Nếu bạn là người tuyển dụng, chắc hẳn bạn luôn đau đầu khi không biết quản lý hồ sơ ứng viên sao cho hiệu quả. Hồ sơ ứng viên được coi là tài sản quý giá của doanh nghiệp trong cuộc chiến tìm kiếm nhân tài. Đặc biệt khi hiện nay đang còn khan hiếm ứng viên. Tuy nhiên vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp sử dụng phương pháp khá truyền thống. Đó là quản lý hồ sơ ứng viên bằng excel vì sự tiện lợi, mức phổ biến. Nhưng đây có phải là phương thức quản lý hiệu quả?
Phương pháp quản lý hồ sơ ứng viên bằng Excel
Hiện nay, Excel vẫn là một công cụ phổ biến và đơn giản nhất đối với các nhà tuyển dụng. Bởi phần mềm không phụ thuộc vào nhà phát triển, người dùng có thể tự thiết lập các trường dựa theo nhu cầu khi làm việc. Tuy nhiên Excel có nhiều nhược điểm khó khắc phục so với một phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp.
Xử lý dữ liệu chậm và khó nắm bắt một cách toàn diện
Khi dùng Excel để quản lý nhân sự, các dữ liệu sẽ bị phân mảnh ở nhiều nơi khác nhau như: file quản lý danh sách nhân sự, file theo dõi nhân sự nghỉ việc, file quản lý hợp đồng, quản lý tiền lương,… Bên cạnh đó, các dữ liệu trên file Excel sẽ nhanh chóng bị lỗi thời do không có khả năng tự động cập nhật theo thời gian. Điều này dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian và công sức để xử lý thông tin.
Dễ gây ra sai sót bởi thao tác của con người
Các thao tác như nhập liệu, rà soát, chỉnh sửa trên Excel đều được thực hiện khá thủ công. Nhà tuyển dụng phải đầu tư một khoảng thời gian không hề nhỏ để nhập liệu. Việc xảy ra sai sót là một điều không thể tránh khỏi. Đặc biệt trong trường hợp có quá nhiều người chỉnh sửa cùng trên một file excel.
Tính bảo mật kém
File excel không có khả năng bảo mật cao như các phần mềm quản lý khác. Vì vậy mà rất dễ bị mất dữ liệu. Dữ liệu về ứng viên sẽ chứa rất nhiều thông tin cá nhân quan trọng như hình ảnh, chứng minh/căn cước, mã số thuế, mức lương,.. Do đó nếu các thông tin bị rò rỉ ra bên ngoài, sẽ tác động tiêu cực đến cá nhân ứng viên kèm hoạt động của công ty. Ngược lại, nếu nhiều người đang dùng chung một biểu mẫu trực tuyến. Nếu một ai đó bấm nhầm thao tác thì có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu trên file Excel. Vậy nên việc kiểm soát là rất khó khăn.
Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô
Khi một doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh đồng nghĩa với việc số lượng nhân viên tăng lên càng nhiều thì cơ sở dữ liệu nhân sự sẽ trở nên khổng lồ. Nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel sẽ không thể thực hiện được. Điều này sẽ cực khó khăn cho người sử dụng và quản lý chúng.
Phương pháp quản lý hồ sơ ứng viên bằng Phần mềm Quản trị nhân sự
Bất cập khi sử dụng Excel đã khuyến khích nhiều doanh nghiệp thay đổi phương pháp quản lý hồ sơ ứng viên. Trong đó, áp dụng chuyển đổi số được lựa chọn nhiều nhất. Có lẽ bởi sự hiệu quả, đồng nhất đến từ “kho” dự trữ hồ sơ chung và đi kèm là các tiện ích khác về quản trị nhân sự.
Quản lý tập trung và đồng nhất dữ liệu hồ sơ ứng viên.
Với CoffeeHR, mọi thông tin về ứng viên được lưu trữ trên hệ thống “kho dữ liệu” riêng của doanh nghiệp. Thông tin từ các đợt tuyển dụng sẽ không còn rải rác ở từng thư mục Excel như trước, mà được tập hợp tại một nền tảng duy nhất. Nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng tra cứu, đồng thời tạo dựng Talent Pool cho doanh nghiệp. Qua đó khai thác tối đa những ứng viên tiềm năng, CV chất lượng cho hiện tại và tương lai.
Tự động hóa giúp lưu trữ, quản lý hồ sơ ứng viên dễ dàng.
Bên cạnh đó, Humax tích hợp với nhiều website tuyển dụng lớn như Vietnamworks, TopCV, Careerbuilder, LinkedIn,… Khi ứng viên ứng tuyển qua các nguồn này, thông tin và CV của họ sẽ tự động chuyển tới trung tâm dữ liệu và phân loại dựa theo bảng phân hệ tiêu chí tuyển dụng. Phòng ban Hành chính Nhân sự không còn tốn thời gian và công sức nhập từng thông tin lên Excel. Từ đó tập trung hơn vào chọn lọc nhân tài phù hợp nhất. Đồng thời tránh nhiều sai sót của thao tác thủ công trước đây.
Bảo mật cao các hồ sơ ứng viên
Với Excel, việc thất lạc hay gửi truyền dữ liệu ra bên ngoài hoàn toàn có thể xảy ra. Ngược lại, với Humax, mức độ bảo mật được nâng cao do mọi dữ liệu, báo cáo được cất giữ trong hệ thống dưới sự quản lý của Doanh nghiệp. Từ đó việc lộ hay mất thông tin sẽ được giảm thiểu. Đảm bảo sự an toàn và riêng tư cho ứng viên cũng như nhà tuyển dụng
Hệ thống phân tích các chỉ số tuyển dụng thông minh
Doanh nghiệp dễ dàng phân tích dữ liệu tuyển dụng qua hệ thống Dashboard tự động thông minh của Humax. Nhà quản trị kịp thời theo dõi và nắm bắt chỉ số về lượng ứng viên, hiệu quả tuyển dụng và ngay cả chi phí tuyển dụng. Qua đó hoạch định những chiến lược tuyển dụng phù hợp với định hướng tương lai.
Đây là ưu điểm nổi bật của giải pháp Humax trong việc quản lý hồ sơ ứng viên. Không còn những rào cản từ quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel, hoạt động tuyển dụng trở nên nhanh nhạy, chính xác và hiệu quả hơn. Nhờ đó càng dễ dàng mở rộng quy mô và tạo đà tăng trưởng.
Tích hợp các công cụ Quản trị nhân sự khác
Humax mang tới một giải pháp toàn diện cho hoạt động quản trị nhân sự. Từ Tuyển dụng, Onboarding, Hoạch định chiến lược tổ chức, Chấm công Tính lương cho tới Hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Tính năng quản lý hồ sơ chỉ là một công cụ nhỏ của phần mềm. Humax vẫn cung cấp nhiều công cụ khác để toàn bộ quá trình tuyển dụng của Doanh nghiệp triển khai trơn chu, hiệu quả.
