I. Chiến lược nhân sự là gì?

Chiến lược nhân sự được xem là một kế hoạch, chiến dịch dài hạn, vạch ra cách một tổ chức quản lý và phát triển nguồn nhân lực của mình để đạt được các mục tiêu. Chiến lược liên quan đến việc xác định nhu cầu nguồn nhân lực của tổ chức và phát triển các chương trình và chính sách để đáp ứng những nhu cầu đó.

II. Tầm quan trọng của chiến lược nhân sự

Tầm quan trọng của chiến lược nhân sự nằm ở khả năng sắp xếp nguồn nhân lực với các mục tiêu của tổ chức. Một chiến lược nhân sự hiệu quả có thể giúp các tổ chức thu hút, phát triển và giữ chân những nhân viên tài năng, điều này có thể tác động tích cực đến hiệu suất và năng suất tổng thể. Ngoài ra, chiến lược nhân sự có thể giúp các tổ chức xác định và giải quyết các lỗ hổng về kỹ năng và năng lực, phát triển các kế hoạch và thúc đẩy văn hóa nơi làm việc tích cực và toàn diện.

III.  3 yếu tố quan trọng trong chiến lược nhân sự 2023

1. Tinh gọn: Chiến lược tối ưu chi phí nhân sự

Thực tế theo thống kê của Bộ Lao động, chi phí nhân sự là một trong những chi phí lớn nhất mà doanh nghiệp phải chịu. Chi phí này chiếm 20% tổng doanh thu của ngành bán lẻ và các ngành khác như thực phẩm, khách sạn 30-35% hoặc lên đến 50%.

Chi phí nhân sự luôn là khoản đầu tư tiêu tốn nhiều ngân sách của doanh nghiệp. Khác với các chi phí dành cho trang thiết bị, hoạt động kinh doanh, chi phí công lương,…là những chi phí có thể tính toán và dự trù được, thì chi phí nhân sự thường hiện dưới dạng chi phí ẩn. 

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần phải liên tục quan sát, theo dõi và có những sự điều chỉnh, cắt giảm kịp thời để tránh thất thoát những khoản kinh phí vô ích.

1.1. Các chi phí nhân sự trong doanh nghiệp

Chi phí nhân sự là một thành phần quan trọng trong tổng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, vì chúng liên quan đến các chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, bồi thường và giữ chân nhân viên. Tuy nhiên, quản lý chi phí nhân sự có thể là một thách thức, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ với nguồn lực hạn chế.

Một số chi phí nhân sự mà doanh nghiệp có thể phải chịu bao gồm:

• Chi phí tuyển dụng: Việc tối ưu chi phí tuyển dụng bao gồm các chi phí liên quan đến việc đăng quảng cáo, sàng lọc hồ sơ, tiến hành phỏng vấn và tuyển dụng ứng viên. Chi phí tuyển dụng cũng có thể bao gồm tiền thưởng buddy và phí trả cho bên nhà tuyển dụng.
• Chi phí onboard: Các chi phí phát sinh khi đưa một nhân viên mới vào công ty, chẳng hạn như chi phí định hướng và đào tạo, cũng như các chi phí liên quan đến việc cung cấp thiết bị và thiết lập quyền truy cập hệ thống.
• Chi phí offboard: Chi phí này bao gồm các chi phí liên quan đến việc chấm dứt việc làm của nhân viên. Chi phí offboard có thể bao gồm tiền trợ cấp thôi việc, bảo hiểm thất nghiệp, chi phí pháp lý và các chi phí liên quan khác.
• Chi phí đào tạo: Bao gồm các chi phí liên quan đến đào tạo nhân viên về các kỹ năng, công cụ hoặc quy trình mới. Các chi phí liên quan đến đào tạo nhân viên để thực hiện công việc của họ. Điều này có thể bao gồm chi phí cho tài liệu, giảng viên đào tạo và cơ sở vật chất, cũng như bất kỳ chi phí nào liên quan đến việc đi lại và ăn ở.

Nhìn chung, những chi phí nhân sự này có thể tăng lên nhanh chóng và có thể có tác động đáng kể đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp cần quản lý cẩn thận các chi phí này để đảm bảo rằng họ đang nhận được giá trị cao nhất từ ​​khoản đầu tư vào nhân sự. Bằng cách tập trung vào các hoạt động nhân sự hiệu quả về chi phí, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng chi phí nhân sự của họ bền vững và đóng góp vào thành công chung của tổ chức.

1.2. Giải pháp tối ưu các chi phí nhân sự

Giải pháp tối ưu chi phí nhân sự trong chiến lược nhân sự cho doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mô và loại hình tổ chức, ngành nghề và địa điểm. Doanh nghiệp cần phải xác định được:

• Chi phí tuyển dụng cho từng kênh là bao nhiêu? Chi phí dành cho từng kênh bao gồm những khoản mục nào? 
• Produce – Số hóa và lưu trữ lại dữ liệu ở đâu?
• Transfer – Kết hợp dữ liệu đang phân mảnh ở nhiều nơi về một nơi như thế nào?
• Mining – Tạo ra báo cáo dữ liệu như thế nào?

Tuy nhiên, dưới đây là một số giải pháp chung có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí nhân sự mà vẫn đảm bảo duy trì dịch vụ nhân sự chất lượng cao:

• Thuê ngoài các chức năng nhân sự phức tạp: 

Cân nhắc thuê ngoài các chức năng nhân sự phức tạp như: xử lý bảng lương, quản lý phúc lợi và tuyển dụng cho các nhà cung cấp bên thứ ba chuyên biệt. Điều này có thể giúp giảm chi phí bằng cách tận dụng lợi thế kinh tế theo quy mô và chuyên môn, đồng thời giải phóng các nguồn nhân sự nội bộ để tập trung vào các chức năng nhân sự cốt lõi.

• Tự động hóa các quy trình quản trị nhân sự: 

Triển khai các giải pháp công nghệ về nhân sự giúp tự động hóa các tác vụ nhân sự lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, quản lý nghỉ phép và theo dõi công, lương. Điều này có thể giúp cải thiện hiệu quả nhân sự, giảm lỗi và giải phóng nguồn nhân sự để tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

• Tiến hành kiểm tra nhân sự thường xuyên: 

Tiến hành kiểm tra nhân sự thường xuyên để xác định các lĩnh vực cần cải thiện, sự thiếu hiệu quả và cơ hội tiết kiệm chi phí. Điều này có thể giúp tối ưu hóa các quy trình nhân sự và giảm chi phí bằng cách loại bỏ các hoạt động nhân sự dư thừa hoặc không cần thiết.

• Hình thức làm việc linh hoạt: 

Các hình thức làm việc linh hoạt như làm việc từ xa, làm việc bán thời gian hoặc chia sẻ công việc để giảm nhu cầu về không gian văn phòng và các chi phí liên quan khác. Điều này có thể giúp thu hút và giữ chân những nhân viên coi trọng sự cân bằng và linh hoạt giữa công việc và cuộc sống.

• Đầu tư vào phát triển nhân viên: 

Đầu tư vào phát triển và đào tạo nhân viên có thể giúp cải thiện khả năng giữ chân nhân viên, giảm chi phí luân chuyển và tăng năng suất. Cung cấp cho nhân viên cơ hội học hỏi và phát triển các kỹ năng của họ cũng có thể dẫn đến một lực lượng lao động gắn kết và có động lực hơn.

• Phát triển chiến lược nhân sự toàn diện: 

Phát triển chiến lược nhân sự toàn diện phù hợp với mục tiêu kinh doanh có thể giúp ưu tiên các sáng kiến ​​nhân sự và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng chi phí nhân sự được phân bổ cho các chức năng nhân sự quan trọng nhất giúp thúc đẩy thành công của doanh nghiệp.

Nhìn chung, giải pháp tối ưu chi phí nhân sự trong chiến lược nhân sự cho doanh nghiệp là tìm kiếm sự cân bằng giữa phương pháp tiết kiệm chi phí và dịch vụ nhân sự chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của tổ chức và người lao động.

2. Tinh nhuệ: Chiến lược tối ưu hiệu suất nhân sự

Để tối ưu hóa hiệu suất nhân sự, điều quan trọng là phải xem xét các khía cạnh khác nhau góp phần tạo nên một tổ chức thành công và bền vững. 

2.1. Khía cạnh nhân viên

• Thuê đúng người: Đầu tư vào các quy trình tuyển dụng giúp xác định đúng ứng viên phù hợp với văn hóa công ty, đồng thời có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp.
• Khuyến khích sự phát triển: Tạo cơ hội để nhân viên trưởng thành và phát triển các kỹ năng của họ thông qua các chương trình đào tạo và phát triển, cố vấn và huấn luyện.
• Xây dựng môi trường làm việc tích cực: Tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, hòa nhập, hỗ trợ và thúc đẩy sự tích cực cho tất cả nhân viên.
• Khuyến khích phản hồi và giao tiếp: Khuyến khích nhân viên cung cấp các thông tin phản hồi và liên lạc, trao đổi thường xuyên với người quản lý và đồng nghiệp của họ để giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện và giải quyết mọi vấn đề.
• Đưa ra mức lương và phúc lợi cạnh tranh: Đảm bảo rằng nhân viên được trả lương công bằng và nhận được các phúc lợi phù hợp với nhu cầu và mong đợi của họ.

2.2. Khía cạnh doanh nghiệp

• Điều chỉnh nhân sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh: Đảm bảo rằng các chính sách và nhân sự phù hợp với chiến lược và mục tiêu kinh doanh tổng thể.
• Phát triển các hệ thống quản lý hiệu suất nhân sự: Triển khai các hệ thống quản lý hiệu suất giúp xác định và khen thưởng những người thực hiện xuất sắc, cung cấp phản hồi thường xuyên và giải quyết những hiệu suất kém.
• Thúc đẩy văn hóa đổi mới: Khuyến khích đổi mới và sáng tạo bằng cách cung cấp cho nhân viên cơ hội hợp tác, thử nghiệm và chấp nhận rủi ro đã được tính toán, lường trước..
• Xây dựng các nhóm làm việc hiệu quả: Xây dựng và duy trì các nhóm làm việc hiệu quả, làm việc tốt với nhau, có động lực và đạt được mục tiêu của họ.
• Nhấn mạnh sự gắn kết của nhân viên: Tập trung vào sự gắn kết của nhân viên để cải thiện tỷ lệ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp, tăng năng suất và xây dựng văn hóa tổ chức vững mạnh.

2.3. Khía cạnh môi trường 

• Nhấn mạnh tính bền vững: 

Tích hợp tính bền vững vào các hoạt động nhân sự bằng cách thực hiện các chính sách và hoạt động giúp giảm lãng phí, bảo tồn năng lượng và thúc đẩy các hoạt động bền vững.

• Cung cấp môi trường làm việc chất lượng cho nhân viên: 

Cung cấp một môi trường có đầy đủ cơ sở vật chất hạ tầng, máy móc và trang thiết bị phục vụ tốt nhất cho công việc. Bên cạnh đó, đây cũng là nơi tràn đầy năng lượng tích cực, luôn thúc đẩy sự phát triển của nhân viên và khiến nhân viên cảm thấy an toàn và thoải mái để cống hiến hết mình cho doanh nghiệp.

• Khuyến khích hoạt động thân thiện với môi trường: 

Khuyến khích nhân viên áp dụng các hoạt động thân thiện với môi trường tại nơi làm việc, chẳng hạn như giảm sử dụng giấy, sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng và tái chế. Giáo dục nhân viên về tầm quan trọng của sự bền vững về môi trường và tác động của các hành động của họ đối với môi trường.

3. Linh hoạt: Chiến lược chuyển hóa hệ thống nhân sự

Mục tiêu của sự chuyển đổi này là tạo ra một hệ thống nhân sự linh hoạt và nhạy bén, hỗ trợ các mục tiêu của công ty và giúp thúc đẩy thành công trong kinh doanh. 

3.1. Vì sao doanh nghiệp cần chuyển hóa? (Why)

Trong 2 năm đại dịch Covid diễn ra, các doanh nghiệp liên tục lao đao và gặp khó khăn trong các hoạt động kinh doanh. Đó cũng là lúc sự chuyển dịch công nghệ lên ngôi, các doanh nghiệp buộc phải chuyển đổi hệ thống nhân sự của họ để có thể theo kịp xu hướng thị trường như: Môi trường làm việc online, work remote, work hybrid, văn phòng làm việc số, ứng dụng quản trị công việc, các tài liệu giấy tờ dưới dạng e-form, các gian hàng sàn thương mại điện tử thay cho các cửa hàng offline,…

Có thể thấy, bằng việc linh hoạt để thích nghi với biến động đã giúp doanh nghiệp:

• Theo kịp sự thay đổi nhân khẩu học của lực lượng lao động và kỳ vọng của nhân viên.
• Cải thiện hiệu quả và hiệu quả của các quy trình nhân sự.
• Điều chỉnh các hoạt động nhân sự với các chiến lược kinh doanh.
• Nâng cao trải nghiệm của nhân viên và thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên.

3.2. Rào cản chuyển hóa (What)

Rào cản 1: Giữ chân nhân tài với nguồn lực hạn chế

Các chiến lược chuyển hóa hệ thống nhân sự có thể yêu cầu đầu tư đáng kể về thời gian, tiền bạc và con người. Nếu không có đủ nguồn lực, có thể khó thực hiện các thay đổi một cách hiệu quả. Thậm chí nhiều doanh nghiệp vì muốn cắt giảm chi phí đã thực hiện chính sách giảm lương và phúc lợi của nhân viên. 

Chính vì thế, làm sao vừa giữ được chân nhân tài, vừa có thể thuận lợi chuyển hóa hệ thống nhân sự luôn là bài toán khó đối với các nhà quản trị. Doanh nghiệp nên xem xét lại cách phân bổ và chất lượng nguồn lực, những nhân tố chất lượng thì tiếp tục đầu tư, không nên đầu tư dàn trải, tránh lãng phí.

Rào cản 2: Gắn kết hiệu suất nhân viên và kết quả kinh doanh

Phần lương của mỗi nhân viên thông thường sẽ bao gồm phần lương cứng, trợ cấp và thưởng. Việc nhiều doanh nghiệp cắt giảm phần lương cứng, tăng các chỉ số về trợ cấp và thưởng, đã khơi dậy sự bất mãn trong lòng nhân viên, bởi phần lương cứng chính là sự đảm bảo chắc chắn cho cuộc sống của nhân viên. 

Tuy nhiên các doanh nghiệp nên giải thích cho nhân viên hiểu về sự điều chỉnh cần thiết này là cần thiết cho doanh nghiệp. Và doanh nghiệp có thể giảm phần lương cứng của nhân viên nhưng bù lại là tăng trợ cấp và tiền thưởng cho họ để cân bằng thu nhập cho nhân viên.

Rào cản 3: Tối ưu ngân sách đào tạo.

Để vượt qua những rào cản này, các doanh nghiệp có thể cần phát triển một kế hoạch quản lý thay đổi toàn diện, đảm bảo sự hỗ trợ mạnh mẽ của lãnh đạo, đầu tư vào các nguồn lực cần thiết và truyền đạt giá trị của chuyển đổi nhân sự cho tất cả các bên liên quan. Cũng có thể ưu tiên các sáng kiến ​​dựa trên tính khả thi và tác động đến nguồn lực, đồng thời chia nhỏ các sáng kiến ​​lớn hơn thành các dự án nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. 

3.3. Một số nguyên tắc khi chuyển hóa hệ thống nhân sự (How)

Khi chuyển đổi hệ thống nhân sự, để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và hạn chế rủi ro xảy ra, có một số nguyên tắc chính mà doanh nghiệp nên xem xét:

• Xác định các mục tiêu rõ ràng: Thiết lập các mục tiêu và chiến lược rõ ràng cho sáng kiến ​​chuyển đổi nhân sự và đảm bảo rằng chúng phù hợp với các chiến lược kinh doanh tổng thể của tổ chức.
• Tập trung vào trải nghiệm của nhân viên: Ưu tiên trải nghiệm của nhân viên trong suốt quá trình chuyển đổi và đảm bảo rằng quy trình trải nghiệm nhân sự được thiết kế để nâng cao sự gắn kết và hài lòng của nhân viên.
• Áp dụng công nghệ: Sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình nhân sự và cải thiện phân tích và báo cáo dữ liệu, điều này có thể giúp nâng cao hiệu quả và cải thiện quá trình ra quyết định.
• Liên tục cải tiến: Nắm bắt xu hướng thị trường để cải tiến liên tục, đồng thời thường xuyên xem xét và đánh giá các hoạt động nhân sự để đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp và hiệu quả theo thời gian.

Nhìn chung, một chiến lược chuyển đổi hệ thống nhân sự linh hoạt có thể giúp doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh và thích ứng với các điều kiện thị trường luôn thay đổi. Bằng cách tuân theo các nguyên tắc chính và giải quyết các rào cản tiềm ẩn, các công ty có thể chuyển đổi thành công các chức năng nhân sự của mình để hỗ trợ tốt hơn các mục tiêu kinh doanh và nâng cao trải nghiệm của nhân viên.

OOS Software có hơn 15 năm nghiên cứu và phát triển, là đối tác tin cậy hỗ trợ công tác quản trị nhân sự, đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn trên thị trường. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Tuyển dụng cho Doanh nghiệp của bạn.