Tái cấu trúc nguồn nhân lực trong khủng hoảng đại dịch

Trong 8 tháng đầu năm 2021, ước tính có khoảng hơn 85.000 doanh nghiệp tuyên bố phá sản hoặc ngừng hoạt động, giải thể. Đại dịch gây nhiều ảnh hưởng tiêu cực, nhiều doanh nghiệp lựa chọn tái cấu trúc tổ chức để đối phó dịch bệnh và duy trì hoạt động. Trong hầu hết trường hợp, đối tượng chịu tác động từ tái cấu trúc tổ chức vẫn là con người, có thể dẫn đến việc tăng hoặc giảm và thay đổi yêu cầu về nhân sự.  Tái cấu trúc nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong quá trình tái cấu trúc tổ chức.

Tái cấu trúc nguồn nhân lực là gì?

Tái cấu trúc nguồn nhân lực là việc sắp xếp, điều chỉnh, duy trì và phát triển đội ngũ nhân viên và quản lý có chất lượng, nhằm giúp cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, nâng cao sức cạnh tranh và phát triển bền vững. Tái cơ cấu nguồn nhân lực gồm hai phần chính là tái cơ cấu nhân sự và tái cơ cấu lao động. 

Tuy nhiên, tái cấu trúc hệ thống nhân sự không chỉ đơn thuần là quá trình cắt giảm, điều động nhân sự mà là quá trình thay đổi cấu trúc bên trong của doanh nghiệp để đạt hiệu quả về hiệu suất và chi phí, từ đó giá trị của doanh nghiệp cũng sẽ thay đổi.

8 thành phần của hệ thống nhân sự mà doanh nghiệp có thể xem xét để tái cấu trúc như: cơ cấu tổ chức; hệ thống KPI; khung năng lực; cấu trúc lương thưởng; hoạt động đào tạo; hoạt động phát triển kế thừa; hoạt động tuyển dụng; văn hóa doanh nghiệp…

Đại dịch và cách mạng công nghệ 4.0 thúc đẩy tái cấu trúc nguồn nhân lực

Thách thức về nhân sự được các nhà quản trị đánh giá là một trong những vấn đề nan giải và khó kiểm soát nhất. Xu hướng nhân sự có nhiều thay đổi bởi tác động của cuộc cách mạng công nghệ 4.0 và đại dịch Covid-19.

Những động lực cụ thể để thúc đẩy các doanh nghiệp tái cấu trúc hệ thống nhân sự gồm: giảm chi phí; tăng hiệu suất; hoàn thiện thiết kế bảng mô tả công việc; gia tăng tính đúng người, đúng việc; tích hợp hệ thống nhân sự với xu hướng công nghệ 4.0.

Trong thời buổi cách mạng công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay, doanh nghiệp áp dụng công nghệ trong tái cấu trúc hệ thống nhân sự càng chậm thì chi phí càng tăng và hiệu suất càng giảm.

Từ trong dịch bệnh, bản thân doanh nghiệp phải nhìn ra được những điểm yếu để cấu trúc lại và tăng khả năng chống chịu các cú sốc bên ngoài. Do nhiều ảnh hưởng tiêu cực, hệ thống nhân sự của các doanh nghiệp có nhiều thay đổi với tỷ lệ biến động lớn vì đa số phải cắt giảm nhân sự, giảm giờ làm, giảm chi phí,… Các doanh nghiệp cần đánh giá lại các chiến lược quản trị để tìm ra hướng đi phù hợp với tình hình kinh doanh nhiều thách thức và tối ưu hóa nguồn nhân lực.

Dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp cần tái cấu trúc nguồn nhân lực

Khi tổ chức – doanh nghiệp đang gặp nhiều vấn đề trong cơ cấu nhân sự khiến hoạt động không hiệu quả thậm chí là trì trệ, đứng trước nguy cơ tan rã, phá sản. Tái cấu trúc hệ thống nhân sự bắt đầu từ việc xác định hiện trạng của doanh nghiệp bằng dữ liệu và con số. Các dữ liệu cụ thể có thể kể đến như: chi phí phần mềm và tái cấu trúc; thời gian hoàn vốn và sinh lời; số lượng nhân sự giảm…

Ở quy mô nhỏ như một bộ phận phòng ban, dấu hiệu cần để tái cấu trúc có thể do người đứng đầu bộ phận hoặc người quản lý nhân sự nhận diện từ các yếu tố liên quan đến nhân sự, thường thì người quản lý nhân sự sẽ là người đầu tiên nhận diện được các dấu hiệu đó. Từ hiệu quả thực hiện của bộ phận, phòng ban nhỏ có thể khái quát và áp dụng với toàn tổ chức, lấy nơi làm tốt nhất để học hỏi, sắp xếp, thay đổi và kiện toàn hệ thống.

Những vấn đề có thể đến từ việc phối hợp kém giữa các bộ phận, vị trí nhân sự, các hoạt động trong công việc có hiệu suất kém, cán bộ, nhân viên làm việc không có mục tiêu rõ ràng; cấp quản lý bị cuốn vào giải quyết sự vụ, lặt vặt; quản lý cấp cao thụ động, nhân sự thay đổi liên tục hay “ổn định” theo kiểu chỉ toàn người cũ; cơ chế phân quyền kém,…

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi tái cấu trúc nguồn nhân lực?

Đầu tiên, doanh nghiệp phải xác định rõ mục tiêu của việc tái cấu trúc trong từng giai đoạn là gì? Tiếp đó, doanh nghiệp cần bám sát vào hệ thống dữ liệu, báo cáo nhân sự. Mục tiêu của doanh nghiệp chỉ đơn giản là vượt qua khủng hoảng hay tận dụng lợi thế khủng hoảng, hay là phát triển bền vững trong tương lai, hay chỉ là “sống cho qua ngày”? Đồng thời, doanh nghiệp tiến hành đánh giá nghiêm túc xem người lao động hiện có đã đạt được một số tiêu chí cơ bản để phát triển trong hoàn cảnh khó khăn hay chưa?

Tái cấu trúc không thể tránh khỏi việc cắt giảm nhân sự, do đó, doanh nghiệp cần nhận diện được các vị trí nhân sự cần giữ và không giữ được sau khi tái cấu trúc, cần có phương án và nguồn dự phòng trước khi thực hiện để tránh khủng hoảng về nguồn nhân lực.

Doanh nghiệp cần xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất, tích hợp nền tảng công nghệ thay vì chỉ dùng các công cụ dữ liệu truyền thống, để người quản lý khi cần có thể dễ dàng tiếp cận mục tiêu, xử lý dữ liệu và ra quyết định nhanh chóng.

Truyền thông nội bộ cũng là điều quan trọng mà người lãnh đạo phải cân nhắc trong việc tái cấu trúc. Một trong những yếu tố quan trọng để tái cấu trúc thành công là sự cam kết của lãnh đạo. 

Nếu lãnh đạo doanh nghiệp không có quyết tâm thay đổi và không hành động kịp thời, tái cấu trúc kéo dài và gặp trở ngại thì doanh nghiệp sẽ càng lún sâu vào khủng hoảng và bị tụt lại phía sau. Nhưng cũng cần đánh giá nghiêm túc doanh nghiệp có đủ thời gian và tài chính để tiến hành hay không? Nếu không trả lời đúng, đủ câu hỏi trên sẽ dẫn tới việc gọi là tái cấu trúc nhưng thực chất chỉ là sự xáo trộn nhân lực không cần thiết.

Tái cấu trúc nguồn nhân lực quan trọng nhất ở nội dung: Làm thế nào để đào tạo được NNL hiện có làm việc chuyên nghiệp hơn, hiệu quả hơn. Cái khó không phải là chấp nhận những giá trị mới mà chính là từ bỏ những giá trị cũ. Doanh nghiệp phải “dám từ bỏ”, mạnh tay xóa đi những tồn tại trong chính bộ máy của mình.

Ứng dụng nền tảng số để tái cấu trúc hệ nguồn nhân lực

Nếu doanh nghiệp không có quy trình và định hướng tái cấu trúc phù hợp thì “lợi bất cập hại”, có khi còn làm doanh nghiệp tệ hơn và đánh mất đi nhiều cơ hội khác. Ứng dụng công nghệ vào quản lý dữ liệu để tái cấu trúc hệ thống nhân sự sẽ thay thế phương pháp quản lý truyền thống, giúp nhà lãnh đạo tiếp cận thông tin nhanh chóng, cập nhật tức thì các yếu tố liên quan đến vận hành.

Với khối lượng công việc lớn cùng nhiều nhân sự, các nhà quản lý khó có thể điều hành doanh nghiệp trơn tru nếu không có các công cụ, phần mềm hỗ trợ. Thực tế hiện nay ở nhiều doanh nghiệp là tình trạng dữ liệu chưa đồng nhất, được tổng hợp từ nhiều nguồn, công cụ khác nhau như giấy tờ, excel, email, các phần mềm chat miễn phí… Người lãnh đạo cần hiểu rõ hiện trạng của cơ sở dữ liệu tại doanh nghiệp mình để lựa chọn khâu quan trọng và công nghệ phù hợp trong việc tái cấu trúc hệ thống nhân sự, quyết định nên dùng phần mềm dịch vụ SAAS hay mua bản quyền một lần hoặc tự xây dựng trung tâm dữ liệu số.

Tuy nhiên, dù doanh nghiệp dùng bất kỳ công nghệ hay hệ thống nào để tái cấu trúc thì cũng cần tập trung phân loại và sắp xếp lại dữ liệu đầu vào đồng nhất.

Nhà quản lý cũng cần lưu ý đến trải nghiệm và vai trò quan trọng của người dùng cuối. Nếu không làm cho họ thấy được công cụ đó thân thiện, hữu ích, không làm họ yêu thích thì rất khó để vào quy trình thực tế và đem tới hiệu quả thật.

Dịch Covid-19 cũng là cơ hội để các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thời gian rà soát, sắp xếp lại hệ thống nhân sự, thực hiện chuyển đổi số. Tái cấu trúc nguồn nhân lực trở thành chiến lược tất yếu để giải quyết những bất ổn trong tổ chức hiện tại, củng cố lại nguồn nhân lực. Tái cấu trúc cũng giống như xây dựng một ngôi nhà, cần cân đối về thời gian, kinh phí và các nguồn lực khác. Đặc biệt là sự phù hợp của ngôi nhà trong dãy phố đó. Làm được điều đó, tái cấu trúc nguồn nhân lực mới đạt được hiệu quả và bền vững.