Các bước xây dựng quy trình tuyển dụng chuẩn cho doanh nghiệp

Hiện nay, bài toán tuyển dụng đang là câu hỏi lớn của nhiều doanh nghiệp. Thực tế không ít tổ chức vẫn tuyển dụng với mục tiêu ngắn hạn để lấp đầy chỗ trống. Hay tuyển dụng tự phát, không có quy trình tuyển dụng nhân sự cụ thể. Điều này khiến doanh nghiệp lâm vào tình cảnh không tìm được người phù hợp hay nhân sự nghỉ ngang.

Do đó, việc xây dựng các bước tuyển dụng chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp tránh sự lãng phí về thời gian, chi phí và nhân lực. Đồng thời tăng sức cạnh tranh trên thị trường lao động trong tương lai. Dưới đây là ví dụ 10 bước cơ bản có thể áp dụng trong quá trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp

Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?

Tuyển dụng là công tác tìm kiếm và thu hút nhân lực từ nhiều nguồn khác nhau nhằm bổ sung vào các vị trí trống trong hoạt động của tổ chức.

Quy trình tuyển dụng nhân sự là toàn bộ quá trình tuyển nhân viên. Bao gồm từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng, xây dựng bảng mô tả công việc,yêu cầu công việc cho tới thực hiện công tác tìm và chọn ứng viên. Trong đó, mục tiêu cuối cùng của quy trình là tìm được ứng viên phù hợp nhất với tổ chức.

4 Lợi ích của quy trình tuyển dụng nhân viên

Tuyển dụng là công tác bắt buộc với tất cả tổ chức. Doanh nghiệp muốn tăng trưởng cần bổ sung nhân lực và tri thức mới thường kỳ. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả giúp doanh nghiệp thu hút nhiều ứng viên tiềm năng nhất có thể,xây dựng kho nhân tài riêng cho tương lai.

Quy trình tuyển dụng chuẩn đem lại nhiều lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp

Vậy, áp dụng quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn sẽ đem lại 4 lợi ích chính:

Tiết kiệm thời gian

Đầu tư xây dựng các bước tuyển dụng chuẩn cho phép doanh nghiệp tái sử dụng quy trình. Bạn chỉ mất thời gian ban đầu và tiến độ ngày càng đẩy nhanh, tỷ lệ chuyển đổi càng tăng cao. Hơn nữa, một quy trình nhanh gọn giúp gây ấn tượng với ứng viên và thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng.

Gắn kết nhân viên

Mục tiêu của tuyển dụng là tìm ứng viên phù hợp nhất với tổ chức. Vì thế một quy trình tuyển dụng chất lượng sẽ giảm thiểu rủi ro về nghỉ việc sớm, nghỉ việc khi đang thử việc, thử việc xong không phù hợp. Thay vào đó, tổ chức lựa chọn những ứng viên phù hợp với tầm nhìn và văn hóa doanh nghiệp. Qua đó tăng sự gắn kết lâu dài của họ với tổ chức

Tăng sự chủ động

Không chỉ cho phép doanh nghiệp tái sử dụng nhiều lần, quy trình tuyển dụng chuẩn sẽ đơn giản hóa các công việc của HR. Họ chủ động nắm các trọng trách công việc và trình tự triển khai. Qua đó ít phụ thuộc vào cấp quản lý nhờ sự đồng nhất ngay từ ban đầu.

Cải thiện hiệu suất

Thông qua sự chuẩn bị kỹ lưỡng, nhà tuyển dụng xác định tốt hơn những điều kiện về năng lực và kỹ năng của ứng viên. Đồng thời hỗ trợ xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn phù hợp, tăng độ chính xác trong sàng lọc ứng viên.

>>> Xem thêm: Quy trình đào tạo nhân viên mới – chi phí ẩn khó ngờ tới tại doanh nghiệp

Một quy trình tuyển dụng nhân sự hoàn hảo cần có yếu tố nào?

Lựa chọn nhân tài phù hợp với tổ chức không phải điều dễ dàng. Hiện tại đây vẫn là bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp trên thị trường lao động. Do đó để xây dựng các bước tuyển dụng nhân sự tối ưu, doanh nghiệp cần cân nhắc những yếu tố sau:

Yếu tố bên trong: quy trình tuyển dụng phải thể hiện được văn hóa tổ chức với ứng viên, phải phù hợp với cơ cấu và tính chất hoạt động của doanh nghiệp, phải phù hợp về mặt ngân sách và nhân lực triển khai
Yếu tố bên ngoài: môi trường ngành, mức lương của vị trí đó trên thị trường lao động, đối thủ,..

Vì vậy, quá trình tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp sẽ không giống nhau. Bạn nên tối ưu hóa kế hoạch tuyển dụng dựa theo những yếu tố trên để cải thiện hiệu quả của công tác tìm người cho tổ chức.

Cân nhắc yếu tố nội tại và môi trường bên ngoài khi xây dựng quy trình tuyển dụng

10 Bước quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Xác định “chiếc ghế trống” trong tổ chức

Các bước tuyển dụng phổ biến giúp doanh nghiệp hoàn thiện và tối ưu quy trình tuyển dụng nhân sự:

Việc tuyển dụng thường bắt đầu từ các vị trí đang trống trong tổ chức. Ngoài ra, một số doanh nghiệp dựa theo định biên để dự báo nhu cầu tuyển dụng từ sớm. Bất kể bạn sử dụng cách nào cũng cần xác định cụ thể nhu cầu tuyển dụng của mình, không chỉ dừng ở tên chức vụ hay vị trí. Cụ thể như sau:

Tìm ra khoảng trống về mặt vị trí, năng lực, kỹ năng, tính cách trong doanh nghiệp hiện tại. Lập danh sách các yếu tố mà doanh nghiệp đang thiếu.
Tính toán công việc đầu vào và đầu ra xem khối lượng công việc liệu có gia tăng khi nhân sự mới được tuyển hay không.
Phân tích hiệu suất dự kiến của tổ chức khi tuyển nhân sự mới.

Lên kế hoạch tuyển dụng tối ưu nhất

Phác thảo kế hoạch tuyển dụng chi tiết với các đề mục công việc, nhân sự đảm nhiệm và thời hạn tiến độ cụ thể. Kế hoạch càng chặt chẽ, hiệu quả trong tuyển dụng càng cao. Doanh nghiệp càng dễ dàng thu hút và lựa chọn ứng viên tiềm năng và phù hợp nhất.

Phân tích công việc của vị trí cần tuyển

Đây là quá trình nhà tuyển dụng xác định nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng và môi trường làm việc của vị trí đang thiếu. Điều này sẽ đảm bảo ứng viên có khả năng đáp ứng công việc tốt nhất. Các bước cụ thể gồm:

Thu thập thông tin về công việc thông qua phòng ban đang tuyển dụng, nhà quản lý trực tiếp về sau của vị trí
Kiểm tra thông tin công việc đã phù hợp với thực tế doanh nghiệp và thị trường
Xây dựng mô tả công việc chung
Xây dựng các cấp kiến thức, chuyên môn, kỹ năng cần

Thiết kế bảng mô tả công việc cho ứng viên

Sau khi đã hoàn thiện bước trên, đội ngũ HR sẽ phác thảo một bản mô tả công việc hoàn chỉnh. Đây chính là hướng dẫn chi tiết dành cho việc tìm và chọn ứng viên. Bản mô tả công việc, hay còn gọi là Job Description – JD, là công cụ tương tác giữa nhà tuyển dụng và người tìm việc.

Thông qua JD, ứng viên hiểu hơn về vị trí và xác định mức độ phù hợp trước khi ứng tuyển. Thông thường, bản mô tả công việc sẽ có thông tin sau:

Tên và mô tả công ty (lĩnh vực hoạt động, giới thiệu về văn hóa, tầm nhìn, giá trị cốt lõi,…)
Tên chức vụ – vị trí – phòng ban đang tuyển
Trách nhiệm công việc cụ thể
Yêu cầu về kỹ năng, chuyên môn đối với trách nhiệm công việc trên
Những lợi thế bổ sung
Quyền lợi của người lao động: lương thưởng + lợi ích vật chất + lợi ích tinh thần
Thông tin liên lạc với nhà tuyển dụng
Lời kêu gọi ứng tuyển

Tìm kiếm ứng viên qua từ nhiều nguồn

Nhằm tăng hiệu quả quá trình tuyển dụng nhân sự, đa phần doanh nghiệp sử dụng nhiều nguồn để tìm kiếm ứng viên. Việc sử dụng một nguồn tuyển dụng duy nhất có thể khiến doanh nghiệp tự bó hẹp khả năng tiếp cận tới ứng viên. Tuy nhiên, rải thông tin tuyển dụng tại tất cả các nguồn thường tốn thời gian và chi phí. Do đó, HR cần lựa chọn nguồn tuyển phù hợp nhất để tối ưu hiệu suất.

Một số nguồn bạn có thể cân nhắc như tuyển dụng nội bộ, qua mạng xã hội, qua các website tuyển dụng. Hay thậm chí tham gia các hội thảo tuyển dụng và quảng cáo trả phí trên báo chí. HR có thể cân nhắc giữa các nguồn về mặt ngân sách, ứng viên tiềm năng có hay tìm việc qua kênh này,…để đưa ra quyết định phù hợp.

Sàng lọc các CV ứng viên gửi về

Theo khảo sát của Jobsoid, 46% doanh nghiệp gặp khó khi thu hút nhân tài. Trong đó 52% nhà tuyển dụng xác nhận sàng lọc ứng viên từ là công đoạn khó khăn nhất. Dưới đây là 4 bước có thể giải quyết vấn đề này:

Xây dựng các yêu cầu tối thiểu. Sau đó lọc hồ sơ phù hợp
Xem xét chứng chỉ, kinh nghiệm, chuyên môn, năng lực và kỹ năng khác cần thiết cho công việc để phân loại nhóm hồ sơ ưu tiên.
Nhóm ứng viên cuối cần đảm bảo hai tiêu chí trên
Đánh dấu những mục cần ứng viên trình bày rõ hơn khi buổi phỏng vấn

Một số doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ATS để tăng độ chính xác và công bằng trong lọc CV ứng viên. Hơn nữa, cách này cũng tránh tuyển sai người và tiết kiệm thời gian duyệt hồ sơ.

>>> Đừng bỏ lỡ: Giải pháp quản trị nhân sự cho các doanh nghiệp dạng chuỗi bán lẻ tốt

Phỏng vấn các ứng viên tiềm năng

Sau khi đã có danh sách ứng viên tiềm năng, bạn cần lên lịch phỏng vấn thật sớm. Tùy vào tính chất công việc và nhu cầu tuyển dụng, doanh nghiệp có thể chọn cho mình những hình thức sau:

Phỏng vấn qua điện thoại/ video call: Đây là cách phỏng vấn dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng. Không chỉ là cơ hội để xác định sự phù hợp của ứng viên ngay từ ban đầu, đây cũng là cách tốt để tạo ấn tượng với họ. Những cuộc phỏng vấn qua điện thường không nên kéo dài, nên tập trung với câu hỏi chính để đánh giá tổng quan nhất về ứng viên.
Kiểm tra tâm lý: Nhà tuyển dụng có thể xây dựng hồ sơ tính cách, hành vi, năng khiếu, các kỹ năng và cách giải quyết vấn đề trong công việc của ứng viên thông qua các bài kiểm tra tâm lý.
Phỏng vấn trực tiếp: Các cuộc phỏng vấn trực tiếp thường được thực hiện bởi các cấp quản lý và tập trung vào một nhóm nhỏ các ứng viên nổi bật đã qua sàng lọc. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần đưa ra lựa chọn thống nhất, cũng như lên danh sách các ứng viên dự phòng. Cuộc phỏng vấn không nên gói gọn, hãy xây bảng câu hỏi phỏng vấn chi tiết để cuộc trao đổi đem lại kết quả tốt

Phỏng vấn là sự tương tác hai chiều. Doanh nghiệp nên thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của mình trong quy trình tuyển dụng. Bên cạnh đó nhấn mạnh những lợi ích khi làm việc và văn hóa của công ty. Bởi họ sẽ đánh giá xem liệu công ty của bạn có phù hợp với họ không. Ngoài ra, bộ phận HR cũng cần rèn luyện kỹ năng phỏng vấn cho những người tham gia quá trình tuyển dụng.

Đánh giá tiềm năng của ứng viên qua cuộc phỏng vấn

Doanh nghiệp sẽ quyết định xem liệu ứng viên có đáp ứng nhu cầu của họ hay không dựa vào phần thể hiện của ứng viên trong buổi phỏng vấn. Đồng thời, để kiểm chứng lại thông tin của ứng viên, doanh nghiệp cần tham chiếu với công ty cũ của họ hoặc có thể xem thông tin trên mạng xã hội

Gửi thư mời nhận việc cho ứng viên được chọn

Sau khi đã thực hiện xong các bước trên, doanh nghiệp sẽ soạn hợp đồng lao động và đưa ra lời đề nghị đối với ứng viên trúng tuyển.Thư mời nhận việc cần bao gồm đầy đủ các thông tin như: ngày bắt đầu làm việc, giờ làm việc, lương thưởng, các chế độ đãi ngộ,…theo đúng thông tin đã thảo luận từ trước. Tránh sự mâu thuẫn ngay từ ngày đầu tiên nhận việc.

Onboarding – giới thiệu và hội nhập nhân viên mới

Nhân viên mới đều không tránh khỏi lúng túng trong ngày đầu nhận việc. Do đó, onboarding chính là thời gian giúp họ làm quen với môi trường mới và nhanh chóng bắt kịp công việc. Quá trình này giúp doanh nghiệp tạo lòng tin với nhân viên mới, cũng như giúp giữ chân nhân tài lâu dài hơn.

>>> Đừng bỏ lỡ: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh và tìm hiểu ngay cách để xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh

Bước nào quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng?

Điều quan trọng nhất trong các bước tuyển dụng nhân sự là bạn phải xác định chính xác nhu cầu và đặc điểm mong muốn của một ứng viên tiềm năng. Bởi đây là tiền đề cho các hoạt động tìm và tuyển về sau của quy trình. Ngoài việc xác định những vị trí trống, bạn cần xem xét kỹ năng, chuyên môn, phẩm chất mà doanh nghiệp cần bổ sung. Việc thiết kế sai bảng mô tả công việc vừa kéo dài tiến độ quy trình tuyển dụng, vừa làm mất chi phí và ảnh hướng tới năng suất chung của doanh nghiệp, nhất là khi vị trí đó trống trong một thời gian dài.

Tạm kết

Một quy trình tuyển dụng tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trước hết là nâng cao hiệu quả của công tác tìm người, giúp quản lý và giữ chân nhân tài tốt hơn. Về lâu dài, quy trình chuẩn giúp tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường lao động. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng Phần mềm Tuyển dụng khi triển khai quy trình tuyển dụng. Tinh gọn quy trình, tối ưu tuyển dụng, tiết kiệm chi phí chính là điểm mạnh của các phần mềm này.

OOS Software có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Tuyển dụng cho Doanh nghiệp của bạn.