Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp sở hữu đội ngũ nhân viên chất lượng để làm việc năng suất và hiệu quả. Tuyển dụng trải qua một quy trình có hệ thống, bắt đầu từ việc tìm nguồn ứng viên cho tới sắp xếp, phỏng vấn và cuối cùng là lựa chọn ứng viên phù hợp. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm hiểu tới vấn đề này, hãy cùng tham khảo quy trình tuyển dụng nhân sự được chia sẻ dưới đây.

Thế nào là quy trình tuyển dụng nhân sự?

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm và thu hút các ứng viên tài năng để lấp đầy các vị trí còn trống trong doanh nghiệp và tổ chức của bạn.

Tuyển dụng là quá trình xác định vị trí công việc đang tuyển dụng, phân tích những yêu cầu của công việc, đọc hồ sơ, CV xin việc, sàng lọc, đánh giá, lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Một quy trình tuyển dụng hiệu quả là mô hình tìm nguồn ứng viên tài năng phù hợp cho tổ chức, doanh nghiệp vào đúng thời điểm.

Tuyển dụng được nhân tài phù hợp với yêu cầu của công ty không phải là điều dễ dàng. Do đó, nếu công ty, doanh nghiệp không có quy trình tuyển dụng đúng đắn thì những nỗ lực tìm kiếm ứng viên sẽ thất bại.

Một quy trình tuyển dụng toàn diện bao gồm 7 giai đoạn chính nhưng có thể sẽ khác nhau dựa vào ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, cơ cấu, quy mô và tính chất hoạt động của mỗi doanh nghiệp.

Quy trình tuyển dụng có vai trò gì với doanh nghiệp?

Quy trình tuyển dụng nhân sự giúp thu hút nhân tài và khuyến khích nhiều ứng viên nộp hồ sơ. Đây cũng chính là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng danh sách ứng viên chất lượng và tiết kiệm thời gian tìm kiếm ứng viên thay thế vị trí hiện tại, tương lai của doanh nghiệp.

Khi xây dựng được quy trình tuyển dụng nhân sự đúng chuẩn và khoa học, doanh nghiệp sẽ thấy được những lợi ích như sau:

Tiết kiệm thời gian

Việc xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân sự khoa học giúp cho nhà tuyển dụng tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp nhanh hơn. Bên cạnh đó vẫn có thể thu hút được những ứng viên phù hợp với yêu cầu có tỷ lệ chuyển đổi cao nhất.

Không những vậy, việc xây dựng quy trình tuyển dụng cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của thương hiệu tuyển dụng trong mắt các ứng viên.

Quy trình tuyển dụng giúp gắn kết nhân viên

Quy trình tuyển dụng đúng hướng có thể giúp doanh nghiệp chọn được ứng viên phù hợp với sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp, đảm bảo hiệu suất công việc.

Hơn nữa, nhân viên gắn kết sẽ tạo động lực để làm việc nhiệt tình, tận tâm hơn với công việc.

Chủ động trong công tác tuyển dụng

Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng chỉn chu, cẩn thận giúp doanh nghiệp chủ động và thống nhất về mặt chiến lược cho cấp quản lý và phòng nhân sự.

Trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược nhằm cải thiện chất lượng ứng viên và nâng cao uy tín của thương hiệu.

Tăng hiệu suất công việc

Khi quy trình tuyển dụng nhân sự đạt được hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp xác định được năng lực cũng như trình độ của ứng viên. Một nhà tuyển dụng khôn ngoan sẽ biết tận dụng quá trình phỏng vấn để đưa ra những câu hỏi để thấy được điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên.

Đây là một trong những bước tuyển dụng nhân sự đầu tiên giúp nhà tuyển dụng xác định được hiệu suất công việc trong tương lai của ứng viên.

Đọc thêm: 4 bước xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng

Xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả với 9 bước

Các giai đoạn trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng có vai trò quan trọng trong quyết định cuối cùng của nhà tuyển dụng về việc lựa chọn ứng viên phù hợp cho vị trí công việc.

Để tuyển dụng nhân sự hiệu quả và tìm được ứng viên tiềm năng, nhà tuyển dụng cần nắm rõ những bước sau đây:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng tại doanh nghiệp

Trước hết, HR cần xác định vị trí nào đang cần tuyển dụng. Từ đó phân tích những đặc trưng trong công việc yêu cầu ở ứng viên như kiến thức, kỹ năng, chuyên môn và những kinh nghiệm cần thiết. Bộ phận nhân sự cần:

• Xác định vị trí đang trống trong doanh nghiệp, xem vấn đề nào chưa giải quyết, có yêu cầu quan trọng nào về năng lực, kinh nghiệm ở ứng viên hay không.
• Theo dõi, đánh giá để xác định xem khối lượng công việc có nhiều hơn để tuyển nhân viên mới không.
• Phân tích hiệu suất, phẩm chất, kỹ năng, trình độ, một điểm sáng nào đó mà doanh nghiệp còn bị trống không.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng

Một kế hoạch tuyển dụng bài bản giúp cho doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho quy trình tuyển dụng, đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực. Khi lập kế hoạch tuyển dụng, doanh nghiệp cần xác định số lượng vị trí cần tuyển, các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho mỗi vị trí, thời gian tuyển dụng.

Tiếp đó, đánh giá khả năng sử dụng các nguồn lực hiện có như nhân viên hiện tại, hồ sơ ứng viên đã nộp trước đó hoặc dịch vụ tuyển dụng đã từng sử dụng để tiết kiệm chi phí và thời gian. Kế hoạch tuyển dụng cũng bao gồm những thông tin về ngân sách, kênh tuyển dụng và phương thức đánh giá ứng viên phù hợp.

Bước 3: Làm bản mô tả công việc

Đưa ra một JD hoàn chỉnh là bước rất quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Nghiên cứu và chuẩn bị một bản mô tả công việc sẽ cung cấp cho ứng viên tiềm năng danh sách kiểm tra xem có đáp ứng được yêu cầu trước khi nộp hồ sơ xin việc hay không. JD là công cụ để đảm bảo rằng bạn nhận được đơn xin việc từ những ứng viên phù hợp.

Một bản mô tả công việc sẽ bao gồm những điều sau:

• Vị trí công việc, phòng ban, chức danh
• Nhiệm vụ công việc
• Trình độ và Kỹ năng công việc
• Nơi làm việc
• Thời gian làm việc
• Điều kiện làm việc
• Vị trí
• Mức lương và quyền lợi

Bước 4: Tìm kiếm ứng viên

Bước tìm kiếm ứng viên đòi hỏi nhà tuyển dụng đầu tư, nhắm đúng ứng viên mục tiêu và xác định phương thức tuyển dụng phù hợp. Những việc, doanh nghiệp nên làm cụ thể như sau:

• Nghiên cứu và lựa chọn các nguồn tuyển dụng, các trang web, phương thức tuyển dụng phù hợp để tiếp cận và thu hút ứng viên.
• Chuẩn bị content tuyển dụng thật thu hút và hấp dẫn, JD chi tiết rõ ràng về vị trí công việc, đầy đủ lợi ích, yêu cầu.
• Chủ động tìm kiếm ứng viên ở nhiều nguồn khác nhau như nguồn ứng viên nội bộ, thuê bên thứ ba,… thay vì chỉ dựa vào nguồn ứng viên đăng ký, gửi hồ sơ.
• Nếu cần, sử dụng dịch vụ của các đối tác tuyển dụng (headhunter) hoặc các công ty tư vấn nhân sự để tìm kiếm và tiếp cận nguồn ứng viên chất lượng.

Bước 5: Sàng lọc hồ sơ

Ở bước này, HR sẽ thu hẹp các hồ sơ xuống những ứng viên sẽ tới phỏng vấn. Xem xét, so sánh giữa các sơ yếu lý lịch, thư xin việc, portfolio để loại bỏ những hồ sơ chưa phù hợp. Doanh nghiệp cần xem xét trình độ, kinh nghiệm, chuyên môn, kỹ năng, chứng chỉ,… và sự phát triển nghề nghiệp của mỗi người trước đó.

Đây là bước rất quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự, giúp lọc ra hồ sơ không phù hợp, tránh làm mất thời gian của cả hai bên.

Bước 6: Phỏng vấn ứng viên

• Phỏng vấn quan điện thoại

Phỏng vấn sơ qua điện thoại là bước đầu tiên để nhà tuyển dụng có ấn tượng về ứng viên. Các cuộc điện thoại gọi tới bất ngờ nên nhà tuyển dụng có thể kiểm tra được kỹ năng giao tiếp, phản biện, giair quyết vấn đề, năng lực ứng viên. Cuộc phỏng vấn qua điện thoại nên ngắn gọn và thông tin tới ứng viên những điều cần thiết.

• Kiểm tra tâm lý ứng viên

Thông tin tiết lộ từ đánh giá này sẽ giúp nhân viên tiềm năng có làm việc và duy trì năng suất trong thời gian dài hay không. Quá trình sàng lọc này minh bạch, không thiên vị, giúp xác định hiệu quả những ứng viên phù hợp với bất kỳ công việc nào.

• Phỏng vấn trực tiếp

Đây là bước cuối cùng để doanh nghiệp đánh giá và đưa ra lời mời làm việc cho ứng viên. Đầu tiên cần thống nhất với nhau về người thực hiện phỏng vấn, thời gian phỏng vấn và có một danh sách ứng viên dự phòng để tránh làm tốn thời gian.

Phỏng vấn là quá trình 2 chiều, nhà tuyển dụng không chỉ đánh giá ứng viên mà ứng viên cũng đánh giá xem nhà tuyển dụng có chuyên nghiệp, văn hóa công ty có phù hợp với bản thân không.

Vì thế nhà tuyển dụng phải lịch sự, tôn trọng, giữ mối liên hệ Win – Win với ứng viên. Hãy lên một kịch bản phỏng vấn phù hợp, thể hiện sự chuyên nghiệp của mình ở mọi lúc mọi nơi.

Bước 7: Đánh giá ứng viên

Đánh giá ứng viên giúp doanh nghiệp xác định được ứng viên nào phù hợp với vị trí đang cần tuyển, tăng khả năng thành công của quy trình tuyển dụng và giảm thiểu rủi ro không mong muốn. Hơn nữa, việc đánh giá ứng viên giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên có năng lực, chuyên môn, phù hợp với văn hóa, góp phần vào thành công của tổ chức.

Do đó, nhà tuyển dụng cần kiểm tra tính phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty, bao gồm các giá trị, tính cách, đạo đức,… Nếu là vị trí cấp quản lý, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng lãnh đạo của ứng viên.

Bước 8: Gửi thư mời nhận việc

Thư mời giúp doanh nghiệp thông báo cho ứng viên là họ được chọn và trở thành thành viên của công ty.

Thư mời ứng viên nhận viện cần cung cấp thông tin cụ thể về công việc, mức lương, chế độ phúc lợi và các điều kiện làm việc khác để ứng viên có thể chuẩn vị cho công việc mới của mình.

Việc gửi thư mời thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, thể hiện sự tôn trọng với ứng viên, tăng khả năng ứng viên chấp nhận công việc và trở thành nhân viên của doanh nghiệp.

Bước 9: Onboarding

Onboarding là quá trình giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng môi trường doanh nghiệp. Giúp nhân viên hiểu rõ về văn hóa công ty, các đồng nghiệp, quy định, chính sách và quy trình làm việc của tổ chức, các bộ phận. Giải đáp các thắc mắc của nhân viên mới, đào tạo và giám sát quá trình làm việc của họ trong thời gian đầu.

Onboarding đúng cách sẽ giúp ứng viên hòa nhập với môi trường, công việc nhanh chóng, giúp họ cảm thấy thoải mái, đảm bảo hiệu suất, chất lượng công việc. Bên cạnh đó, onboarding giúp doanh nghiệp giảm đi các rủi ro về nhân sự như nhân viên rời đi trong thời gian đầu hoạc không thể làm việc hiệu quả do không hiểu rõ văn hóa và quy trình của doanh nghiệp.

Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng nhân sự với HUMAX

Ngày nay với sự phát triển của thời đại số, để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản trị nhân sự. OOS Software cũng tự hào mang tới cho các nhà quản lý giải pháp phần mềm quản trị, tuyển dụng nhân sự vừa hiệu quả, tiết kiệm thời gian vừa tiết kiệm chi chí và các nguồn lực khác.

Phần mềm tuyển dụng của OOS mang lại những lợi ích tuyệt vời sau:

• Quy trình tuyển dụng được rút ngắn, quản lý dữ liệu ứng viên theo hệ thống thông minh.
• Doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận tệp ứng viên tiềm năng qua các kênh như Vietnamwork, TopCV, Careerbuilder,… Dữ liệu ứng viên từ các nguồn trên tự động chuyển giao về hệ thống lưu trữ. Tạo CV Pool theo các phân khúc ứng viên khác nhau.
• Tạo tương tác đa chiều, tiết kiệm thời gian soạn thảo nhiều lần nhờ tính tự động hóa điền dữ liệu, thông tin trước khi gửi Offer Letter, thư mời phỏng vấn.
• Dễ dàng hoạch định chiến lược tuyển dụng qua hệ thống Báo cáo phân tích, đo lường từ HUMAX: Chấm điểm, xếp loại ứng viên theo bộ tiêu chí. Đo lường chi phí, số lượng ứng viên từ các kênh tuyển dụng. Báo cáo về tỷ lệ chuyển đổi của các vị trí tuyển dụng. Đánh giá hiệu suất của nguồn tuyển dụng. Xuất báo cáo ra file PDF.

OOS Software có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Tuyển dụng cho Doanh nghiệp của bạn.