Quy trình giới thiệu nhân viên mới cải thiện trải nghiệm nhân sự

Khách hàng không phải ưu tiên của doanh nghiệp, nhân viên mới là ưu tiên. Nếu bạn chăm sóc nhân viên của mình, họ sẽ thay bạn chăm sóc khách hàng.

Richard Branson- nhà tỷ phú đồng thời là nhà sáng lập Virgin Group với hơn 400 công ty chia sẻ.

Bước đầu để đạt được sự hài lòng của khách hàng là  sự hài lòng của nhân viên. Trải nghiệm nhân viên bao gồm tất cả mọi thứ mà một nhân viên cảm thấy, quan sát và trải qua khi đi làm. Điều này nên là khởi đầu đáng nhớ ngay từ những ngày đầu tiên của quá trình làm việc – một quy trình giới thiệu nhân viên mới  hiệu quả.

Sự quan tâm làm nên điều khác biệt

Điều gì quyết định chất lượng trải nghiệm gia nhập của nhân viên mới? Đó là việc ai bỏ ra nhiều chi phí hơn, hoặc nhiều thời gian hơn, hoặc nắm bắt được nhiều thông tin nhân sự hơn?

Đó là khi đủ sự quan tâm để khiến việc giới thiệu trở nên hiệu quả. Sự quan tâm nhiều hơn đến thành công của các nhân viên mới – tập trung vào con người để tạo ra một quy trình giới thiệu với niềm vui, sự tương tác và đầy đủ nguồn lực hỗ trợ để tạo ra những nhân viên mới tự tin. Thay vì chi rất nhiều tiền cho chương trình giới thiệu nhưng không suy nghĩ nhiều tới trải nghiệm của nhân viên, và kết quả là một sự chuyển đổi không phù hợp.

Sự quan tâm là điểm khác biệt trong việc giới thiệu nhân viên, cho dù đó là trong tập đoàn lớn hay doanh nghiệp nhỏ. Không khó để tưởng tượng việc hòa nhập ảnh hưởng đến các yếu tố như năng suất, mức độ tương tác, lòng trung thành, thời gian gắn bó và hơn thế nữa. Khi tạo một chương trình giới thiệu cho tổ chức của mình, hãy nhớ rằng mọi giai đoạn đều là cơ hội để tạo ra một nhân viên gắn bó lâu dài hoặc một nhân viên đang tìm kiếm cơ hội ngắn hạn.

Những điều nên cân nhắc khi tạo chương trình giới thiệu nhân viên mới

Giới thiệu được chia thành ba giai đoạn chung. Có giai đoạn trước giới thiệu, khi nhân viên mới đã chấp nhận lời đề nghị làm việc nhưng không thấy bất kỳ điều gì về tổ chức của bạn ngoài quá trình ứng tuyển và phỏng vấn; giai đoạn đào tạo nhân viên mới, khi nhân viên mới được giới thiệu về các chính sách, phúc lợi và văn hóa của công ty; và cuối cùng là giai đoạn đang diễn ra hoặc “tiếp theo”, khi họ đã bắt đầu làm việc, nhưng họ vẫn chưa hoàn toàn hòa nhập và lao động hết mình.

Tạo một bản phác thảo về một số sự kiện và nhiệm vụ cụ thể liên quan đến ba giai đoạn của quá trình giới thiệu là điều rất cần thiết. Đó có thể không phải là một danh sách đầy đủ hoặc được tiêu chuẩn hóa; một số yếu tố này có thể thay đổi tùy thuộc vào ngành hoặc tổ chức và nhu cầu giới thiệu cụ thể.

  • Giai đoạn Preboarding (Tuần trước ngày đầu tiên)

– Chào mừng thành viên mới, chia sẻ các thông tin liên lạc

– Thủ tục giấy tờ cho nhân viên mới (nhiệm vụ, quy tắc và lợi ích)

– Thủ tục giấy tờ cho người mới (làm quen và đào tạo)

  • Đào tạo cho người mới(Tuần đầu tiên)

– Đào tạo về các chính sách của doanh nghiệp

– Đào tạo về những lợi ích của người lao động, quyền lợi…

– Giới thiệu tổ chức, những người quản lý, nhóm làm việc, và những thành viên liên quan,..

– Thủ tục giấy tờ bổ sung

– Tham quan cơ sở

  • Các yếu tố cần thực hiện & Tiếp theo (Tuần đầu tiên đến sáu tháng)

– Đào tạo / chứng nhận tại chỗ

– Theo dõi, đánh giá nhân viên mới

– Người quản lý theo dõi và đánh giá nhân viên mới

Thời gian tham gia bao lâu?

Không có khung thời gian cụ thể cho việc giới thiệu nhân viên, nhưng có một cách dễ dàng để tìm ra điều gì phù hợp với tổ chức: hỏi nhân viên mới của bạn. Những người mới tuyển dụng là những người duy nhất trải qua quy trình này và họ là những người duy nhất đủ điều kiện để cho bạn biết liệu quy trình đó có hiệu quả hay không. Yêu cầu họ phản hồi cho bạn về những gì đã diễn ra tốt đẹp và những điểm còn thiếu sót. Hãy hỏi họ xem họ có đủ thời gian để hiểu hết thông tin bạn cung cấp hay không và họ cảm thấy quá trình đào tạo đã đủ hay chưa.

Và nếu bạn băn khoăn mình đang dành quá nhiều thời gian cho việc giới thiệu, hãy nhớ điều này: Nhân viên tại các công ty có chương trình giới thiệu lâu nhất đạt được tốc độ tối đa trong công việc mới nhanh hơn khoảng bốn tháng so với những nhân viên có trải nghiệm gia nhập ngắn.

Đối với mỗi doanh nghiệp có đặc thù khác nhau thì quy trình làm việc cũng khác biệt, và quy trình giới thiệu nhân viên mới cũng vậy. Mỗi tổ chức có thể có thể có một quy trình riêng do yêu cầu của ngành hoặc một triết lý độc đáo về cách chào đón và đào tạo các thành viên mới trong nhóm. Tuy nhiên, dù tổ chức của bạn có đặc biệt như thế nào, chương trình giới thiệu nhân viên mới luôn có ý nghĩa quan trọng và cần chú ý xây dựng, bởi đó là khởi đầu và tác động tới cả quá trình làm việc lâu dài của nhân sự.