình thử việc, được duyệt lên vị trí chính thức, tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp.
  • Nhân sự bỏ việc trong quá trình thử việc hoặc sau 1 – 3 tháng thử sức tại vị trí của doanh nghiệp
  • Chi phí thời gian khi quá trình onboarding dài dòng

Một quá trình onboarding quá đơn giản dẫn đến thiếu thông tin hay kiến thức chuyên môn cho nhân sự mới, trong khi đó, một quy trình onboarding rườm rà lại làm nản chí nhân viên. Nếu quá trình onboarding tự thân nhân sự cảm thấy không hiệu quả, họ thực chất đang mất nhiều thời gian hơn, chính là thời gian của doanh nghiệp – hay khoản “chi phí cơ hội” đang thất thoát.

  • Chi phí khi nhân viên bỏ việc

Các loại chi phí ẩn đã đề cập đến đều đóng góp vào chi phí mà doanh nghiệp phải chịu khi nhân viên bỏ việc. Nếu rơi vào tình huống này, bạn sẽ mất công đào tạo một nhân viên mới thay thế cho nhân viên nghỉ việc, hay nói cách khác, chi phí ngầm mà doanh nghiệp phải chịu đã tăng lên gấp đôi.

Trong một bài viết về việc giữ chân nhân viên, Josh Bersin của Deloitte đã nêu ra các yếu tố mà một doanh nghiệp nên xem xét khi tính toán chi phí “thực sự” khi mất nhân viên. Những yếu tố này bao gồm:

  • Chi phí thuê nhân viên mới bao gồm chi phí truyền thông quảng cáo, sàng lọc, phỏng vấn và tuyển dụng.
  • Chi phí onboarding một người mới, bao gồm cả chi phí thời gian đào tạo và quản lý.
  • Chi phí năng suất: có thể một nhân viên mới mất 1-2 tháng để đạt được năng suất của một người thử việc hiện có.
  • Nhân viên nghỉ việc làm vị trí bị bỏ trống, không có người phụ trách, các nhân viên còn lại trở nên quá tải khối lượng công việc.
  • Nhân viên mới mất nhiều thời gian hơn và thường không giỏi trong việc giải quyết vấn đề.
  • Tác động văn hóa: Bất cứ khi nào ai đó rời đi, những người khác sẽ dành thời gian thắc mắc lý do.

Một trong những lý do khiến chi phí thực sự cho một nhân viên không rõ ràng là hầu hết các công ty không có hệ thống để theo dõi chi phí tìm kiếm, sàng lọc, phỏng vấn ứng viên, tuyển dụng, định hướng và đào tạo, năng suất, chi phí hành chính, v.v… trong quá trình làm việc với nhân viên đó. Trên thực tế, cần sự hợp tác giữa các bộ phận (nhân sự, tài chính, vận hành,…) có cách để đo lường và có cơ chế báo cáo để kiểm soát dòng chi phí này nếu không muốn thất thoát ngân sách tuyển dụng của doanh nghiệp.

Cách giảm thiểu chi phí onboarding ẩn cho doanh nghiệp

1.Đối với chi phí giấy tờ:

Một vài gợi ý giúp bạn có thể giảm thiểu chi phí giấy tờ:

  • Chuẩn hóa quy trình thủ tục giấy tờ

Nhà quản trị có thể đưa ra một quy trình có sẵn tên các thủ tục cần thiết để nhân sự hình dung được. Các thông tin như người liên hệ, bước tiếp theo, nơi hỗ trợ,… đầy đủ sẽ giúp người mới bớt lúng túng.

  • Số hóa các tài liệu có thể

Các tài liệu về chính sách công ty, chính sách phòng ban, chính sách đào tạo, chính sách đánh giá năng lực,… là các tài liệu hoàn toàn có thể số hóa.

Doanh nghiệp nên có một kho thư viện điện tử lưu trữ lại các tài liệu này để nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và tham khảo bất cứ lúc nào. Công việc số hóa này sẽ đảm bảo quyền lợi cho họ và giảm tải công việc của phòng Nhân sự khi không phải mất quá nhiều thời gian hướng dẫn hay giải thích cho người mới.

  • Yêu cầu nhân viên mới hoàn thành các thủ tục giấy tờ của họ trước ngày đi làm

Theo cách này, họ sẽ không lãng phí thời gian để điền vào các biểu mẫu mà dành thời gian có ích đó để học hỏi các kinh nghiệm chuyên môn phục vụ cho công việc của mình. Một báo cáo từ Aberdeen cho biết, có tới 53% các công ty tốt nhất thế giới hiện nay đã giao trách nhiệm cho nhân viên của mình thực hiện các công việc này như một phần của onboarding trước ngày đầu tiên đi làm.

2.Đối với chi phí sử dụng cơ sở vật chất và chi phí khi nhân viên bỏ việc

Rủi ro thất thoát chi phí sử dụng cơ sở vật chất xảy ra khi nhân viên bỏ việc, nên cách duy nhất hạn chế chi phí này đó làm giảm tỉ lệ nghỉ việc của nhân viên mới, nói cách khác, tối đa hóa khả năng “giữ người”.

  • Xây dựng cho doanh nghiệp một văn hóa vững mạnh và nhất quán

Văn hóa doanh nghiệp là thứ giúp nhân viên phản chiếu khi họ nhìn vào, là lí do họ tiếp tục ở lại cống hiến. Văn hóa doanh nghiệp còn giúp nâng cao tinh thần đội ngũ, giúp cá nhân duy trì nhiệt của bản thân, giúp đội nhóm gắn bó khăng khít

  • Tuyển những người phù hợp

Luôn tồn tại những cá nhân nổi bật nhưng lại có tính cách khác biệt với văn hóa tại doanh nghiệp. Tuyển dụng những cá nhân phù hợp  với văn hóa doanh nghiệp và giá trị cốt lõi của công ty là rất quan trọng, giúp cả nhà tuyển dụng và ứng viên không mất thời gian phân vân hay nghi ngờ nhau, củng cố tinh thần cho ứng viên, giảm khả năng nghỉ việc từ phía ứng viên.

  • Cung cấp chỉ dẫn và đào tạo sâu sát cho nhân viên

Những nhân viên có hiệu suất làm việc cao có xu hướng muốn học hỏi để nâng cao trình độ và phát triển nhiều hơn.

Để giữ chân nhân viên, doanh nghiệp cần có những biện pháp giúp nhân viên linh động trong công việc hiện tại. Đảm bảo rằng họ có quyền lựa chọn cho vị trí cao hơn và tích lũy được nhiều kinh nghiệm hơn.

  • Luôn ủng hộ và hỗ trợ nhân viên

Nhân viên khi cảm thấy luôn có được sự giúp đỡ từ phía tổ chức, họ trở nên yên tâm hơn, tăng tính gắn kết hơn.

  • Đa dạng hóa phúc lợi

Các chính sách về lương, thưởng hấp dẫn có tác dụng giữ chân nhân tài. Ngoài ra, các chính sách thưởng vượt hiệu suất, nghỉ phép linh hoạt, làm việc từ xa hay các ý tưởng tặng thưởng quà không dùng tiền cũng giúp doanh nghiệp “ghi điểm” trong lòng ứng viên.

  • Linh hoạt

Các quy định trong doanh nghiệp được đặt ra là để tập thể nghiêm ngặt tuân thủ, tuy nhiên, những lý do bất khả dĩ từ nhân viên có thể được xem xét và ứng xử linh hoạt.

Nếu bạn mong đợi nhân viên của mình trả lời điện thoại của khách hàng vào lúc bảy giờ tối thứ Sáu, bạn cũng có thể thông cảm khi nào nhân viên đó đến muộn vào một buổi sáng hoặc cần phải nghỉ sớm một buổi chiều nào đó.

Mục đích của giữ chân nhân viên là khiến họ cảm thấy được trân trọng và cảm nhận được giá trị của công ty.

3.Đối với chi phí thời gian và chi phí năng suất của nhân viên

Giải pháp gợi ý: Thúc đẩy nhanh quá trình “vào guồng” của nhân sự bằng lộ trình đào tạo của doanh nghiệp. Một lộ trình đào tạo khoa học, chi tiết giúp nhân sự có cái nhìn rõ ràng về vị trí mà họ đảm nhiệm trong tương lai, hơn nữa, nó giúp củng cố niềm tin vào tổ chức.

Thử tưởng tượng với một quy trình onboard đã được vẽ ra từ trước, được chuẩn hóa và thống nhất, phân chia giai đoạn (stage) rõ ràng, công việc onboard của nhân sự sẽ được kiểm soát qua tất cả các stage, trong đó có sự hợp tác xuyên phòng ban giữa các bộ phận.

Đến lúc này, nhân sự sẽ đỡ bối rối hơn rất nhiều mặc dù không có cấp trên kè kè “cầm tay chỉ việc”.

Ví dụ: Đối với Marketing, việc tìm hiểu insight của khách hàng rất quan trọng. Để thực hiện công việc này, nhân viên mới của phòng Marketing cần phải có bước đi thị trường, trò chuyện với khách hàng – nhiệm vụ mà bộ phận Sales nắm rất rõ.

Lãnh đạo phòng Marketing vì thế tạo nên một stage “Đi gặp khách hàng cùng Sales” trong quy trình onboard của nhân viên bộ phận mình. Với tính năng “thêm người cộng tác”, nhân viên bộ phận Sales được ủy nhiệm cùng với nhiệm vụ của nhân viên mới.

Nhân viên mới chịu trách nhiệm hoàn tất stage này trong quá trình onboarding của mình mà không cần phải bối rối xem phải liên hệ bộ phận nào.

Nhân viên thực hiện và tick done khi hoàn thành, kết quả tự động cập nhật báo cáo cho cấp trên

Doanh nghiệp thậm chí có thể tạo riêng một quy trình Xử lý vấn đề, để tự động nhận các công việc không được hoàn thành ở ba quy trình trước đó. Nếu nhân viên cảm thấy một giai đoạn hay một công việc nào trong quá trình onboarding chưa biết làm thế nào cho hiệu quá, lãnh đạo của họ cũng sẽ biết được họ đang gặp vấn đề ở đâu.

Tạm kết

Onboarding là quy trình mà doanh nghiệp buộc phải vận hành chuẩn chỉnh nếu muốn xây dựng một bộ máy nhân viên vững mạnh.

Nếu bạn đầu tư nhiều tuần thời gian và công sức vào việc chỉ để thấy một nhân viên mới nghỉ việc hai tháng sau đó, về cơ bản bạn đã lãng phí tất cả các tài nguyên của quá trình. Nếu điều này xảy ra nhiều lần mỗi năm, tác động của nó đến tài chính của công ty là không hề nhỏ.

Vì vậy, vai trò của nhà lãnh đạo là có chiến lược hợp lý với quy trình này để đảm bảo sự vận hành trôi chảy cho doanh nghiệp và sự lành mạnh cho ngân sách tuyển dụng.