Làm thế nào để giúp đội ngũ nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và gắn kết với tổ chức là bài toán mà các doanh nghiệp quan tâm, bởi tìm được nhân tài đã khó, giữ chân nhân tài càng khó hơn. Onboarding chính là chìa khóa cho giai đoạn này. Vậy Onboarding là gì và làm sao doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình onboarding chuẩn? Bài viết dưới đây của OOS Software sẽ giúp doanh nghiệp có thêm lời giải cho bài toán này!

Onboarding là gì?

Onboarding là quá trình hội nhập nhân sự trong đó nhân sự mới được tích hợp với tổ chức. Nhân viên sẽ được làm quen với văn hóa doanh nghiệp, các thành viên trong team, người hướng dẫn để tự tin và nhanh chóng bắt kịp công việc. Đây là quá trình mà doanh nghiệp có thể xây dựng văn hóa, lòng tin đối với nhân viên mới, giúp giữ chân nhân sự lâu dài hơn và tăng cao hiệu suất làm việc.

Onboarding Process là gì?

Onboarding Process là gì? Quy trình Onboarding sẽ khác nhau tùy vào từng doanh nghiệp, chủ yếu do quy mô tuyển dụng và thủ tục làm việc không tương đồng. Đối với một số tổ chức, quá trình gia nhập bao gồm một hoặc hai ngày hoạt động; đối với các tổ chức khác, quá trình này có thể bao gồm một loạt các hoạt động kéo dài một hoặc nhiều tháng.

Các hoạt động trong quá trình onboarding process thường bao gồm: nhân viên mới hoàn thành quy trình tuyển dụng ban đầu như cung cấp đầy đủ các thông tin cá nhân; tìm hiểu về tổ chức và cấu trúc, văn hóa, tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị của tổ chức; làm quen với đội nhóm, người quản lý của mình; nhận các trang thiết bị, tài khoản đăng nhập vào hệ thống của doanh nghiệp.

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra, ấn tượng trong ngày đầu làm việc chính là một trong những lý do để nhân sự quyết định có gắn bó với doanh nghiệp hay không. Do đó, quá trình Onboarding chính là nền móng gắn kết nhân sự và tổ chức.

HR Onboarding và Customer Onboarding có gì khác nhau?

HR Onboarding và Customer Onboarding có mục tiêu tương tự nhau, nhưng khác về đối tượng:

Về cơ bản thì quá trình HR Onboarding chính là quy trình trước của Customer Onboarding, doanh nghiệp trải nghiệm và làm mẫu tới nhân viên để từ đó họ có thể cung cấp trải nghiệm và kiến thức tốt nhất đến khách hàng. Giúp cho việc chăm sóc khách hàng trở nên tốt hơn, đảm bảo khách hàng không chuyển sang đơn vị đối thủ trong quá trình trải nghiệm dịch vụ.

» Xem thêm: Xây dựng quy trình tuyển dụng 5 bước thu hút nhân tài cho doanh nghiệp

Lợi ích khi doanh nghiệp thực hiện Onboarding

Tăng mức độ gắn kết của nhân viên

Theo nghiên cứu của Gallup, nửa số nhân sự được khảo sát cho rằng việc có một người bạn ở nơi làm việc khiến họ cảm thấy gắn bó. Từ đó làm việc hiệu quả và thành công hơn. Đặc biệt trong thời điểm đại dịch Covid, sự kết nối khi làm việc trở nên gián đoạn, việc gắn bó giữa các cá nhân trong tổ chức liên quan mật thiết đến sự gắn bó giữa cá nhân với doanh nghiệp.

Quy trình Onboarding sẽ gia tăng sự gắn kết giữa nhân viên với nhân viên thông qua các thông báo chào mừng, các chương trình warm up, giới thiệu nhân sự với đội nhóm. Ngoài ra cũng giúp gắn kết nhân viên với tổ chức qua các hoạt động đào tạo về tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp.

Tăng cường trải nghiệm của nhân viên

Thị trường nhân sự hiện nay ngày càng có sự cạnh tranh khốc liệt bởi các cơ hội việc làm đang dần mở rộng. Nhân sự thế hệ mới genZ có nhiều lựa chọn công việc hơn. Họ cũng đề cao các yếu tố về môi trường làm việc, trải nghiệm, các giá trị tinh thần hơn so với thế hệ trước. Do đó, nếu không thấy hài lòng, trải nghiệm không tốt, họ dễ dàng rời đi trong khoảng 2 tháng đầu làm việc. Đó cũng là lý do nhiều doanh nghiệp dù tuyển dụng rất nhiều nhưng các nhân sự không gắn bó lâu dài với tổ chức.

Vậy nên quá trình Onboarding đóng vai trò quan trọng, giúp tăng cường trải nghiệm của nhân viên trong những ngày đầu tiên ra nhập tổ chức. Xây dựng một quy trình Onboarding chuẩn sẽ khiến nhân viên thích thú và có động lực làm việc cao hơn, mang lại giá trị về lâu dài cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Tổng hợp 6 cách chấm công nhân viên được sử dụng nhiều nhất

Giữ chân nhân viên tốt hơn

Khoảng ⅓ nhân viên nghỉ việc trong 90 ngày làm việc đầu tiên. Điều này được cho là do quy trình hội nhập nhân viên mới thực hiện không hiệu quả, các tổ chức để nhân viên của họ “tự chống đỡ” với tư duy “chìm hoặc bơi”. Chi phí liên quan đến việc thay thế một nhân viên có thể lên tới 150% lương hàng năm của họ. Điều này bao gồm các chi phí ẩn như giảm năng suất, mất kiến thức đặc biệt và giảm tinh thần của các nhân viên còn lại. Giữ chân nhân viên có thể tiết kiệm cho công ty hàng nghìn đô la.

Áp dụng điều này, Tập đoàn Ernst & Young đã tiết kiệm hơn 40 triệu USD trong nhiều năm nhờ vào việc giảm thiểu tỷ lệ turnover. Cũng với phương pháp trên, chỉ trong vòng 2 năm, tập đoàn First Tennessee đã tăng lợi nhuận lên thêm 106 triệu USD.

» Đừng bỏ lỡ: 11 Phương pháp đánh giá nhân viên phổ biến và hiệu quả nhất

Thu hút nhân tài

Các doanh nghiệp phải bỏ nhiều chi phí để xây dựng thương hiệu tuyển dụng, thiết lập các cơ chế thưởng để nhân viên giới thiệu người mới vào tổ chức. Hiểu được Onboarding nghĩa là gì và xây dựng một quy trình Onboarding chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng và ấn tượng, họ có thể giới thiệu tới nhiều người xung quanh như bạn bè, người thân. Ngoài ra cùng với mạng xã hội phát triển, rất nhiều các hội nhóm về công ty được mở ra để nhân sự có thể review các trải nghiệm tốt, xấu của mình tại nơi làm việc. Vậy nên nếu gây được ấn tượng tốt với người mới, doanh nghiệp có thể được nhắc tên như một ví dụ về nơi làm việc tốt đẹp – truyền thông miễn phí tới tập ứng viên tiềm năng khác.

Đẩy mạnh văn hóa doanh nghiệp

Bằng cách thiết lập sự chuyên nghiệp ngay từ ngày đầu tiên, doanh nghiệp xây dựng một nền văn hóa mạnh mẽ trong công ty về việc nhân viên được đánh giá cao, được dạy dỗ và hỗ trợ. Các nhân viên mới ngay lập tức hiểu và cảm thấy được công ty chào đón, và các nhân viên hiện tại thấy rằng lực lượng lao động được coi trọng. Các giá trị cụ thể của công ty được truyền đạt rõ ràng.

Tại Zenefits, Giám đốc điều hành của công ty sẽ có buổi gặp gỡ với nhân viên mới và có bài phát biểu ngắn để chào mừng họ đến với công ty. Đây là thời điểm tuyệt vời để xem lại tuyên bố sứ mệnh của doanh nghiệp với những người mới được tuyển dụng, giúp họ hiểu rõ các tác phong làm việc, tầm nhìn của doanh nghiệp để điều chỉnh và hiểu văn hóa công ty.

Tăng cường hiệu quả làm việc

Những nhân viên mới thường cần thời gian tốt hơn của một năm để đạt được năng suất cao nhất. Họ cần có thời gian để hòa nhập vào doanh nghiệp với một vai trò mới, cân bằng các công việc như tìm hiểu tổ chức, xây dựng mối quan hệ để tạo nên các nhóm chức năng chéo.

Việc giới thiệu nhân viên đúng cách có thể đẩy nhanh quá trình này, giảm thời gian cần có để thành thạo công việc và cải thiện năng suất hơn. Số liệu thống kê được biên soạn bởi Click Boarding, một công ty phần mềm giới thiệu ở Eden Prairie, Minn., cho thấy: Các tổ chức có quy trình onboarding chuyên nghiệp sẽ đem đến năng suất tuyển dụng mới cao hơn 50%.

Một quy trình giới thiệu tuyệt vời có thể bao gồm thiết lập mục tiêu, đánh giá năng lực nhân viên sơ bộ để có các kế hoạch đào tạo, nêu rõ vị trí công việc và các yêu cầu cần có, thiết lập một lộ trình công danh cho nhân sự. Báo cáo Workforce Learning năm 2021 của LinkedIn chỉ ra 70% các nhà quản lý nói rằng nhân viên dành nhiều thời gian hơn để học hỏi sẽ hài lòng hơn với công việc. Nhân viên trở nên năng suất hơn khi họ cảm thấy hạnh phúc với công việc hiện tại, thay vì dành thời gian và sức lực để tìm kiếm cơ hội mới.

Sau đây là 4 bước quy trình onboarding chuẩn cho doanh nghiệp:

Quy trình 4 bước onboarding chuẩn cho doanh nghiệp

Giai đoạn 1: Pre-Onboarding

Đây là giai đoạn quan trọng trong khi xây dựng quy trình onboarding process bởi dù ứng viên đã nhận offer rồi thì cũng không chắc chắn họ sẽ gia nhập tổ chức. Vậy nên đem đến một trải nghiệm trước khi chính thức gia nhập sẽ gia tăng yếu tố cạnh tranh giúp doanh nghiệp giữ chân ứng viên tốt hơn.

Một số doanh nghiệp bắt đầu quá trình Pre-Onboarding ngay sau khi đề nghị việc làm được chấp nhận, thường là các hoạt động để liên kết nhân viên mới với tổ chức. Ví dụ như:

• Mời nhân viên tham quan cơ sở, chi nhánh
• Gửi thư hoặc email thông tin cho nhân viên về tổ chức, bao gồm thông tin về lợi ích, sơ đồ tổ chức và tài liệu của công ty.
• Gửi gói chăm sóc cho người mới: có thể bao gồm bánh quy, cà phê, cốc cà phê có logo công ty hoặc các trang phục có logo khác.
• Kết nối nhân viên mới với một người bạn trước ngày làm việc đầu tiên để trả lời các câu hỏi cơ bản (ví dụ: Quy định về trang phục là gì? Có thể mong đợi gì vào ngày đầu tiên của mình? Nhân viên có xu hướng ăn ở đâu?…)

Giải đoạn 2: Orientation – Chào đón nhân viên mới

Chào đón nhân sự mới là giai đoạn chính thức nhằm giới thiệu nhân viên mới. Lúc này, nhân sự mới chưa quen biết ai cũng như chưa hiểu cách thức làm việc để phù hợp văn hóa doanh nghiệp, nên cần đảm bảo nhân viên mới có thể thấy được bức tranh toàn cảnh của tổ chức, tiến hành thông báo và hướng dẫn chi tiết cho nhân sự.

Một số doanh nghiệp lớn có quy trình chào đón chuyên nghiệp sẽ phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận như sau:

• Phòng nhân sự: Hoàn thành và thu thập các thủ tục giấy tờ của nhân viên (ví dụ: biểu mẫu, phúc lợi); thông báo giờ làm việc, giới thiệu lịch sử và nền tảng của tổ chức, sơ đồ tổ chức; tham quan cơ sở.
• Bộ phận đào tạo: Cung cấp các tài khoản chương trình tích hợp; hướng dẫn các bài giảng và thảo luận về văn hóa tổ chức, mục tiêu doanh nghiệp; xem lại video của công ty.
• Người quản lý: Thảo luận về nhiệm vụ và trách nhiệm, hành vi công việc, các tiêu chuẩn và kỳ vọng; giới thiệu các thành viên trong nhóm và các thành viên khác của tổ chức; xem xét các vai trò và mối quan hệ khác trong bộ phận.
• Đồng nghiệp: Chia sẻ cách hoạt động của nhóm, cách hoàn thành công việc, cách tìm kiếm/trưng dụng công cụ và thiết bị cũng như nơi để được hỗ trợ.
• Đội ngũ điều hành: Giúp nhân viên hiểu được sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị, mục tiêu chiến lược và mục tiêu của tổ chức; kiểm điểm vai trò, trách nhiệm ở cấp trên; mô tả văn hóa tổ chức.
• Cố vấn/bạn thân: Giới thiệu các thành viên trong nhóm và những người khác trong tổ chức, xem xét các quy tắc và chính sách không chính thức, trả lời các câu hỏi hàng ngày.

Quá trình này có thể làm quá tải thông tin của nhân viên mới và do đó tốt nhất nên thực hiện trong vài ngày hoặc một tuần, nếu có thể.

Giai đoạn 3: Role Specific Training – Đào tạo theo vai trò cụ thể

Giai đoạn đào tạo cũng là giai đoạn quan trọng không kém, vì nhân viên sẽ biết mình cần làm gì, nắm được các kiến thức cần có để hoàn thành tốt công việc. Doanh nghiệp cũng qua đó thực hiện đánh giá kỹ năng nhân viên. Điều này sẽ giúp nhà quản lý đánh giá kiến ​​thức và khả năng của những người mới được tuyển dụng và phát triển một kế hoạch đào tạo theo từng vai trò cụ thể phù hợp với bộ kỹ năng của họ.

Một số nội dung đào tạo thường được thực hiện trong quá trình hội nhập nhân sự:

• Trách nhiệm chính của nhân viên
• Các công cụ dành riêng cho công việc mà họ có thể cần sử dụng
• Giới thiệu về các khóa học tập và tài khoản học tập của doanh nghiệp
• Thực hiện các bài test đánh giá sau đào tạo
• Đảm bảo rằng nhân viên mới có mọi thứ họ cần để hiểu vai trò của họ sẽ như thế nào trong những tuần và tháng đầu tiên.

Một nhân viên mới có thể mất vài tháng để bắt đầu làm quen cũng như nắm được các kiến thức về sản phẩm, thị trường hoặc tập khách hàng của công ty. Việc đào tạo sẽ đảm bảo các kiến thức nhân viên đang có là đúng đắn và đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp, cũng giúp nhân viên cảm thấy họ đang được hỗ trợ và là một phần của tổ chức. Cần luôn đảm bảo nhân viên được hướng dẫn, có cơ hội để phản hồi và đặt câu hỏi.

» Tìm hiểu thêm: Các chi phí ẩn Onboarding mà doanh nghiệp cần nên lưu ý

Giai đoạn 4: Ongoing Support

Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình hội nhập nhân sự, hỗ trợ nhân viên chuyển đổi từ vai trò của một nhân viên mới sang nhân viên chính thức. Trong giai đoạn ngày, người quản lý nên đưa ra các mục tiêu công việc của nhóm để nhân sự biết được họ cần làm gì và thiết lập mục tiêu cá nhân.

Cách hỗ trợ tốt hơn nữa là đặt ra các mục tiêu cho nhân viên hoặc hỗ trợ họ xây dựng hệ thống mục tiêu cá nhân, giúp họ hình dung được bức tranh công việc, định hướng và chỉ lối để họ có thể thành công, đạt được mục tiêu, cải tiến chất lượng và năng suất làm việc. Đánh giá nhân viên định kỳ sau một tháng/quý/năm để xác định hiệu suất làm việc, ghi nhận các thành tích đạt được của nhân viên, tán dương nỗ lực của họ. Điều này sẽ giúp nhân viên có tinh thần làm việc cao hơn, cống hiến hết mình cho tổ chức.

OOS Software có hơn 15 năm nghiên cứu và phát triển, là đối tác tin cậy hỗ trợ công tác quản trị nhân sự, đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn trên thị trường. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Tuyển dụng cho Doanh nghiệp của bạn.