Tối ưu hóa chi phí và thời gian đào tạo để phát triển năng lực cho nhân viên

Nhân viên là thành phần quan trọng nhất đối với tài sản của một công ty, quan tâm đến họ chính là quan tâm đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Việc làm thế nào để các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí và thời gian đào tạo nhưng vẫn đảm bảo rằng nhân viên nhận được khóa đào tạo họ cần để thành công trong khi giảm thiểu tác động đến lợi nhuận của tổ chức, đạt được các mục tiêu kinh doanh và tiến xa hơn luôn là bài toán nan giải.

I. Nhu cầu và tầm quan trọng của việc phát triển năng lực cho nhân viên

Một trong 5 xu hướng nhân sự hàng đầu trong năm 2022 là “Phát triển và nâng cao kỹ năng của đội ngũ nhân viên một cách linh hoạt”. Theo diễn đàn kinh tế thế giới, hơn 1 tỷ người cần được đào tạo lại để bắt kịp với cuộc cách mạng công nghệ lần thứ 4.

Cũng chính vì thế, mà hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều có nhu cầu và đang khẩn trương đẩy mạnh công tác đào tạo nguồn nhân lực, phát triển năng lực cho nhân viên, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đang làm tốt và phương pháp nào cũng hiệu quả, để rồi dẫn tới câu chuyện là chi phí đào tạo quá cao và tốn rất nhiều thời gian.

“Tại sao phải đào tạo, phát triển năng lực cho nhân viên?” Trong thực tế, một doanh nghiệp khi mới thành lập thì nhu cầu đào tạo nhân viên là một nhiệm vụ cấp bách và quan trọng. Bởi vì cho dù doanh nghiệp có một hệ thống thiết bị, máy móc, kỹ thuật tinh vi mà không có người biết điều khiển cũng trở nên vô ích. Đó là chưa kể đến các nghiệp vụ có tính chất vô hình như các kỹ năng quản trị.

Hiểu rõ tầm quan trọng của việc đào tạo, phát triển năng lực cho nhân viên sẽ hỗ trợ rất nhiều cho các doanh nghiệp như:

Nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên
Phát triển đội ngũ nhân viên chất lượng
Xây dựng niềm tin và sự trung thành của nhân viên
Tạo ra lợi nhuận bền vững cho doanh nghiệp
Xây dựng nguồn nội lực vô tận giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh

Xem thêm: Xu hướng Nhân sự 2024

II. Các khoản chi phí đào tạo của doanh nghiệp

Trong quá trình đào tạo, các doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức đào tạo khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, nhu cầu và chi phí của công ty. Nhưng phổ biến nhất hiện nay sẽ có 2 hình thức là công ty tự đào tạo cho nhân viên là on the job training hoặc là họ sẽ phải thuê bên ngoài đào tạo cho nhân viên của mình là off the job training.

Cho dù doanh nghiệp có lựa chọn hình thức nào đi nữa thì vẫn phải chi trả một số khoản chi phí đào tạo như:

Chi phí quản lý
Chi phí luân chuyển nhân viên sớm
Chi phí phát sinh do năng suất của nhân viên thấp
Chi phí trang thiết bị
Chi phí đi lại
Chi phí phát sinh do quá nhiều giờ làm việc của người giám sát

III. Tiến trình đào tạo, phát triển năng lực cho nhân viên một cách tối ưu

Tiến trình đào tạo, phát triển năng lực cho nhân viên sẽ đóng góp rất lớn vào mục tiêu chung của tổ chức, các chương trình đào tạo cần được xây dựng một cách hệ thống và xem xét nhu cầu thực sự của doanh nghiệp. Và tiến trình này sẽ được thực hiện theo 3 giai đoạn: Giai đoạn đánh giá nhu cầu đào tạo, Giai đoạn đào tạo và Giai đoạn đánh giá.

Tiến trình đào tạo, phát triển năng lực cho nhân viên

1. Giai đoạn đánh giá nhu cầu đào tạo

Xác định nhu cầu đào tạo là xác định khi nào, ở bộ phận nào cần phải đào tạo, đào tạo kỹ năng gì, cho loại lao động nào, số lượng lao động được đào tạo bao nhiêu. Vì vậy, cần phải đánh giá nhu cầu để xác định những nhu cầu đào tạo thích hợp chưa được đáp ứng, đồng thời để loại trừ những chương trình đào tạo không thích hợp và nắm được mục tiêu đào tạo cho các chương trình được vạch ra.

Để xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực, cần xuất phát từ việc đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên như sau:

Đánh giá tình hình thực hiện công việc
Phân tích đánh giá nguyên nhân sai sót của cá nhân
Khắc phục các nhân tố chủ quan
Nhu cầu đào tạo thực tế
Các cấp độ đánh giá nhu cầu: Phân tích tổ chức, Phân tích công việc, Phân tích nhân sự, Xác định mục tiêu đào tạo

2. Giai đoạn đào tạo

Sau khi đã xác định được mục tiêu đào tạo, công việc tiếp theo cần thực hiện là lựa chọn các phương pháp đào tạo và áp dụng các nguyên tắc trong đào tạo. Để một chương trình đào tạo có hiệu quả, chương trình phải được thiết kế trên cơ sở kết hợp những phương pháp và nguyên tắc sau đây:

Phương pháp:

Đào tạo trong công việc: kèm cặp chỉ bảo, học hỏi, chỉ dẫn công việc, luân chuyển và thuyên chuyển công việc,…
Đào tạo ngoài công việc: tổ chức các lớp học, gửi đi học thêm, các hội nghị hội thảo,…

Nguyên tắc:

Nguyên tắc phản hồi
Nguyên tắc củng cố
Nguyên tắc thực hành
Nguyên tắc về sự thích hợp
Nguyên tắc về sự tham gia
Nguyên tắc ứng dụng

Để xây dựng một chương trình đào tạo cần lựa chọn phương pháp, phương tiện đào tạo và đội ngũ đào tạo cho phù hợp với đối tượng đào tạo. Các chương trình đào tạo phải nhất quán với văn hóa và giá trị của tổ chức, doanh nghiệp.

3. Giai đoạn đánh giá

Giai đoạn cuối cùng trong chu kỳ đào tạo là đánh giá chương trình đào tạo để xác định xem chương trình đào tạo có đáp ứng được mục tiêu đào tạo đưa ra không, những thay đổi về hiệu quả của người được đào tạo. Lập kế hoạch đánh giá nên bắt đầu cùng thời điểm với lập kế hoạch đào tạo. Việc đánh giá cần tiến hành dựa trên các chương trình đào tạo và mục tiêu đào tạo. Tiêu chuẩn về hiệu quả cần được đánh giá trong và ngay sau quá trình đào tạo.

Có thể đánh giá chương trình đào tạo thông qua một số cách như:

Thăm dò ý kiến của tất cả những người quan tâm đến chương trình đào tạo (bảng câu hỏi khảo sát)
Trao đổi trực tiếp với những người mới được đào tạo để biết ý kiến và đánh giá của họ về tác dụng của chương trình đào tạo
Tham khảo ý kiến của các nhà quản trị các bộ phận về tinh thần, thái độ của nhân viên cấp dưới sau khi được đào tạo
Tiến hành so sánh những người mới được đào tạo với những người chưa được đào tạo
Phân tích lợi ích và chi phí của chương trình đào tạo.

Và việc cuối cùng mà nhà quản trị cần phải làm để hoàn thành quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo là tỉnh chỉnh lại kế hoạch.

IV. Một số phương pháp để tối ưu các chi phí và thời gian đào tạo cho doanh nghiệp

1. Tối ưu từ khâu tuyển dụng

Để có thể tối ưu ngay từ khâu tuyển dụng thì nhà quản lý cần phải đảm bảo được rằng mình đã có một bản kế hoạch tuyển dụng chỉn chu. Và muốn quy trình tuyển dụng nhân sự có diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả cao thì hiện nay nhiều doanh nghiệp đang áp dụng các giải pháp sau:

Tuyển dụng nội bộ
Tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài
Tuyển dụng qua bên thứ 3
Ứng dụng mạng xã hội để tuyển dụng

Tuyển dụng đủ nhân viên đã khó, tuyển được những người có năng lực, phù hợp với chân dung ứng viên của doanh nghiệp lại càng khó hơn. Việc tuyển dụng nhân sự đủ cả chất và lượng ngay từ đầu sẽ là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian và chi phí đào tạo, phát triển năng lực cho nhân viên.

2. Tối ưu từ phương pháp đào tạo nội bộ

Hiện nay có rất nhiều phương pháp đào tạo khác nhau phù hợp với từng quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp, nhưng đào tạo nội bộ sẽ phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp bởi chi phí và thời gian của phương pháp này tương đối linh động. Đặc biệt là chính sách Buddy – kèm cặp 1-1 sẽ giúp tiết kiệm kha khá thời gian và tránh trường hợp nhân viên mới không biết hỏi ai.

Thay vì thuê các chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn bên ngoài, thì có thể tận dụng những người bên trong doanh nghiệp của mình để đào tạo nhân viên mới. Điều này sẽ giúp cắt giảm những chi phí nặng nề cho việc thuê các chuyên gia và trả tiền để họ đến giảng dạy. Nếu tìm được nhân viên có kinh nghiệm phù hợp để đào tạo các nhân viên khác thì chi phí bỏ ra để trả cho họ sẽ thấp hơn nhiều.

3. Tối ưu từ phương pháp đào tạo trực tuyến

Với sự phát triển của kỷ nguyên số 4.0, các doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin trong giáo dục (Phần mềm quản lý đào tạo trực tuyến Elearning) để thực hiện công tác đào tạo, tiết giảm tối đa chi phí tổ chức lớp học truyền thống. eLearning là cách hoàn hảo để cải tiến quá trình đào tạo của bạn bằng cách sử dụng các nguồn lực nội bộ. Một số cách bạn có thể thay thế các sự kiện đào tạo đắt tiền bằng các loại nội dung eLearning này :

Tài liệu video
Hội thảo trên web
Các khóa học trực tuyến trên hệ thống quản lý học tập LMS
Nội dung do nhân viên nội bộ sáng tạo

4. Áp dụng công nghệ vào đào tạo

Có thể phương pháp này không mới nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện được. Một nguồn tham khảo chất lượng dành cho những ai đang phân vân, chưa có cái nhìn cụ thể về phương pháp này, chính là khung đào tạo, phát triển năng lực của OOS. OOS không chỉ thực hiện tốt vai trò cung cấp, quản lý thông tin mà còn là công cụ để xây dựng kế hoạch đào tạo, nâng cao chất lượng của nhân viên như:

Trao quyền cho nhân sự nâng tầm bản thân
Xây dựng đào tạo theo khung năng lực của từng vị trí
Hình thành văn hóa học tập trong doanh nghiệp
Theo dõi chi phí đào tạo nhân sự, cam kết bồi hoàn đào tạo

Xem thêm: 7 bước xây dựng quy trình đào tạo phát triển nhân sự

Tạm kết

Các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để tăng doanh thu và giảm chi phí cho hoạt động kinh doanh, một trong số đó là đào tạo, phát triển năng lực cho nhân viên, bởi đây là một khoản đầu tư đáng kể của các doanh nghiệp. Việc sử dụng OOS làm hệ thống quản lý nhân sự sẽ được trải nghiệm những lợi ích của một nền tảng đào tạo tối ưu. Đó là lý do tại sao OOS là một LMS hiện đại với các tính năng và giải pháp mạnh mẽ dành cho việc tối ưu chi phí và thời gian đào tạo, phát triển năng lực cho nhân viên của doanh nghiệp.

OOS Software có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm Nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.