Nếu bạn là một người chuyên thiết kế, lên ý tưởng cho các dự án thì chắc chẳng còn xa lạ gì với khái niệm sơ đồ PERT. Tuy nhiên, không phải ai cũng thực sự hiểu chức năng và công dụng của loại sơ đồ này. Trong bài viết dưới đây, hãy để CoffeeHR mang đến cho bạn một số thông tin cần biết để áp dụng sơ đồ mạng lưới PERT hiệu quả hơn trong công việc.
Sơ đồ mạng PERT là gì?
Sơ đồ PERT (hay còn được biết đến với cái tên PERT Network) là một loại công cụ được dùng trong xây dựng và quản lý các kế hoạch/dự án. Biểu đồ này sẽ thể hiện tất cả các yếu tố khi thực hiện một dự án như: chi phí phải bỏ ra, công cụ cần thiết, số lượng nhân sự… Thông qua mạng lưới đồ hoạ này, kể cả nhân viên hay lãnh đạo cũng sẽ nắm rõ được quy trình thực hiện và xác định các rắc rối có thể xảy ra để dự phòng các phương án giải quyết.
Biểu đồ PERT sẽ bao gồm các chấm tròn/vuông với nhiều màu khác nhau, để thể hiện các mục tiêu chính trong một dự án. Mỗi chấm tròn được quy định là một bước. Nối giữa các hình này là các đường vectơ hoặc đường thẳng, và có giải thích sơ lược các nhiệm vụ khác nhau.
Hiện nay, sơ đồ mạng PERT ngày càng được sử dụng rộng rãi, bởi nó phù hợp với xu hướng giải quyết công việc theo kiểu mô hình và đơn giản hóa. Mạng lưới PERT được nhận định là có tác dụng cao khi sử dụng với các dự án có quy mô lớn.
» Đọc thêm: Agile là gì? Ứng dụng Agile giúp quản lý dự án hiệu quả hơn
Các trường hợp nên sử dụng sơ đồ PERT
Sơ đồ mạng lưới PERT hiện nay được rất nhiều công ty và doanh nghiệp ưa chuộng, đưa vào sử dụng thường xuyên. Tuy nhiên, phương pháp này phù hợp hơn khi dùng vào các dự án tầm cỡ với quy mô lớn như kế hoạch tổ chức lại nhân sự các phòng ban, hay một chương trình thay đổi mức lương, chi phí… Bởi các kế hoạch này đa phần sẽ có rất nhiều bước với quy trình phức tạp. Việc đơn giản và mô hình hóa thành một sơ đồ PERT sẽ giúp các thành viên nắm được rõ ràng mình cần thực hiện những gì.
Ngoài ra, các dự án có mức đầu tư lớn, hay phối hợp cùng nhiều bộ phận/nhà đầu tư khác nhau thì việc triển khai dựa trên sơ đồ mạng lưới cũng giúp tối giản quy trình và hỗ trợ công việc được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả cao.
Nắm rõ 4 yếu tố chính khi lập sơ đồ PERT
Một trong những điều quan trọng nhất bạn cần nhớ khi lập sơ đồ mạng lưới PERT chính là nắm rõ các yếu tố chủ chốt tác động đến quy trình thực hiện công việc, đặc biệt là 4 yếu tố dưới đây:
Sự kiện
Mỗi sự kiện được xem như một mốc đánh dấu khi bắt đầu hoặc kết thúc một công việc nào đó trong kế hoạch. Trong sơ đồ PERT, các mốc này thường được biểu hiện bằng hình tròn và đánh số. Hình tròn đầu tiên là sự kiện bắt đầu, đánh số 1 và chỉ có các đường đi ra. Còn hình tròn cuối cùng là sự kiện kết thúc, chỉ có các đường biểu diễn đi vào. Các hình tròn ở giữa có thể có cả đường đi ra lẫn đường đi vào.
Công việc
Công việc là chỉ nhân sự và thời gian thực hiện để chuyển từ sự kiện này sang sự kiện khác. Trong biểu đồ PERT, công việc là các đường biểu diễn nối giữa những ô tròn với nhau, và độ dài sẽ được ước tính dựa trên chiều dài của đường. Các công việc không có thực sẽ có độ dài đường biểu diễn bằng 0, và bạn có thể chú thích các thông tin trên đường cung này.
Thời gian dự trữ
Thời gian dự trữ là thời gian cho phép các công việc được trì hoãn mà không ảnh hưởng đến tiến độ chung. Đây là một trong những yếu tố thể hiện sự rủi ro mà bạn nên đánh dấu lại ngay trên các đường cung chỉ công việc. Nếu công việc hoàn thành sớm hơn thời gian này, có thể đánh dấu lại bằng các chấm tròn nhỏ trên đường cung.
Đường găng
Đường găng chính là đường biểu diễn nối các công việc với nhau. Chiều dài đường găng dài nhất tính từ điểm đầu cho đến điểm cuối của PERT. Đường găng là yếu tố thể hiện tiến độ của công việc. Do đó, nếu có bất kỳ yếu tố nào trên đường găng bị trì hoãn thì có nghĩa là tiến độ của kế hoạch cũng đang bị chậm lại so với dự kiến.
Khi nào cần lập sơ đồ PERT?
Người quản lý sẽ sử dụng biểu đổ PERT để đánh giá và hoàn thành một dự án nhất định. Nhưng có rất nhiều phương pháp để đo lường khác, vậy lý do nào để chúng ta chọn sơ đồ PERT?
Đối với người mới bắt đầu, biểu đồ PERT là một phương pháp phù hợp khi bạn cần đánh giá tiến trình, nguồn lực cần thiết và con đường quan trọng của một dự án. Chúng ta cần xem xét từng bước như sau:
- Để xác định đường dẫn quan trọng: Một trong những đặc biệt của biểu đồ PERT khác biệt với các phương pháp khác là khả năng xác định đường dẫn quan trọng của dự án. Điều này rất quan trọng khi hình dung dòng thời gian tổng thể của một dự án.
- Để đánh giá nguồn lực: Với các tính năng độc đáo mà biểu đồ PERT cung cấp, bạn có thể dễ dàng biết được dự án nào yêu cầu nguồn lực và việc nào không.Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho cả hai bên của dự án bằng cách cung cấp thông tin trước và có thể đánh giá được.
- Để ước tính thời gian: Vì biểu đồ PERT đánh giá cả thời lượng nhiệm vụ riêng lẻ và thời lượng tổng thể của dự án, nên đây là một công cụ tuyệt vời khi bạn cần hiểu dòng thời gian dự kiến trong giai đoạn lập kế hoạch dự án ban đầu.
Nhìn chung, tạo biểu đồ PERT là một lựa chọn tốt cho một kế hoạch dự án đơn giản có thể dễ dàng chia sẻ với các thành viên trong nhóm. Chúng ta sử dụng biểu đồ này để nhanh chóng hiểu rõ tiến trình và nguồn lực cần thiết.
Cách xây dựng sơ đồ PERT trong quản lý dự án
Nếu bạn đang phân vân chưa biết xây dựng mạng lưới PERT như thế nào cho hợp lý, thì dưới đây là quy trình gợi ý 5 bước từ CoffeeHR mà bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Liệt kê tất cả sự kiện và công việc cần thực hiện
Nếu dự án của bạn quá phức tạp và có nhiều sự kiện lớn cần giải quyết thì có thể làm thành nhiều biểu đồ khác nhau. Mỗi biểu đồ là một mạng lưới công việc cần phải giải quyết. Việc lập được danh sách các sự kiện sẽ là điều quan trọng nhất giúp bạn quản lý tốt dự án trên sơ đồ mạng lưới.
» Đừng bỏ lỡ: [TẢI NGAY] Mẫu kế hoạch công việc theo ngày/tuần/tháng giúp tăng 90% hiệu suất công việc
Bước 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên thực hiện cho các sự kiện
Bước 3: Sử dụng các đường biểu diễn để nối các sự kiện lại với nhau
từ sự kiện mở đầu cho đến sự kiện kết thúc để thể hiện mối quan hệ. Ở bước này, mối quan hệ giữa các công việc càng mật thiết thì sơ đồ càng cần sự chi tiết cao.
Bước 4: Tính thời gian cụ thể để hoàn thành từng sự kiện một
Ký hiệu thời điểm muộn là Tm và thời điểm sớm là Ts. Hai giá trị này ngược nhau nhưng có quy mô như nhau.
Đầu tiên là quy trình tính thời điểm sớm của các sự kiện:
- Sự kiện đầu tiên sẽ có thời gian Ts1 là 0.
- Sự kiện tiếp theo sẽ có thời gian là Ts2, sự kiện thứ 3 là Ts3. Công thức tính lần lượt là Ts2 = Ts2 + Ts12, Ts3 = Ts3 + Ts23 + Ts12… cứ như thế cho đến sự kiện cuối cùng. Nếu có các giá trị khoảng chưa rõ ràng thì sẽ lấy theo chỉ số tối đa (max).
Sau đó là quy trình tính thời điểm muộn của các sự kiện:
- Bắt đầu với sự kiện cuối cùng với Tm = Ts.
- Từ giá trị này, tính ngược lại thời gian các sự kiện Tm1, Tm2,… tương tự như cách tính thời điểm sớm. Tuy nhiên, nếu có các giá trị khoảng chưa rõ ràng thì thay vì max, sẽ dùng chỉ số min.
Bước 5: Thiết lập các đường găng phù hợp
- Sau khi đã xác định được các sự kiện và thời gian cụ thể thì bước cuối cùng chính là vẽ đường găng đi qua các sự kiện găng và được quy ước là đường dài nhất.
- Gọi sự kiện găng là sự kiện a bất kỳ, thì a phải thỏa mãn điều kiện là thời điểm muộn và thời điểm sớm là giống nhau.
- Trong các sự kiện găng, sự kiện nào có thời gian dài nhất thì sẽ được biểu diễn bằng đường găng tương ứng.
Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ PERT đơn giản
» Tham khảo thêm: 5 Mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng chuẩn nhất
Khi lập PERT cần tuân thủ các nguyên tắc nào?
Khi thực hiện lập sơ đồ PERT, bạn chắc chắn phải hiểu rõ thời gian hoàn thành công việc. Đồng thời, việc biểu diễn mối liên quan giữa các công việc cũng vô cùng cần thiết, vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn phân bố nhân sự cũng như chi phí cho công việc.
Ngoài ra, còn có một số nguyên tắc sau đây mà bạn cần phải biết khi lập một sơ đồ mạng lưới:
- Một sơ đồ mạng PERT đúng chuẩn chỉ có duy nhất một ô tròn biểu diễn cho sự kiện bắt đầu, và một ô tròn thứ 2 biểu diễn cho sự kiện kết thúc. Chỉ có đúng một đường biểu diễn đi ra từ sự kiện bắt đầu và 1 đường duy nhất đi vào sự kiện kết thúc.
- Phương hướng thực hiện mỗi công việc sẽ được biểu diễn bằng hướng chỉ của mũi tên trên sơ đồ. Và thời gian thực hiện sẽ tương ứng dài bằng độ dài của đường biểu diễn đó. Do vậy, các đường biểu diễn phải được ước lượng chiều dài đúng chuẩn và có các quy ước cho thời gian cơ sở từ ban đầu, chứ không phải thích vẽ dài bao nhiêu thì vẽ.
Điểm khác biệt giữa sơ đồ PERT và Gantt
Bên cạnh sơ đồ mạng lưới PERT thì sơ đồ Gantt cũng là một công cụ mô tả thường được dùng trong việc quản lý và hệ thống các dự án. Cả hai phương pháp này đều có tác dụng theo dõi, thiết lập và giám sát các công việc để thực hiện dự án hiệu quả hơn. Tuy nhiên, vẫn có những điểm khác biệt lớn mà bạn nên biết trước khi quyết định xem mình nên chọn phương pháp nào:
| Yếu tố so sánh | Sơ đồ PERT | Sơ đồ Gantt |
| Dạng biểu đồ | Biểu đồ cột | Biểu đồ mạng lưới |
| Người phát minh | Henry L. Gantt | Có nguồn gốc từ Hải quân Hoa Kỳ |
| Các trường hợp nên dùng | Phù hợp cho các dự án nhỏ lẻ, không quá phức tạp | Sử dụng cho các dự án tầm cỡ, có quy mô lớn, chi phí cao và mang tính phức tạp |
| Đặc điểm nổi bật | Chỉ tập trung chủ yếu vào thời gian để hoàn thành các công việc cho trước | Không chỉ thời gian mà còn tập trung vào sự kiện, công việc để hình thành mối quan hệ chặt chẽ |
| Tính chất | Đơn giản, dễ hiểu, dễ làm | Cần phải nhớ nhiều nguyên tắc mà khó áp dụng hơn. Hình dung được cách trình bày đường găng là vô cùng quan trọng. |
Trên đây là một số thông tin về sơ đồ PERT mà bạn nên biết nếu đang thực hiện các dự án lớn với quy mô rộng. Sơ đồ này sẽ là một phương pháp hữu hiệu để bạn hoàn thành các dự án hiệu quả hơn.
