Tại sao cần lập kế hoạch xây dựng đội ngũ kế cận?

72% doanh nghiệp chọn cắt giảm nhân sự cấp mới, trong đó 51% chọn cắt giảm nhân viên chưa có kinh nghiệm, 21% chọn nhóm Thực tập sinh / Mới tốt nghiệp. Gần 42% doanh nghiệp chọn cách hồi sinh kế hoạch tuyển dụng của họ sẽ ưu tiên tuyển dụng nhân viên có kinh nghiệm, chỉ 19% chọn nhân viên ít kinh nghiệm và 5% chọn thực tập sinh / sinh viên mới tốt nghiệp.  

Báo cáo “COVID-19 và thị trường lao động Việt Nam: Thách thức đối với bình thường mới” của Navigos Group

Trước tình hình đó, để có được sự chủ động cho doanh nghiệp, giúp các hoạt động luôn diễn ra một cách trơn tru thì việc xây dựng đội ngũ kế cận là hoạt động cần thiết nên được chú ý và đầu tư. Vậy kế hoạch cho đội ngũ kế cận cụ thể là gì? Tại sao phải lập kế hoạch cho đội ngũ kế cận?

Kế hoạch xây dựng đội ngũ kế cận là gì?

Kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa là một phương tiện giúp “xác định những vị trí then chốt, bắt đầu bằng vị trí của quản lý dự án, quản lý bộ phận và mở rộng ra đến những vị trí cao nhất trong tổ chức”

Mặc dù thường bị nhầm lẫn với kế hoạch thay thế nhân sự, kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa thật sự mang nghĩa rộng hơn và có thể mở rộng xuống những vị trí khác trong sơ đồ tổ chức mà những nhà quản lý muốn nhắm tới, không chỉ liên quan đến việc lên kế hoạch thay thế cho quản lý cấp cao như nhiều người nghĩ.

Trong kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa, thường thì cơ cấu nhân sự hiện tại sẽ được giữ nguyên. Nhưng việc có một “nhóm nhân tài” sẽ tạo sự linh hoạt cho các hoạt động tái cấu trúc nếu có mà vẫn bảo đảm nội lực nhân sự không bị ảnh hưởng.

Kế hoạch xây dựng đội ngũ kế cận chú trọng đến việc phát triển nhân viên từ trong nội bộ nên tổ chức cần tập trung nhiều thời gian và nguồn lực hơn vào việc huấn luyện có kế hoạch, huấn luyện trên công việc và những biện pháp khác nhằm phát triển năng lực làm việc.

 Tại sao lập kế hoạch đội ngũ kế cận lại quan trọng?

Sự lên kế hoạch cho đội ngũ kế cận là yếu tố quan trọng để đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp luôn được diễn ra một cách trơn tru, đảm bảo sự đầy đủ về mặt con người và các vị trí làm việc trong bộ máy, đặc biệt là những nhân tài then chốt. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp có được nội lực tốt hơn mà còn giúp giảm nhẹ gánh nặng đè lên vai của các vị trí lãnh đạo.

Một “nhóm nhân tài” được xác định bên dưới mỗi cấp độ và mục đích chính là chuẩn bị càng nhiều người kế thừa càng tốt có thể đạt được mức 80% sẵn sàng để thăng chức lên bất cứ vị trí nào ở cấp độ cao hơn trong sơ đồ tổ chức. 20% yêu cầu phát triển còn lại sẽ được bổ sung sau khi các ứng viên đã nhận trách nhiệm cao hơn. Kế hoạch cho đội ngũ kế cận giúp doanh nghiệp không bị đẩy vào thế bị động khi có bất kì sự thay đổi nào về nhân sự, đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh với tới tỷ lệ biến động nhân sự lớn.

Khi nào nên bắt đầu kế hoạch cho đội ngũ kế cận?

Việc bắt đầu lập kế hoạch cho đội ngũ kế cận nên được thực hiện sớm để giúp tổ chức của bạn có được sự chủ động về đội ngũ lãnh đạo, giúp doanh nghiệp có một khoảng nghỉ để thích nghi và đồng thời cũng dành cho ứng viên được lựa chọn có thời gian cá nhân để họ có thể phát triển bản thân và trao đổi kỹ năng còn thiết sót. Từ đó họ có được sự thành công trong quá trình làm việc của mình. Đây chính là những lợi ích của việc lập kế hoạch sớm cho đội ngũ kế cận.

Những bước trong quá trình lập kế hoạch xây dựng đội ngũ kế cận

Mọi kế hoạch xây dựng đội ngũ kế cận tốt đều được thiết lập xoay quanh một lộ trình tích hợp được tất cả các yếu tố liên quan và nhấn mạnh việc phát triển của nhân viên.

Kiểm tra lực lượng lao động

Để có một kế hoạch cho đội ngũ kế cận hiệu quả, hợp lý thì trước tiên bạn phải rà soát lại lực lượng lao động của mình để nắm bắt thực trạng trong đội ngũ của mình, tìm ra các vị trí trống, có khả năng cần thay thế. Sau đó mới tiến hành tìm những ứng viên phù hợp để đào tạo. Đây là bước quan trọng đầu tiên cần phải thực hiện trong quá trình lập kế hoạch cho đội ngũ kế cận.

Để chuẩn bị đội ngũ kế thừa, quản lý cần biết những công việc cần làm, cách thức thực hiện và nhóm người nào làm công việc đó giỏi nhất. Bước này bắt buộc sự cập nhật thường xuyên của các bản mô tả công việc, kết quả mong đợi, trách nhiệm giải trình và mô hình năng lực thể hiện những tố chất cần thiết để làm tốt nhất công việc.

Đánh giá ứng viên và lựa chọn người phù hợp để thay thế

Việc đánh giá ứng viên là quá trình cần thiết để biết được các ứng viên được chọn có đáp ứng được yêu cầu của vị trí cần thay thế hay không? Quản lý hiệu suất làm việc, quy trình lập kế hoạch, quản lý và đánh giá năng lực làm việc theo thời gian của nhân viên. Đây là một bước quan trọng trong kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa, vì các ứng viên phải có trách nhiệm với những công việc họ làm, trách nhiệm họ gánh vác và năng lực họ thể hiện.

Cần nhấn mạnh rằng một hệ thống quản lý hiệu suất làm việc thôi chưa đủ, mà hệ thống này phải đánh giá nhân viên dựa trên kỳ vọng, kết quả công việc mong muốn cũng như năng lực, hành vi ứng xử họ phải thể hiện.

Đánh giá tiềm năng để chắc chắn sự phát triển của các cá nhân phải theo kịp tốc độ phát triển của môi trường kinh doanh. Các nhà lãnh đạo cần tìm kiếm những phương pháp khách quan để xác định mức độ hiệu quả của các ứng viên trong tương lai khi họ ở vị trí có trách nhiệm cao hơn hiện tại.

Đào tạo và phát triển ứng viên được chọn

Khi ứng viên được lựa chọn đã đáp ứng được các tiêu chí về kỹ năng, năng lực và tiềm năng phát triển thì đào tạo ứng viên được chọn là quá trình cần thiết để giúp họ có được sự chủ động, dễ dàng tiếp nhận vị trí mới một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Lãnh đạo của tổ chức phải thiết lập một kế hoạch phát triển cá nhân cho từng nhân viên nhằm thu hẹp những khoảng cách giữa công việc hiện tại và những gì người nhân viên đó phải thực hiện thành công trong tương lai để đảm đương một trọng trách cao hơn. Những chi tiết của kế hoạch này sẽ được xây dựng bởi chính nhân viên và cấp quản lý trực tiếp hàng năm. Các cá nhân được khuyến khích xem xét và lên kế hoạch sử dụng những nguồn lực đã có nhằm phát triển những năng lực cần thiết cho vị trí cao hơn.

Những nhà lãnh đạo của tổ chức cần phải bảo đảm rằng hệ thống thông tin về công việc nội bộ có thể khuyến khích mọi người ứng tuyển vào những vị trí cao hơn, xem xét bất cứ yếu tố nào cản trở việc tìm kiếm sự thăng tiến. Một cách tiếp cận triển vọng khác là xây dựng đội ngũ kế thừa từ trên xuống dưới, nghĩa là những nhà quản lý sẽ xác định các nhà lãnh đạo tương lai thích hợp, với việc lên kế hoạch sự nghiệp trong đó các ứng viên chia sẻ mục tiêu nghề nghiệp của họ.

Humax – phần mềm quản trị nhân sự là công cụ đắc lực cho các nhà lãnh đạo giúp xây dựng kế hoạch đội ngũ kế cận:

  • Xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng theo vị trí làm việc, phòng ban bộ phận, dễ dàng nắm bắt cấu trúc doanh nghiệp.
  • Định biên nhân sự, hoạch định vị trí giúp phân tích công việc và nhân lực hiện tại, nhu cầu nhân sự trong tương lai.
  • Lộ trình phát triển sự nghiệp với bản mô tả công việc và mô hình năng lực nhân sự
  • Quản lý và đánh giá năng lực nhân sự toàn diện, xác định nhân tài.
  • Kế hoạch huấn luyện, đào tạo và phát triển tài năng tương ứng với từng vị trí công việc.